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盘点职场协调沟通的礼仪技巧

时间: 文渊1131 分享

盘点职场协调沟通的礼仪技巧

  职场人要在工作中与领导和同事做好协调沟通,所以要懂得职场沟通礼仪。下面学习啦小编为大家整理了职场协调沟通的礼仪技巧,希望大家能够喜欢。

  职场协调沟通的礼仪技巧

  把握好角色,不越权越位

  做工作要把握好自己的角色,不要越权越位。做协调工作时,秘书工作者作为主持者,并不是一切都可自行做主。秘书工作者是代表领导做协调工作的,不能把主持者误认为决策者,如这样认为,必将产生角色错位问题。在与协调对象沟通、传达领导指示和意见时,不可随意引申发挥,加进自以为和领导意见一致的内容。

  把握好方法,不以权压人

  在协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的,特别是在被协调者意见难以统一的时候,传达权威领导人的意见,常常能使问题迎刃而解。但这种方法只能在必要时慎重使用,尽可能少用。协调的主要手段是协商,应以平等的态度倾听各方意见。不能因为你是协调的主持者,就以领导自居,自以为是,听到不同声音就进行打压,那样必将引发对立情绪,给以后的协调工作制造障碍。

  把握好分寸,不把简单的问题复杂化

  在协调工作中,需要把握好分寸,做到“四不”:不把复杂的问题简单化,不把简单的问题复杂化,不把小事扩大化,不把明白的事情神秘化。

  在办公室的日常工作中,需要协调的事,无时不有,只要脑勤、眼勤、腿勤,随时注意发现需要调节的问题,说几句调节的话,便可把矛盾化解在萌芽状态。涉及重大原则的事、权力或利益冲突较大的事、具有广泛群众性的事,需多方听取意见,公开处置。一般的、发生在日常工作中的责、权、利不平衡的事,处理时应是能私下解决的就不公开解决,能会下协调的就不开协调会,即便需要开会协调的,也应在条件具备时、在宽松的环境中来召开。

  把握好火候,既不失时机也不急于求成

  做好协调工作的关键是看你能不能抓住时机。时机利用得当,做事就可以事半功倍。当整个部门需要完成同一项工作的时候,如果这个时候每个人的手头工作都进展顺利,这个时候顺理成章梳理关系就可以;如果现在每个人手里的工作都忙得不得了,这个时候如果你想统一进度,只会令大家都焦头烂额,扩大矛盾,所以能不能抓住沟通工作的良机是工作顺利开展的关键。

  职场的仪表礼仪常识规范

  1.仪表规范

  ① 日常着装必须整洁、大方和得体。

  ② 因公涉外活动时,男士着西装、打领带,女士穿西装套裙。

  ③ 参加社交活动时,根据喜好着装,但力求高雅、美观。

  2.仪容规范

  ① 容貌修饰自然端庄,不过于张扬。

  ② 面部保持洁净,头发梳理整齐。

  ③ 男职工不留长发,不蓄长胡须;女职工不烫怪异发型,化妆自然得体。

  ④ 神态自信,举止稳重,禁忌粗俗行为。

  ⑤ 常面带笑容,保持开朗,营造和谐、融洽的氛围。

  3.仪态规范

  ① 站姿:腰身挺直,禁忌躬背哈腰;不随意扶、拉、倚、靠、趴、蹬、跨,双腿不可不停地抖动。

  ② 坐姿:从容就坐,动作轻稳(男士腰背挺直,女士坐姿文雅自然);离座稳重,非固定椅子须放回原处。

  ③ 走姿:上身保持正直,双肩放松,目光平视。

  4.言语规范

  ① 用语礼貌,多用敬语、谦语,如“您、请、谢谢、对不起”等,不说脏话、忌语。

  ② 热情、诚恳,语气平和,手势得当,切忌用手指人和拉拉扯扯。

  ③ 不要随意打断他人讲话或心不在焉,切忌打听他人隐私和贸然提问。

  ④ 目视交谈对方,适时点头、应答。

  ⑤ 说话时间长短适度,切忌滔滔不绝。

  ⑥ 会议、接待等场合宜讲普通话。

  5.办公规范

  ① 以职务或职称称呼上级,以职务或同志等称呼同事,以先生、女士等称呼患者和宾客。

  ② 遇到同事、患者和宾客,见面先问好,面带微笑,言语礼貌。

  ③ 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

  ④ 上班时间不做与工作无关的事务。

  6.电话规范

  ① 电话铃响三声之前接听,超过三声接听时主动道歉。

  ② 要有明朗的心情,以对方看着自己的心态去接听电话。

  ③ 接起电话,清晰地说“您好,这里是xxxx”。

  ④ 接听过程中语音清晰、语气自然、语速适中、语调平和,切忌心不在焉、敷衍应付。

  ⑤ 接到打错的电话,礼貌说明,尽量提供帮助。

  ⑥ 通话完毕,礼貌道别,轻放电话(备注:地位高者或患者主叫者先挂)。

  7.介绍规范

  ① 主动向顾客介绍在场人员;优先介绍职务最高者、年龄最长者和女士。

  ② 先介绍姓名,再加尊称,然后准确介绍职务,如,王××先生,总经理。

  ③ 面带微笑,举止大方,手掌伸直,掌心向上,示意所介绍的人。

  8.握手规范

  ① 年长者向年轻者伸手,职位高者向职位低者伸手,女士向男士伸手,主人向客人伸手。

  ② 用右手,双腿并立站直,微笑注视对方眼睛。

  ③ 表达由衷敬意和谢意时,宜用双手,身体微微前倾。

  ④ 人多握手时,切忌交叉握手。

  ⑤ 切忌坐着握手、抢着握手、戴着手套握手和拿着东西握手等。

  职场沟通交谈的礼仪知识

  1、尊重对方,谅解对方

  在交谈活动中,只有尊重对方,理解对方,才能赢得对方感情上的接近,从而获得对方的尊重和信任。因此,谈判人员在交谈之前,应当调查研究对方的心理状态,考虑和选择令对方容易接受的方法和态度;了解对方讲话的习惯、文化程度、生活阅历等因素对谈判可能造成的种种影响,做到多手准备,有的放矢。交谈时应当意识到,说和听是相互的、平等的,双方发言时都要掌握各自所占有的时间,不能出现一方独霸的局面。

  2、及时肯定对方

  在谈判过程中,当双方的观点出现类似或基本一致的情况时,谈判者应当迅速抓住时机,用溢美的言词,中肯的肯定这些共同点。赞同、肯定的语言在交谈中常常会产生异乎寻常的积极作用。当交谈一方适时中肯地确认另一方的观点之后,会使整个交谈气氛变得活跃、和谐起来,陌生的双方从众多差异中开始产生了一致感,进而十分微妙地将心理距离接近。当对方赞同或肯定我方的意见和观点时,我方应以动作、语言进行反馈交流。这种有来有往的双向交流,易于双方谈判人员感情融洽,从而为达成一致协议奠定良好基础。

  3、态度和气,语言得体

  交谈时要自然,要充满自信。态度要和气,语言表达要得体。手势不要过多,谈话距离要适当,内容一般不要涉及不愉快的事情。

  4、注意语速、语调和音量

  在交谈中语速、语调和音量对意思的表达有比较大的影响。 交谈中陈述意见要尽量做到平稳中速。在特定的场合下,可以通过改变语速来引起对方的注意,加强表达的效果。一般问题的阐述应使用正常的语调,保持能让对方清晰听见而不引起反感的高低适中的音量。


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