拨打电话时的注意事项有哪些
拨打电话时的注意事项有哪些
当我们拨打电话时需要考虑对方是否在忙碌。还有其他很多注意事项。下面是学习啦小编给大家搜集整理的拨打电话时的注意事项文章内容。希望可以帮助到大家!
拨打电话时的注意事项
当我们拨打电话时需要考虑对方是否在忙碌。如果对方有重要的事情应顾及对方，迅速地讲出自己的目的，以免让对方着急。当然，如果是打给很亲近的人，一般总是会从闲聊开始。可是，企业电话应力求简洁，把事情说清楚即可。如果要进一步闲聊，也必须把正事说完，判断对方的情形允许之后再进行。
通常我们在观看电视谈论时事时，谈论者总是说：“关于这个问题，我们有三种看法，第一是……”或者“今天的主题有两点，首先是……"像这样。然而拨打电话也一样。首先应把要谈论的要点告诉对方，说明有几个问题，再深入加以讨论。采用这种说法，会令对方清楚知道要谈论哪几件事情，并且可以预测话题将会如何展开。
而在公司被上司要求对目前所负责的工作提出汇报时，不仅要转达内容，也要注意传达的顺序。电话汇报也是一样，在必要的寒喧结束之后，就开门见山地说：“为了某件事情，想与您商量一下……"或者“有几件事情想和您汇报一下……"。要准确地将事情传达给别人，使对方了解自己汇报的内容。也就是一开头就把事情谈论的要点告知对方。然后再针对问题分别加以讨论。如果很唐突地从细节处开始谈起，会常令对方抓不住话题的方向，造成在电话中说了一些没有必要的误解。
所以在拨打电话时为了不让对方产生误解，并能顺利地了解自己想说的内容，一定要注意说话的顺序。最初是“重要事项”，接下来是“补充说明”，最后再把重要事项重复一遍，如此便不至于有所失误了。
拨打电话时的礼仪常识
1、随时记录
在手边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备，而不得不请求对方重复，这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。
2、自报家门
一拿起电话就应清晰说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样，一旦对方说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。
3、转入正题
当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间，你应立即说：“真不巧!我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。
4、避免将电话转给他人
自己接的电话尽量自己处理，只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时，你应该向对方解释一下原因，并请求对方原谅。例如，你可以说：“某某会处理好这件事的，请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前，应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派人跟您联系的。”
5、避免电话中止时间过长
如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说：“您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去?”
让对方等候时，你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如，你可以说：“某某，我已经快替您找完了，请您再稍候片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对方的注意。
对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话，你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说：“你能否稍等?我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事，便可以当即回绝，然后迅即转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。
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