公司文件的管理有什么方法
公司文件的管理有什么方法
公司的文件是很重要的，一定要做好管理，这现在最常见的公司文件管理方法是什么？公司文件的管理方法由小编来为大家介绍。
企业常用文档管理办法：需加强安全措施
不管是什么类型和什么规模的企业，每天所面临的挑战就是如何使经营业绩最大化和进行有效的成本管理。这其中就包含企业的文档管理，敏捷科技总结出一个公司正常管理公司文件的办法，公司文件发放、存档管理办法大致如下：
1、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作。
2、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下发。
3、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
4、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。
5、文件登记表与所发文件一并存档。
6、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。
7、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。
8、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。
9、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。
10、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。
11、借阅文件要按时归还，撤消借条。
12、对于重复、过时和无保存价值的文件，经部门主管审核同意，报办公室粉碎销毁。
这种流程听起来好像是有条有理，但是肯定很多人没有意识到，在你关注其它事情的时候，自己可能已经丢失了最宝贵的财富之一，这就是你的公司数据信息。
数据安全管理是企业的主要关注点，因为很多中小型企业还没有完全意识到数据丢失所会带来的风险和对于企业将会造成何等严重的损失，仅仅企业数据丢失就可能导致公司20%到25%的总利润亏损!
所以企业需要使用一套能保护数据的文档管理系统，敏捷科技的电子文档管理系统Agile DM，为企业搭建了一个电子文档集中管理的平台，具有批量上传、安全控制、安全下载、版本管理、日志审计、在线协作等功能，满足企业日常文档管理中的各种需求，能够极大的提升员工工作效率、提高文档安全性。
保护你的数据就是保护你的商业信誉。当然，你把这么多的精力放在市场之外是希望能够保证你的声誉永远不会被玷污，数据安全管理解决方案不仅可以帮助你采取抵制数据泄露的措施，还可以保护你的企业身份免受信誉困扰，更重要是的，可以让你的企业避免遭受巨额潜在的经济损失。这难道不是一个明智之举吗?所以一个企业文档管理软件是重中之重，是提高企业效率，缩小人力成本的一个方案!
如何电脑文件管理
在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间。
文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。
第一招 发挥我的文档的作用
有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在c盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性”。在弹出的“我的文档 属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用windows 2000/xp，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用windows 9x，则需要手工将c：\my documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。
第二招 建立最适合自己的文件夹结构
文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的it自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹，
同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。
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