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保密文件管理规定

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  为进一步加强 工作,严格执行有关各项制度和规定,增强保密观念,提高防范意识,需要制定相关管理制度。下面是保密文件管理条例,欢迎参阅。

  保密文件管理规定1

  随着公司的发展与规范,企业秘密的重要性也越来越突出。为了更加有力地贯彻实施公司的保密制度,防止公司企业秘密的泄露和流失,特针对文件管理制定如下规定:

  公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的,公司不允许向外发布和扩散的文件,包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、协议、备忘录等。

  第一条密级划分

  保密文件根据其内容不同,划分为绝密、机密、秘密、内部公开文件等四个级别:

  1、“绝密”文件:是指包含公司最重要的机密,关系公司未来发展的前途命运,对公司根本利益有着决定性影响的保密文件;

  2、“机密”文件:是指包含公司的重要秘密,其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件;

  3、“秘密”文件:是指包含公司一般性秘密,其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件;

  4、内部公开文件:是指仅在公司内部或在公司某一部门内部公开,向外扩散有可能对公司的利益造成损害的保密文件。

  第二条密级确认

  保密文件由拟制人根据文件密级不同,提交不同级别的领导进行密级确认,在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。

  密级确认的具体权限为:

  1、绝密文件与机密文件由公司高层领导确认。

  2、秘密文件由各部门或项目经理级领导确认。

  3、内部公开文件由发文部门根据需要进行确认。

  第三条密级标识

  密级确认后,文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。

  1、绝密文件应当在其文件每一页的左上角加盖“绝密”专用印章,其专用章戳由总裁保管。

  2、机密文件应当在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。

  3、秘密文件应在其文件首页的左上角打印“秘密”字样。

  4、内部公开文件应打印“内部文件”、“内部资料”等字样。

  第四条文件打印

  1、绝密、机密文件:由专门人员打印。

  2、秘密、内部文件:打字员打好后,应将磁盘文件定期删除。公司将对删除情况不定期检查。打印人员不得私自拷贝秘密文件。

  第五条分发

  1、绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。绝密、机密、秘密文件必须发至收件人本人,并由收件人签收。

  2、内部公开文件可以按部门分发或在公司内部公告栏内张贴,也可以在公司内部计算机网络上发布。

  3、绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和传送,秘密文件如需在网络上传送,应得到相应领导的批准。

  4、在对外合作中,如确需向合作方提供公司保密文件的,应当首先按其密级由相应领导书面批准,并在提供前与之签订保密协议。

  第六条查阅、申请复制

  1、查阅权限:

  查阅公司文件必须填写档案借阅审批单。

  绝密文件、机密文件:公司总裁及其签字批准的人员。

  秘密文件:项目经理以上领导及其签字批准的人员。

  2、严禁复制绝密文件。申请复制文件必须填写复印申请单,机密文件必须

  交由总裁批准,秘密文件由部门或项目经理签字批准。

  第七条文件保管、存档

  1、绝密、机密文件由文件的签收人和签发人亲自保管。秘密文件由收件人本人保管。内部公开文件一般由各部门负责人保管。

  2、绝密、机密、秘密文件的查阅人和机密、秘密文件的复制应当在文件保管人处进行登记,以备核查。

  3、如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失,应立即向公司相应的领导汇报情况,尽快挽回影响。

  1)公司绝密以及行政机密、秘密文件在在档案室存档;

  第八条保密责任

  1、绝密、机密、秘密文件的保管人不得擅自复制文件,不得让无关人员接触这些文件。

  2、严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。

  3、员工在离职时不得携带公司的秘密、机密、秘密和内部公开文件。

  4、如以上行为一旦发现,公司将严肃处理。情节严重者,公司将追究其民事和刑事责任。

  第九条过期文件的销毁

  超过保存期限且经总经理以上级别鉴定审批的无价值的档案,档案管理人员应对保管的文件进行清理。并且制定销毁清册入档保存。

  第十条监督和检查

  各部门领导应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监督,对违反管理规定的行为要及时指正,对严重违反者要立即上报。同时对本部门机要文件的控制情况有所记录,并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查,对违反管理规定的情况要通报批评;对严重违反规定,可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司最高领导。

  第十一条附则

  1、本制度由辽宁缘泰集团石油化工有限公司负责解释;

  3、本制度自总经理签字审批后予以执行;

  总经理签字:

  年 月 日

  保密文件管理规定2

  一、目的:

  为了更加有力地贯彻实施公司的保密制度,防止公司秘密的泄露和流失,特制定本规定

  二、范围:

  公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的,不允许向外发布和扩散的文件,包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、目录、清单、合同、协议、记录等。

  三、密级划分

  保密文件分为机密文件、保密文件和内部公开文件:

  1、“机密”文件:指泄露会使公司的安全及利益受到严重损害的保密文件;

  2、“保密”文件:指关系公司未来发展,对公司根本利益有影响的保密文件;

  3、内部公开文件:指在公司内部公开,向外扩散可能对公司的利益造成损害的文件。

  四、密级确认

  保密文件根据文件密级不同,由拟制人提交部门领导做密级确认。

  密级确认的具体权限:

  1、机密文件:公司总经理确认。

  2、保密文件:各部门经理确认。

  3、内部公开文件:发文部门根据需要确认。

  五、密级标识

  1、机密文件应在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。

  2、保密文件应在其文件每一页的左上角加印“保密”字样。

  3、内部公开文件应在其文件每一页的左上角加印“受控”字样。

  六、打印和发放

  1、机密文件、保密文件、内部公开文件需专人打印。

  2、文件发放要有记录。机密文件、保密文件须发至收文人本人并有签收记录。内部公开文件可按部门发放。

  3、如确需对外提供保密文件的,应按密级由相关领导书面批准后,在提供前应先与需要方签订保密协议。

  七、查阅、复制

  1、查阅权限:

  查阅文件须填写档案借阅审批单。

  机密文件:总经理签字批准。

  保密文件:部门经理签字批准。

  2、复制权限:

  复制文件须填写复印申请单。

  机密文件:总经理签字批准。

  保密文件:部门经理签字批准。

  八、保管、存档

  1、机密文件:文件的签收人和签发人保管。

  2、保密文件:收件人保管。

  3、内部公开文件:部门负责人保管。

  4、机密、保密文件的查阅和复制应在文件保管处登记,以备核查。

  5、机密、保密文件的保管人若将文件丢失,应及时向总经理汇报,挽回影响。

  6、机密、保密文件须在存档室存档。

  九、管理责任

  1、保管人不得擅自复制机密、保密文件,不得让无关人员接触这些文件。

  2、不得让未被授权的人员查阅、复制、摘抄机密、保密文件。

  3、员工在离职时不得携带公司的机密、保密和内部公开文件。

  4、以上行为一旦发现,公司将严肃处理。情节严重者,公司将追究其民事和刑事责任。

  十、文件的销毁

  过保存期限的经总经理审批的无价值的文件,保管人员应对这些文件进行清理。并制定销毁清册保存。

  十一、监督和检查

  部门领导应对本部门机密、保密文件的保密情况进行监督,对违反规定的行为要及时纠正,并作好控制情况的相关记录,公司对各部门保密执行情况进行不定期检查,对违反规定的要通报批评;严重的要给予处分,造成重大损失的要承担相应的法律责任。

  保密文件管理规定3

  隨著公司的發展與規範,企業秘密的重要性也越來越突出。為了更加有力地貫徹實施公司的保密制度,防止公司企業秘密的洩露和流失,特針對文件管理制定如下規定:

  公司的保密文件是指與公司一切經營活動有關的,公司不允許向外發佈和擴散的檔,包括但不限於各種檔、函件、文檔、報告、報表、紀要、目錄、清單、合同、協定、備忘錄等。

  第一條密級劃分

  保密檔根據其內容不同,劃分為機密、秘密、內部公開檔等三個級別:

  1、機密文件:是指包含公司的重要秘密,其洩露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害 的保密檔案,包括以下幾類;

  1.1 财务分析报告;

  1.2 对高层管理者的考核报告;

  1.3 对高層管理者工资分配方案及所属文件;

  1.4 涉及项目成本、利润的报告或论证材料;

  1.5 公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料;

  1.6 公司其它认为应列入機密范畴内的文件资料。

  2、秘密文件:是指包含公司一般性秘密,其洩露會使公司的安全和利益受到損害的保密檔;

  2.1 公司注册及相关文件;

  2.2 技术资料、爆炸圖、原理圖、新項目ID圖紙等重要图纸;

  2.3 立项报告、產品發进度分析报告;

  2.4 含有價格信息的BOM,成本分析表等。

  2.5涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书,以及與相關方簽訂合同、协议文

  本;

  2.6戰略合作夥伴的商業信息,如;對帳單、訂單及以盈利為目的的技術方案等;

  2.7 公司在申請過程的尚未得到批復專利信息

  2.8公司其它认为应列入秘密范畴内的文件材料。

  3、內部公開文件:是指僅在公司內部或在公司某一部門內部公開,向外擴散有可能對公司的利益造成損害的受控文檔。

  3.1 管理體系所涵蓋的授控文件及各种工作条例、规章制度;

  3.2 一般业务工作来往文件(不涉及機密、秘密的文件);

  3.3 各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等;

  3.4 行政管理工作的计划、总结、报告;

  3.5 一般性的月、季工作计划与总结报告;

  3.6 有关干部任免、调配、定级等的文件;

  3.7 财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。

  第二條密級確認

  保密檔由擬制人根據檔密級不同,提交不同級別的領導進行密級確認,在確認 之前不得將檔內容透露給與確認密級無關的人。

  密級確認的具體許可權為:

  1、機密檔由公司高層領導確認。

  2、秘密檔由各部門或專案經理級領導確認。

  3、內部公開檔由發文部門根據需要進行確認。

  第三條密級標識

  密級確認後,文件應當按其密級在其醒目位置加蓋或加印相應標識。

  1、機密文件應根據文件類型,分別用不同檔案袋密封,封口處加蓋“機密文件章”

  2、秘密文件應當在其文件每一頁的左上角加印“秘密”字樣。

  4、內部公開文件行政類應加蓋 “內部資料”印章;受控文件由文控該“受控文件”印章

  第四條檔列印

  1、機密文件:由專門人員負責列印。

  2、秘密:由起草人員排好版經確認OK後,應加密存檔。未經授不得隨便列印、拷貝或以其它形式擴散到第三方。

  第五條分發

  1、機密、秘密檔的分發應當有所記錄。機密、秘密檔必須發至收件人本人,並由收件人簽收。

  2、內部公開檔可以按部門分發或在公司內部公告欄內張貼,也可以在公司內部電腦網路上發佈。

  3、絕密、機密檔嚴禁在電腦網路上發佈、公開和傳送,秘密檔如需在網路上傳送,應得到相應領導的批准。

  4、在對外合作中,如確需向合作方提供公司保密檔的,應當首先按其密級由相應領導書面批准,並在提供前與之簽訂保密協議。

  第六條查閱、申請複製

  1、查閱許可權:

  查閱公司檔必須填寫檔案借閱審批單。

  1.1 機密文件:公司總經理或其授權人簽字批准。

  1.2 秘密文件:公司副總經理或項目經理以上領導簽字批准。

  2、嚴禁複製機密檔。

  2.1 申請複製檔必須填寫書面申請單,機密檔必須交由總經理批准,秘密檔由副總

  經理或項目經理簽字批准。

  第七條檔保管、存檔

  1、機密檔由檔案的簽發人或授權人親自保管。秘密檔由收件人本人保管。內部公開檔一般由各部門負責人保管。

  2、機密、秘密檔的查閱人和機密、秘密檔的複製應當在檔保管人處進行登記,以備核查。

  3、如機密、秘密檔的保管人不慎將檔丟失,應立即向公司相應的領導彙報情況,儘快挽回影響。

  第八條保密責任

  1、機密、秘密檔的保管人不得擅自複製檔,不得讓無關人員接觸這些檔。

  2、嚴禁未被授權的人員查閱、複製和摘抄機密、秘密文件。

  3、員工在離職時不得攜帶公司的機密、秘密和內部公開文件。

  4、如以上行為一旦發現,公司將嚴肅處理。情節嚴重者,公司將追究其民事和刑事 責任。

  第九條過期檔的銷毀

  1. 機密文件和秘密文件經權責人員確認無價值后,檔案管理人員應對保管的文件進行清理并用碎紙機粉碎銷毀。

  2. 內部公開檔作廢,行政類不做統一處理,各部門自行負責處置;體系受控文件由文控統一回收處理。含有技術參數、生產工藝參數的文件及BOM直接用碎紙機粉碎銷毀。其它可做再生紙使用。

  第十條監督和檢查

  各部門領導應當對本部門機密、秘密檔的保密情況進行有效監督,對違反管理規定的行為要及時指正,對嚴重違反者要立即上報。同時對本部門機要檔的控制情況有所記錄,並應根據最新記錄對各保密執行情況進行不定期檢查,對違反管理規定的情況要通報批評;對嚴重違反規定,可能或者 已經造成重大損失的情況要立即彙報公司最高領導。

  第十一條附則

  1. 本規定自總經理簽字批準后立即生效行;

  制定: 審核: 批准:


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