文秘电话转接流程

文秘电话转接流程

　　在接听电话是偶尔会遇到电话转接，小编向你推荐文秘电话转接流程，希望可以帮到你。

　　当接待员接到一个外线电话时，应该遵循以下流程：

　　1.使用以下语句

　　“您好，这里是XX(单位名称)，”“您好，XXXXX(单位名称)”。

　　2.不同的来电者可能会要求转接到某些人

　　任何找管理者或领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那里。这样可以保证管理者或领导们不被无关紧要的电话打扰。

　　3.如果来电者要求转接某个职位的人

　　如“请找接待员们的人力资源总监听电话好吗?”“接待员帮接待员转到他办公室。”然后，接待员试着将电话转到相关的秘书哪里。

　　4.如果来电者说出要找的人的名字

　　如：出现来电者说出要找的人的名字——接待员必须回答：“请稍等，接待员帮接待员转到他的办公室。”然后，试图将电话转给相关秘书。

　　如果秘书的电话占线或找不到秘书——接待员必须回答：“对不起，XX先生电话正占线，您要等一下吗?”

　　如果对方回答“是”，请保留来电者的电话不挂段，但等到快一分钟时，接待员必须跟来电者确认是否还要继续等候。接待员必须说“XX先生的电话还在占线，您还要等侯吗?”如果回答“否”，接待员必须说：“请问您有什么事接待员可以转告吗?”

　　5.如果接待员知道相关的人员现在不在办公室

　　如接待员知道相关的人员现在不在办公室——接待员必须说：“对不起，XX先生暂时不在办公室，请问有什么事情接待员可以转告吗?”或者说“对不起，XX先生去出差了，请问有什么事情可以转告吗?”千万不要在不了解对方的动机、目的是什么时，随便传话，更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。

　　6.如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时

　　如来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，接待员必须说“有什么可以帮到您的吗?”通过与他的对话了解来电者的目的。如果是投诉电话，接待员应该仔细聆听后，帮他们找到可以帮助的人，但不能将电话直接转到公司领导那里。如果是一般性的推销电话，接待员必须说：“对不起，XX先生外出香港了，他的秘书暂时联系不上，您需要接待员转达什么信息吗?”

　　7.如果来电者拨错了号码时

　　如来电者拨错了号码接待员必须说“对不起，您是不是打错了呢?这里是XX”。如果有必要接待员还可以告诉来电者“这里的号码是XXXXXXX”。

　　8.如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时

　　如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时接待员必须说：“对不起先生，您能稍等一会，让接待员接听另外一个电话吗?”

　　9.在转接电话的时候

　　如果接待员知道的话，告诉领导或秘书来电者的姓名。