办公室秘书的电话礼仪

办公室秘书的电话礼仪

　　OFFICE小姐的对外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象。以下是学习啦小编为大家整理的关于办公室秘书的电话礼仪，供大家参考!

　　办公室秘书的电话礼仪

　　■通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。

　　■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。

　　■接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。
　　■当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

　　■当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。

　　■在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。

　　■要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。

　　■听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。
　　■如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问："对不起，请问您是哪位?"

　　■如果电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清楚。

　　■挂断电话前的礼貌不可忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。

　　电话礼仪之留言要素

　　致：即给谁的留言

　　发自：谁想要留言

　　日期：最好也包括具体时间

　　记录者签名：有助于寻找线索，或弄清不明白的地方

　　内容：简单技巧

　　如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。

　　打电话时，列出要点，避免浪费时间。

　　在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿势。

　　如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。

　　在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。