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做好秘书工作的要领有哪些

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   企业管理中,秘书工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员。秘书要掌握哪些技能才不会被公司淘汰呢?下面就和学习啦小编一起来了解一下怎样做好秘书工作,希望可以帮到你!

  怎样做好秘书工作

  秘书作为直接服务于领导的事务与信息助手,工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。秘书工作从内容上说大体上可分为事务服务和业务服务,二者是相辅相成的。事务服务是基础,是指处理工作过程中会遇到的各种具体事务;业务服务是为领导事务服务的延伸和提升,是一个抽象概念,指秘书业务。秘书通过大量微细的事务服务,适应环境、适应领导的工作特点并熟悉岗位的职责和流程,以做好业务服务。在一个单位,领导的任务是决策、指导、组织、协调。而秘书的任务则是为领导的活动提供服务。

  领导集体确定的组织目标,既是领导的工作目标,也是秘书人员的工作目标。因此,秘书人员始终都参与到领导活动中去,但又和领导者的工作绝然不同,既不能以领导的面目出现,又要辅助领导做很多工作。怎样摆正自己的位置,处理好与领导之间的关系?根据我的理解,认为应注意以下几点:

  一、要有服务意识。

  秘书的岗位决定了秘书工作的性质是以服务协调为主。在工作过程中要充分领会领导的指示意图,积极主动的协调配合领导的行动措施,在思想上行动上与领导保持高度一致,服从协助领导的工作安排。对领导安排下来的工作要及时完成;对领导因繁忙而疏忽的事务要及时提醒;对领导已经布置完成的政策措施要关心实施进度和实施效果,发现问题要及时向领导汇报。另外,在工作时间上也要紧跟领导步伐。基层工作较繁忙,工作时间可能超出8小时范围,这个时候,也要严格遵守“服务”的宗旨。这个“服务”,不仅是为领导服务,更是为人民服务,无论8小时内或外,只要是工作,一律认真对待。

  二、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间的关系;与当事人的关系;与有关部门的关系等。

  协调是秘书工作的重点之一,协调好各种关系,对开展工作,提高工作效率有重要意义。在协调过程中,要区别对待不同性格的人,不同立场的人,不同职能的部门,具体问题具体分析,采取不同的方式争取和谐平稳的大工作环境。如与自己在某些方面有冲突,必须坚持宁可受委屈,也要顾全大局。

  三、要掌握理事艺术

  1、对领导尊重而不迎合,尊重领导是秘书人员应有的品德。怎样尊重,倒有个“度”的问题。我认为,尊重领导的根本,一是维护领导的威信,从内心里敬重领导;二是尽力协助领导做好工作。在为若干领导服务中,要从维护领导的团结和威信出发,一视同仁,不能看人行事,厚此薄彼。

  2、服从而不盲从,一是认真领会、忠实体现领导意图;二是要恰如其分地为领导拾遗补缺。但要注意,服从不是人身的依附,不是唯唯诺诺地趋附。

  3、参与而不干预,秘书参与决策,必须在自己的职权范围内、在领导授予的权限内决定和办理事项,提出建议或方案。即使所提的建议或方案被采纳,秘书也不能认为这是在决策,更不能产生这是与领导共同决策的错觉,而只能看作是领导决策前的服务。

  4、辅佐而不自作主张,秘书在为领导决策服务的过程中,要办理很多有关事务。在办文时,不能不经领导同意,擅自加进个人意见。特别是领导决定了事项,不能再作修改。秘书如感到必须修改的,须请示主管领导同意。在办事时,也只能按领导的授权和意图办。在办理过程中,根据实际情况,有些地方需改变领导意图的,必须报经领导同意,决不能自作主张。

  5、代理不等于职权,秘书人员常常在领导授权下,代理领导处理一些日常事务或工作事项。这容易使秘书人员产生自己与领导同样有权的错觉。必须明白,代理不等于职权。即使是领导授权办理的事情,遇到问题时,也应该及时请示,办完后及时汇报。办理中出现的差错,要耐心听取领导的批评和指导。秘书人员应以为领导做出成绩为荣,应有在为领导服务工作中锻炼提高自己的思想,提高自己的说、写能力。丝毫不能把成绩归于自己,把份内工作的成绩作为提高自己身份的筹码。也不能把优越的秘书地位和条件作为骄傲的资本。正确的心态是:自尊自强,谦虚谨慎,态度和蔼,平等待人。

  以上是我对怎样做好秘书工作的理解。一项工作,如何才可以做得好,绝非这只言片语可以讲述清楚,在工作过程中,保持一颗高度的责任心,不断学习,不断进步,不断完善,才可以将工作越做越好。

  如何做好秘书工作

  传统意义下的秘书工作被人认为是奉命而作、应事而作、代机关立言,但秘书仍要继承和发扬不为名、不为利、实事求是、秉笔直书的优良传统,保持“淡泊名志、宠辱不惊”的心理常态。

  前人曾说:“无欲则刚”,又说:“人到无求品自高”,确实如此。如果一个秘书有权欲,则不免越位揽权;有利欲,则不免以权谋私;有名欲,则不免显示炫耀。秘书如有多欲,则必困于名缰利锁,或走权门,找靠山,拉关系,送财物,卑词厚颜,低三下四;或被人利用,看人眼色,仰人鼻息,没有自尊、自重和自爱,更谈不上骨气和气节。

  秘书要刚正硬直,就要无贪欲、权欲、名欲、利欲。唯“无欲”,则可刚正不阿,才能做到“穷不移志,危不改节”。

  在当前新的形势下,一个理想的、优秀的、对时代和人民负责的秘书,应当既具有坚强的党性、纯正的品德、谦虚的态度、细致的作风,又具有思想开放、与时俱进、说实话、干实事的精神;既勤敏诚实、埋头务实、富有创造性,又长于辞章、娴于辞令,善于出谋划策;既尊重领导、服务领导,又有自己独立的人格和个性。

  秘书处于管理组织体系中的枢纽位置,属于管理决策层的辅助层次。秘书工作的性质决定了其工作方法,科学合理的工作方法有利于提高效率,优化效果。

  秘书工作方法是与秘书为领导工作服务的内容,诸如辅助决策、综合协调、信息沟通、及办事、办文、办会等活动联系在一起的。因此,秘书的工作方法必须与本企业、本部门、本单位的运行管理机制协调一致,与领导工作方法相契合,与秘书工作职能相匹配。

  其一,秘书选用工作方法,必须为实现企业目标服务。企业目标为全体职工的行动指明方向,也引导着秘书的工作行为。一切有利于实现目标、有利于提高企业管理效率和效益的方法,秘书工作中都可以灵活选用。

  例如,及时、准确、安全、有效地综合处理信息的方法,对企业适应内外环境条件的变化、谋求发展、实现目标是不可缺少的,秘书就必须熟练掌握和运用科学的综合处理信息的方法。

  秘书选用工作方法,必须与企业发展目标相一致。如东航面临着进一步深化改革,转化机制,谋求重新振兴的特殊时期,领导需要了解更多的信息。秘书在处理信息中要选用比较分析方法,及时、准确收集掌握上级精神、市场信息,选择同行业成功经验或先进企业横向比较。采用这种方法,有利于找差距,分析原因,挖掘潜力,激励职工迎头赶上。

  其二,秘书选用工作方法,必须以企业规范为重要的依据。

  一是:要遵从企业的权责分配规范。秘书在没有领导确定授权的情况下,不能采用强制方法。在秘书授权理事中,选用的工作方法及使用的范围,也不应超越领导的授权范围。

  二是:要遵从国家的法律规范。

  三是:要遵从企业、单位纪律规范。如传递信息时,就不能违反保密纪律。

  四是:遵从组织运行规范。秘书要避免违背本单位工作运行规范的事情发生。如:秘书请示工作时,一般只能选用逐级请示的方法,不得越级请示;只能采用对口请示的方法,不得交叉请示。否则,就会使单位运转发生紊乱,影响工作的有序进行。

  五是:遵从岗位职能规范。秘书必须从自身的职能准则出发,选择工作方法。如:在公务活动中要甘居幕后,不喧宾夺主;在提出参谋性建议中,要采取适当的可以接受的方法,如书面报告等形式。

  其三,秘书选择工作方法,必须符合单位管理的需要。符合单位管理需要的工作方法,采用后才能取得有价值的成效,不符合需要的工作方法,很难产生积极的实际价值,甚至可能产生负面影响。如领导要了解一线职工情况,秘书只是电话询问,而不亲临一线调研的话,就容易忽略部分一线关键岗位职工的情况,达不到领导的需要。

  此外,秘书工作实务中还要学会运用组织管理方法,如抓主要矛盾的方法,从群众中来到群众中去的方法,原则性与灵活性相结合的方法,因时因地制宜的方法等。

  秘书工作是领导工作的一部分,是直接为领导工作服务的。因此秘书工作与领导工作的需要是紧密联系的。秘书工作从属于、服务于领导工作。这种被动性是不可避免的,但承认被动性,在具体工作中还要力争主动性。要做到被动性与主动性的统一。

  一方面,为领导工作做好铺垫。秘书工作中很多事务都是为领导工作做铺垫。如领导决策前秘书的信息收集处理工作;领导召开会议前,秘书的会前筹备,会中服务,会后整理工作;领导出差,秘书的出差事务准备工作;领导批阅文件前,秘书的文件处理拟办工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果,影响领导工作的进程及其效率和效果。

  因此,秘书一是要准确把握领导工作目标;二是要明确领导工作进程的环节,明确领导工作进程各环节的时间要求、任务内容与各相关方面的关系,以及要取得的阶段性效果等;三是要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法,以便提前准备;四是要加强与领导的沟通。

  另一方面,对领导工作进行拓展伸延。领导工作的拓展与伸延,具体表现在,领导作出决策以后,秘书要草拟决策文件,将领导决策内容用文字准确表达,制成文件,下发各单位;文件发布后,收集反馈,协助领导把握执行动态、反映及效果;领导召开的会议结束后,秘书要做会议文件的立卷归档工作,会后的落实、催办工作;领导出差以后,秘书要整理领导带回的有关材料,办理后续事务等。

  对领导工作拓展伸延,要以保证取得领导工作的预期效果为目标,严格按照要求办事,在注重整体连续性和承继性的同时,注重适变和应变,使工作落在实处,产生实效。

  当前,世界经济危机进一步加深,我国企业正处在深化改革、转换机制、共渡难关的重要时期。这种形势,对企业秘书的素质提出了更高的要求。作为企业现代办公秘书,除具备基本政治、道德和业务素质外,还应具备经济工作能力、协调能力和创新能力,以适应市场经济发展、应对经济危机的需要。

  随着电脑和网络技术的飞速发展,办公自动化程度与质量的提高,为秘书工作手段的变革拓展了广阔的空间,领导和秘书、秘书和部门之间信息共享成为可能,秘书的信息收集、报送工作也更加快捷方便。这就要求要不断更新知识,掌握新的学科与技能,不断提高自身综合素质。

  总之,只要我们坚持围绕企业的中心工作和目标,按照“三服务”原则和职业道德要求,忠诚坚定,经得起政治考验;甘于奉献,耐得住艰苦磨练;廉洁自律,抵得住各种诱惑;业务精湛,担得起服务重任;在实践中锻炼和培养自己,就能够做好办公室秘书工作。

  公务员如何做好秘书工作

  一笃学博识,提高素质

  扎实的素质是做好新时期政府秘书工作的前提和基础。做事先做人,无论是要完成一项工作,还是要成就一番事业,都必须先具备做人的优秀品质。

  一要重学。学习是进步的阶梯,也是不断提高自己的必由之路,重视学习是我们党的优良传统,是贯彻落实科学发展观,建设学习型政府的客观要求,政府秘书只有具备较深的理论功底、较高的文化修养和宽广的知识结构,才能在纷繁的矛盾中看到本质,抓住关键,充分发挥政府领导的参谋和助手作用,才能在处理政务、办理事务、搞好服务中得心应手。

  二要勤学。古人云:“玉不琢,不成器;人不学,不知义。”“三日不读书,便觉言语无味,”人非生而知之,知识、才干和经验都要在工作实践和刻苦学习中获得,“下笔如有神”就是靠学习得来的,要时刻学、经常学,“活到老学到老”。

  三要博学。笃学可以“明志向,达事理”,博识可以“思千载,视万里”。人生是一个不断学习和实践的过程,既要学习党的政策理论和做好秘书工作必须的各种知识,又要学习法律法规和中外优秀传统文化;既要学习自然科学,又要学习社会科学;既要向领导学、向同事学,又要向群众学、向实践学。

  四要善学。就是要会学,政府秘书工作忙、事务多、节奏快,用来学习的时间并不多,要找准结合点,精选学习内容,优选学习方法,“干什么学什么,缺什么补什么”,用有限的时间学有用的东西,只有这样才能做到工作学习两不误、两促进。说真的,政府秘书工作十分繁忙,很难有整块、大块的时间来供系统地学习,因此,政府秘书工作人员要少点应酬,多点学习,做到“博学之,审问之,慎思之,明辨之,笃行之。”

  二找准定位,当好助手

  秘书的定位是秘书领域中的一个重要问题。就政府秘书而言,有“小”秘书和“大”秘书之说,“小”秘书通常是指为政府领导及其工作服务的个体,“大”秘书通常是指从事政府办公厅(室)程序性工作、协助政府领导班子处理政务及日常事务、为决策及实施提供服务的群体。无论是“小”秘书,还是“大”秘书,他们所从事的工作都可称之为政府秘书工作。政府秘书工作是联系上下、沟通各方的桥梁和纽带,也是各方面矛盾聚集的地方。作为政府秘书只有找准了定位,摆正了位置,才能更好的工作好、服务好。

  一是服务性。服务是政府秘书工作的重要内容,也是政府秘书的主要职能。既为领导日常工作服务,也为领导日常事务服务,比如,信息的传递、文件的运转、会议的准备、行程的安排等。秘书工作的性质是服务,不是决策,要时刻牢记为本级政府及其领导服务,为各地区各部门服务,为人民群众服务的“三服务”宗旨。

  二是服从性。在“三服务”中,为领导服务是政府秘书工作的核心工作,作为领导日常工作和生活服务的秘书,应当严格按照领导的指示和意图办事,服从领导,听从指挥,离开领导自行其是,别出心裁,都是职业道德所不准的。

  三是辅助性。秘书主要是协助领导开展日常工作,帮助领导处理日常事务,是领导的“二传手”、“左右手”,而非“二把手”。当好参谋助手,就是在领导讲话时准备好材料,办文时传递好信息,出行时制定好计划,决策时出谋献策。总之,在办文、办会、办事时找准为领导服务的切入点,抓住加快工作推进的对接点,把握参谋与尽职的融合点,力争使工作到位不越位。

  三开拓创新,搞好服务

  要做好新时期政府秘书工作,就要开拓创新,充分发挥政府秘书的参谋助手作用,努力搞好各项服务。一要主动超前。凡事预则立,不预则废。秘书的从属性决定了秘书工作的被动性,但并不等于秘书工作的被动应付。一方面,要树立参谋意识、助手意识,想领导之所想,谋群众之所需,被动的属性,主动地工作,及时把握经济社会发展和政府中心工作的变化,增强预判力和应变力,减少被动应付,切实增强服务的主动性。

  另一方面,要自觉围绕政府领导意图、中心工作和群众需求,想在领导前,谋在群众先,换位思考,超前谋划,超前制定工作预案,特别是对一个时期需要抓的重点工作、亟待解决的重大问题,要深入实际,找准上级精神与本级政府工作的结合点和切入点,及时提出意见和建议,使参谋服务更加准确。二要能参善谋。能参善谋,是秘书的主要职能,是衡量秘书工作成效的主要标志。政府秘书工作要树立全局眼光、战略思维,善于为领导决策出主意、想办法、献良策。要“参之有道”,为领导决策提出的意见和建议要有建设性,要有科学依据;要“谋之有方”,多层面、多角度地研究提出多个决策建议,供领导决策进行对比和选择;要“言之及时”,及时拿出决策建议,要“行之有力”,定下来的事情要一抓到底,做到事事有着落,件件有回音。三要协调沟通。协调沟通是政府秘书工作的一项重要内容。政府秘书工作要根据对上、对下、对内、对外的不同对象,把握协调方法和艺术,既举重若轻,把复杂问题简单化,又举轻若重,凡事一丝不苟。

  要把政府中心工作与群众利益紧密结合起来,把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来,既要上情下达,将领导的意图和政府的决策部署传达贯彻下去,又要下情上达,将当前社会的热点、难点和群众反映的焦点问题,客观真实地反映给上级政府领导,供领导修正完善决策时参考。综合处理得当,就会游刃有余地化解矛盾,消除对抗,形成合力,确保政府日常工作高效有序运转。

  四转变作风,树立形象

  政府秘书在领导身边工作,身份特殊,一言一行直接影响着领导和政府机关形象。加强作风转变,是政府秘书工作一项紧迫而又持久的重要任务,是推动服务型政府建设的重要举措。良好作风体现在“严、细、深、实、快”上,要“严”字当头,严守各项纪律。“细”上做文章,办文、办会、办事要细心,一字、一点、一环节不忽视。“深”处下功夫,要深入基层、群众,钻进去、深入下去。“实”处落脚,摸实情、说实话、办实事、求实效。“快”马加鞭,高速度、高质量、快节奏。当前,政府秘书要以“两转两提”活动为契机,积极促进秘书工作和政府各项工作上台阶。一要求真务实。坚持一切从实际出发,实事求是,尊重客观规律,深入调查研究,真正了解和把握事物的原本和是非曲直,要把工作落到“实”处,往实里做,力戒形式主义和浮躁作风,不做表面文章。二要高效快捷。

  无论是领导交办的,还是群众托付的,都要始终保持锐意进取、奋发有为的精神状态,以创业的精神、创优的态度深入基层,深入群众,又好又快地完成各项工作。既要雷厉风行,加快进度,又要优质高效,创一流佳绩。三要吃苦耐劳。政府秘书工作既辛苦又劳累,既清贫又得守本分。当前,金融危机尚未见底,中原崛起正在发力,政府秘书一定要发挥模范带头作用,勤俭节约,杜绝浪费,不怕吃苦,甘于耐劳,守得住清贫,耐得住寂寞,抵得住诱惑,爱岗敬业,无私奉献,干一行,爱一行,专一行。四要谦虚谨慎。热情服务,谦虚谨慎,是秘书人员必备的工作作风和良好美德。既要为领导服务,又要为群众服务,既要热情谦虚,不盛气凌人,又要谨慎检点,不追求名利,做到荣誉面前不动心,功劳面前不争抢,利益面前不伸手,进退面前平常心。五要廉洁自律。

  政府秘书人员掌握很多重要信息资源,必须坚持按原则办事,自觉加强党性修养,严格遵守各项纪律,不以自己的岗位便利谋取私利或特殊照顾,不给领导添乱,不给领导抹黑,不徇私舞弊,更不准假借领导名义办私事,打着领导旗号谋私利。要自觉抵制各种诱惑,时常自重自省,时刻警钟长鸣,坚决杜绝各种腐败现象滋生。认认真真做事,堂堂正正做人。


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