浅谈对商务礼仪的认识及办公技巧(2)
浅谈对商务礼仪的认识及办公技巧
商务礼仪办公技巧
一、短信礼仪
有人会纳闷，短信谁不会发，这里不讲如何搭讪妹子或者成功和妹子交流几十个汇合以上的技巧，大家可以期待一下以后我再说。礼仪是体现在细节上，细节又反映一个人的修养。短信礼仪是平日用的最广泛的，比起微信、QQ等适用的场合要更规范、正式。浅谈几点供大家参考。
1.短信内容：
举个例子先，
A：你有没有C的电话?
B过了十分钟回答：有额。。。
A：。。。那发给我吧。
过了十分钟B回复：好的。。。
A。。。。。。
要知道短信短信，一定要在“短”时间、“短”内容中了解别人的需求并让别人了解自己的表达。以上这个例子是十分失败的。收到短信后首先判断对方来意目的，直中要义的回复对方所需的即可，如果有无法用“短”信表达的，建议直接挂一个电话给对方，而不是短信来短信去，既耽误时间又打乱思路，除非你不确定对方是否方便，那建议用短信询问可否通话的意见(详见第三点)。
2.短信署名：
发短信一定要署名，你不能期待所有人都把你的号码存入通讯录中。
尤其是地位低对应地位尊，后辈对前辈更要如此，例如学生发短信给思政老师、任课老师或者导师的时候，一定记得署名，既显示尊重，也是达到目的的手段之一(你发短信不就是为了让老师记住你名字嘛~~~)。
当然，当你迈入职场，一定要记得花时间把和你可能有接触或者你想有接触的上级领导手机号、短号码都存在通讯录里，试想，当上级突然想起你给你打电话的时候，你接到电话后立刻从容的喊出他的名字，绝对加分不少。反之，如果接到老大电话，听得出声音还好，不然问你谁啊，你说以后还会找你做事给你机会吗?
记住，署名一般是在最后面。如果是给其他环境的人发短信的话，还应该在署名前表明自己环境信息。例如在一次培训后，给其他高校同事发短信，可以写明”上海交大 某某某”。
这里分享几条辅导员时期从 @朱健(302409225) 老师学来的两条工作贴士加上自己的理解，表述不完整和理解欠妥之处请朱老师多多谅解。
a、在“特殊”的日子联系他们，让他觉得自己对于你是“特殊”的。
尤其是在节日、生日，旅行时的一张明信片也会让对方知道你牵挂着他。编辑短信一定要个性化，尤其是在对上级或是前辈的时候，一定记得个性化编辑，并且署名。祝福类的短信一来一往足以，如果要长聊，请移步微信。
要知道，不发短信问候是零分，个性化问候是加分，而群发或是再普通不过的问候是负分。
b、把握拓宽人脉圈的“黄金时间”，在初识后一周内发短信问候。
无论是认识一个陌生朋友，还是在讲座、培训后想和主讲老师有所沟通，建议在一周内和对方发短信问候一下，当然如今加微信更直接更便捷，如果觉得直接开启聊天模式太尴尬的话，可以关注他朋友圈，找找话题和共同爱好，在对方新发的朋友圈下面留言，或者点赞，不过千万别去原来的朋友圈相册下留下痕迹，以免让对方觉得尴尬窘迫，适得其反。
3.短信试探：
在不确定对方是否方便通话，建议用短信预约试探，例如“您现在是否方便通话?”如果对方没有回短信，那估计不是很方便，可以在较久的时间以后再拨打电话。
如果短信中包含的关键信息不完整，第一时间短信询问试探，不要电话打过去，因为一般对方选择发短信的方式，基本隐含着一条理由我现在电话不方便。
4.短信保存：
很多人习惯看完短信立马就删，有时候还没看仔细删了还要让别人再发一遍。
个人认为删除短信可以使一个好习惯，避免收件箱混乱无序，但至少要确认事情完整办完之后，先将短信中提到的有用信息，例如重要人物联系方式等记录下后再删除。
二、邮件礼仪
如今，邮件成为最常用的正式办公通讯工具了，往往一天收到的邮件比短信还多。
可很多人只会“发邮件”，但“不会发”邮件。
1.邮件主题：
一定不要空白标题，这是最失礼的。
标题要简短，不宜冗长，也可以在开头简单分类比如【通知】、【重要通知】、【奖助学金】等，便于收件人第一时间获取要义。
回复对方邮件时，应当根据回复内容更改标题，不要默认的RE、RE一大串。
2.邮件正文：
a、开头要称呼并问候收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼各位XX、To all。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“尊敬的XX老师”;如果不清楚职务，则应按通常的“XX先生”、“XX女士”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名，当然不加职务直接称呼全名也是不礼貌的。
关于格式，称呼是第一行顶格写;问候语是称呼换行写。若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
b、正文内容简明扼要，行文通顺。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，如果内容很长，可以考虑添加附件进去。
c、正文字体适中，不要花枝招展。
中文建议用微软雅黑这种扁扁的字体，英文用Arial 字型，不建议用花枝招展的各式各色背景信纸。字体大小正常即可，不要过大。
为了提示重要信息，可以用粗体、颜色、底色进行标注，合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
3.邮件附件
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件，正文中应对附件内容做简要说明，例如“...已附件您，请查收，祝好”。
附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理，特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式。
4.邮件签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过5行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的标签、座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。例如我名字中带“祺”，我更喜欢使用“顺颂时祺”
5.邮件操作
a、reply(单独回复)和reply all(回复全体)
reply是回复给发件人;reply all是回复给发件人和其他收件人或抄送人。
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该reply all，让大家都知道。有些回复邮件只是回复“好的，我知道了”，还reply all，那就显得很没有礼貌了。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。等你们讨论好了，或者有分工了再告诉大家，此时选择reply all，或抄送。
b、发送(to)、抄送(cc)、群发单显
个人习惯，收到邮件先看自己在收件栏里还是抄送栏里，因此弄清楚发送和抄送非常重要，避免引起误会。
在收件栏里表明要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复和响应。
而抄送的人则只是需要知道这回事，没有义务对邮件予以响应，告知即可。发送和抄送中的各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按职位等级从高到低，适当的规则有助于提升你的形象。
群发单显是添加了很多收件人，但是收到邮件的人只看得到自己的名字，适用于隐私保护，单线联络，比如助学金，当然既然是群发单线，在开头称呼收件人的时候就不能个性化，例如“同学你好”即可。
6.邮件检查
请尽量在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
此外，在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误，附件是否添加成功，是否添加正确。
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