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商务电话交流技巧实例分析

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商务电话交流技巧实例分析

  商务电话交流技巧有哪些?下面学习啦小编将为您整理商务电话沟通的实例分析内容。希望可以帮助到大家!

  商务电话交流技巧实例分析

  通常的电话接听方式是:先自报家门,再询问对方,确认后,说明来意。

  比如:

  我方:您好,我们是笔杆子公司,请问是***经理/先生/小姐/女士(最好称呼职务)吗?

  对方:是,你有什么事?

  我方:不好意思打扰您,我们笔杆子公司专业从事文案创作和平面设计,请问贵公司近期需要这方面的服务吗?

  如果对方不需要,要尽可能让对方同意送(发)资料过去或建议其上我公司网站浏览。

  当然,以上只是一个大概,要具体情况具体对待。

  电话之前必须准备或清楚的内容:

  1)报价单;

  2)笔杆子的优势(以文案为主,辅以平面设计);

  3)笔杆子的工作模式(分3个创作小组,根据业务内容随时分配或组建);

  4)笔杆子的签单方式(一般是先签定合同,再提供作品。如果客户说到一些不确认我们实力的话,可建议其到我公司网站上浏览我们的成功案例);

  5)要基本了解我们在各行业的成功案例(比如对方是政府部门,就说我们曾给深圳中心区、罗湖团委、义工联等做过画册、策划过文案等);

  6)准备好纸和笔,随时记录;

  7)其它。

  2、如果牵扯到影响我公司声誉的业务,比如对方咨询是否帮助写毕业论文、代写作业等,一定要这样答复:

  答:我们公司对这方面规定很严,是绝对不允许做的,不过你确实要得比较急的话,我可以帮你私下里问问我们创作部的人,看谁愿意在工作之余偷偷忙你写一写,但你绝对不要张扬出去,否则,我会受处分的。

  这样一来,我们既得到了业务,又不影响笔杆子的名声,公司和个人完全分开。

  3、如果客户问报价,而我们的报价单上又没有明确规定,如何回答?

  答:你可以对客户说,我们要根据您的要求来报价,我们报价不是乱报的,要市场部和创作部(如果对方是做设计方面的业务的话就是设计部)协商,根据工作量等定一个合理价,然后再报给贵公司。我们会把你的要求(通过电话了解清楚对方的要求)反馈给创作部,然后再把我们公司的最终报价告诉您。这样的话,对方会觉得我们很重视这个业务,也很尊重他。

  这种情况下,一定要记下对方的联系电话、邮箱(如果有的话)等,然后再根据情况和客户要求(比如对方要求打电话告诉价格还是通过邮件发)通知对方。

  每次有新的业务形式并产生了新的业务报价后,要及时记录,以完善我们的报价单。

  4、如果说服对方?

  答:和客户谈判的关键是要告诉客户,他们可以从我们这里获得许诺。也就是说,客户让我们做这个单可以得到让别的公司做更多的好处。而这些好处主要是:

  1)我们做的好,比别的一般公司都好。如果是文案,我们是专业文案公司,而且我们给很多客户做过成功的文案,有些文案甚至被客户买断。比如给义工联的做的文案,对方就在合同中明确这些文字不能再在别的同类刊物上使用。如果是设计,我们有专门的设计部,更重要的是,设计中的创意不仅仅由设计人员组成,而且加入了很多创作部的同事,这样,客户的设计就会同时融入设计师和文人的思维,要知道,文人的思维在某种程度上是优于设计师的。而且,我们笔杆子曾得到过很多创意大赛的大奖,比如澳门卫视台的创意大奖等。如果对方文字和图形并茂,比如画册,就说,我们笔杆子曾经做过调查,很多客户对他们画册的配文很不满意,而我们的优势恰恰就在此,我们主要从事文案创作的,因此,在文字上比一般的设计公司有绝对的优势。而设计,说实话,现在各个公司的设计都大同小异,只不过我们在设计时还会融入文字的思维。

  2)我们的价格很低。至于怎么低,一方面可以直接告诉客户我们的报价,另一方面也可以对客户说,你可以打电话问问别的相关公司,对比一下就知道我们的报价是非常合理的。

  3)我们的服务好。随叫随到,注重细节。一个小的地方除了问题,就有可能被公司开除。我们的一个设计师,因为连续两次把客户的资料问字写错就被开除了。

  4)我们有操作经验,笔杆子公司是专业从事文案创作和平面设计的公司,长期以来一直从事这方面的工作,积累了丰富的操作经验。

  5)我们有品牌优势。笔杆子目前在全国同类公司中有相当的知名度,而且还在蓬勃发展,连杨澜都曾经赞许过我们。如果贵公司使用是我们的文案或设计,相信一定会对贵公司的业务产生积极的影响。

  5、和客户进行交流或准备说服客户时,对象有没有选择?

  答:要尽量和客户所在公司的主管交流,否则,您的努力可能白费。因为即便你说服了一般职员或不能起决定作用的职员,也不一定能拿到业务,因为最终要经过主管同意。我们经常遇到好不容易说服了一个客户,他也对我们的方案十分赞同,当我们费尽辛苦拿出方案后,才发现白忙一场,因为对方主管人员不喜欢这个方案。

  商务电话交流注意事项

  商务交往中,不允许接电话时以“喂,喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”,一个劲儿地问人家“你找谁”,“你是谁”,或者“有什么事儿呀?”

  万一对方拨错了电话或电话串了线,也要保持风度。切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话,应先自报一下“家门”,然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉,不要忘了以“没关系”去应对,而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。

  如果有可能,不防问一问对方,是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了,不是“吃饱了撑的”,而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。

  在通话途中,不要对着话筒打哈欠,或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。

  结束通话时,应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话,不宜“越位”抢先。

  在接电话时,再次要注意给予对方以同等的待遇。坚持不分对象地一视同仁。

  极其个别的人,长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使是接电话地,也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时,一开始总是“拿架子”,“打官腔”。先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”,然后能推的事情就推,能踢的皮球就踢,“事不关己,高高挂起”。不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”,一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友,或是自己正在求助的人,立即就会“雨过天晴云散尽”,低声下气,细语柔声,卑躬屈膝,有求必应,不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法,既容易得罪人,也会让旁人看不起。

  在接待外来的电话时,理当一律给予同等的待遇,不卑不亢。这种公平的态度,容易为自己赢得朋友。

  在通话时,接电话在的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客,不宜长谈,或另有其他电话挂出来,需要中止通话时,应说明原因,并告之对方:“一有空闲,我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。

  遇上不识相的人打起电话没个完,非得让其“适可而止”不可的话,说得应当委婉、含蓄,不要让对方难堪。比如,不宜说:“你说完了没有?我还有别的事情呢,”而应当讲:“好吧,我不再占用您的宝贵时间了”,“真不希望就此道别,不过以后真的希望再有机会与您联络”。

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