采购订单管理论文(2)
采购订单管理论文篇二
订单生产企业订单损益研究
一、引言
订单生产(Make-to-Order)是基于客户的个性化需求，采用客户先下订单表明自己的需求，企业再进行采购，组织人员按照客户要求进行生产等一系列过程。订单生产受到更多国家和行业的认可，特别是纺织品、大型机械制造、船舶制造、精密仪器的生产以及汽车制造业和高档时装等，都普遍采用了订单生产。根据Halal等对新兴技术发展的展望，订单生产被列为2000-2030年间的十项首要新兴技术之一，也被列为2000-2030年间85项重要新兴技术之一。
二、文献综述
郭佳、陈功玉(2010)做了一个关于中国制造业中面向订单生产的管理趋势的研究，其中24位中国企业资源规划资深顾问参与研究，在对十个主要趋势进行投票时(每个专家选择5个最认同的趋势)，趋势“订单成本收益分析的要求越来越高”的票数位居第二名，投票率为71%，说明订单财务分析越来越受重视。对于订单生产企业的成本费用，洛红(2007)指出要按照订单来分配，并把生产成本分成直接材料、直接人工、制造费用。他指出要做好料单数据记录，工资分配记录核算直接人工，做好产品数量统计，完成每一个订单的成本核算。另外，王雅君(2009)则提出了基于物料跟踪溯源模型的分阶段层次成本核算方法：一个订单对应一个生产号，每一批物料都和生产号对应，就能把成本归集到订单中去。同时，张运芳(2010)认为，生产计划部门要按订单下发生产任务单，生产车间持生产任务单到仓储部领料，填写领料单，并额外标明订单号，直接材料成本就可以通过将全部领料单按订单标号汇总起来而得到。同时她还指出，车间人工费、制造费用、成本等也要按订单来进行归集。他们三位都肯定了按订单来分配成本的观点，但没有提出全面具体的成本分配方法。欧阳燕芬(2007)把企业的销售管理分为：客户管理、订单管理和产品管理，建立了三合一的数据仓库，详细记录了订单的订单号、客户号、订单金额、订单类型、订单比重类型、付款类型等，帮助企业管理者快速准确的把握销售情况。董鹏、杨美金(2010)指出，订单是为整个企业服务的，是企业工作的指南。并提出了“查字典”的订单信息管理方法，给每个客户制定一个序号，并建立一个专门的订单存放文件夹。在无纸化办公中，每一个订单建立一个信息电子档，进行归档和管理。张少波(2009)把企业订单的控制分为订单价格控制、订单要求控制、制造成本控制，指出了订单失败的严重后果，最后还附注了订单成本利润表的预算单和生产工作联系表，来强化订单成本和生产控制。郭娜(2009)在其面向订单生产企业的全面预算系统中，把企业的总目标分配到各个部门中去，有利于订单生产企业在考核评价时迅速把责任落实到各个部门。把企业的目标细化到每个部门既有利于企业工作的落实，也能起激励的作用。最后，吴其江(1998)在分析服务部门共同成本分配时提出了三个原则，其中“成本——效益原则” 指出成本的分配特别是共同成本的分配所耗用成本费用应该要比进行成本分配产生的经济效益小，这样的成本分配才能有实际意义。综上，按订单分配成本已成为订单生产企业的的必要趋势。本文顺应这种要求，把企业的收入、成本和损益都按订单进行分配，形成订单损益表，可以对订单的财务有全面的了解。
三、订单损益模型构建
针对订单生产的企业，本文在传统财务上增加了一个维度：订单的财务分析。每个月每个订单生成一个对应的订单损益表，例如一个为期两年的订单，就会生成24个订单损益表。订单完成前的最后一个订单损益表的销售收入、生产成本和订单损益各项目的订单累计金额数都直接表明了整个订单的收入、成本和毛利润情况。随着订单生产逐渐主导市场，订单的财务信息对企业内部管理者来说越来越重要了。(1)通过订单损益表，企业能够清楚地知道订单的收入、生产成本和损益;(2)根据订单损益表，企业能更准确地评价订单是否达到了预期利润、是否实现了成本最小化、是否在整体上能够促进企业的发展;(3)订单的财务分析，有利于企业对客户的分类管理。把与某一客户相关的所有订单累计起来就可以知道客户对企业的贡献，从而巩固高价值客户、发展中等价值客户、挖掘潜力客户，为企业更好地进行资源配置提供依据;(4)对订单的财务分析有助于考核企业生产经营的进度。企业能够通过简单的加总所有订单成本和收益时时了解企业的总体成本和收益，实现企业生产进度的控制。
订单销售收入。在订单生产中，销售收入是订单带来的所有收入，可以直接归集到订单。根据订单号把销售收入分类汇总，并记录到对应的订单损益表中。本文不考虑时间价值，因为一般来说收入和成本是同期的，当客户拖欠款项时，就需要考虑利息。订单生产成本分配。本文采用实际成本分配法分配订单的生产成本，是根据补偿原则，对企业所有的生产成本都进行分配。同时在订单成本分配时不考虑期间费用。因为期间费用很复杂，分配的成本高，不符合成本效益原则。另外，为了便于成本的分配，本文把订单生产企业的生产成本分为直接材料、直接人工、变动制造费用、固定制造费用。其中直接材料和变动制造费用与订单数量密切相关，是变动成本;直接人工是正常的固定工资加上加班工资，是半固定的成本;固定制造费用是不管企业生产多少都会发生的且与产量无直接联系的费用，是固定成本。根据每一类成本的特点，本文采用以下方式来分配成本：直接材料，直接追溯法。领料人员要完整的填写领料、退料等相关凭证。仓储人员要做好料单数据的记录，按照订单合同要求发放材料，并在所有领料、退料凭证上标记对应的订单号，表明材料的去向，汇总标有相同订单号的各种领料、退料单的数据就是该订单的直接材料成本;直接人工，依据受益原则，车间制造工人的一般工资按照生产工时比例进行分配，即订单的直接人工=生产工时比例×该月份制造工人薪酬总额。加班费和个别计件工资直接计入到生产产品所属的订单中(在加班工时不具有明确归属性时，也按照工时比例来分配);变动制造成本，用追溯法来分配，可以根据费用发生的原始凭证直接归集到订单中。例如差旅费，可以根据出差的目的、差旅费报销凭证等直接把差旅费归集到对应订单的成本中;固定制造费用，依据受益原则，耗时越多的订单“消耗”的固定资产也越多，所以要分摊更多的固定制造费用。本文按照订单的生产工时比例来分配这部分费用，即订单的固定制造费用=生产工时比例×该期间固定制造费用总额。注：生产工时比例=该月份某订单生产工时总和/企业该月份所有订单的生产工时总和。订单损益。订单损益是订单销售收入减订单生产总成本的差额。订单损益的本月金额即该订单本月的销售收入减生产成本的差额，也叫本月损益，表明订单本月的损益情况，当然它的正负或者数值的大小只表明订单本月的情况，并不能衡量整个订单盈亏情况;本年累计金额为该订单本年度各项目的发生额累计情况，可根据该订单上个月的本年累计金额加上本月金额得出;订单累计金额是从该订单建立到本月末的订单各项目发生额累计情况，也可根据该订单上个月的订单累计金额加上本月金额得到。订单累计损益直接表明了订单的盈亏情况，当这个数为负的时候说明订单当前是亏损状态，提醒企业应分析其原因并采取相应的措施。 四、案例研究
现有北京某软件公司的实际情况：有项目经理1名、高级软件工程师2名、软件工程师11名，他们每个月的工资分别是：15000元、12000元、5000元，同时外请的高级顾问工资是600/天，加班工资为每人500/天。每个月的固定制造费用支出为20000元。某段时间，企业的三个订单分别是A、B、C，总额分别是70000元、489300元、214500元。每个订单的费用分三期支付：第一期：在合同生效后支付订单总额的40%，第二期：产品测试上线后支付订单总额的30%，第三期：项目终验后支付订单总额的30%。企业三个订单的生产进程如图1，每一个区间代表一个任务阶段，从左至右依次是：需求分析、分析设计、代码编写、测试阶段、实施交付。这三个订单每个月耗用的工时(包括聘用高级顾问的工时)如表1所示：
根据实际情况，本文对软件公司的订单进行了分析：由开发进程得知，3月份时A订单处于测试和实施交付阶段，B订单和C订单处于代码编写和测试阶段，因此所有订单都没有外聘高级顾问(只有需求分析阶段需要外聘高级顾问)。并且本月A订单收到了第三期付款21000元(A订单本月完工)，B订单和C订单收到了第二期付款，分别为146790元、64350元。由订单耗用工时表得出它们3月的工时比例分别为：A：14%，B：31%，C：55%。耗用工时一共为209天，小于所有员工的有效工时(14×20=280天)，所以本月不用加班也不产生加班工资，3月份的直接人工总额为94000元。根据这些实际情况和成本分配的方法，可以得到A、B、C订单本月的直接人工分别为13160元、29140元、51700元;A、B、C订单应分配的固定制造费用为：2800元、6200元、11000元。软件开发的直接材料主要是指购买第三方软件如服务器软件和测试软件，有时候使用开源免费的第三方软件即可。此外软件开发的直接材料有可能有网线、存储器等。3月份A订单没有直接材料的消耗B订单和C订单因为购买第三方软件所以费用较高。软件开发的变动制造费用一般有工程师的交通补助和招待费用等。综上，本文列出了3月份A订单的损益表如表2所示：
A订单损益表：本月A订单有正的损益4740元，但是它并不代表A订单是盈利的，订单本年累计损益金额-6300元代表A订单今年亏损了，而且由于本月A订单完工，订单累计金额表明了整个订单各方面的情况：订单A的销售总收入为70000元，生产总成本为163280元。累计订单损益为-93280元，即订单A一共亏损了93280元。究其原因，很大程度上是由于企业在12月时只生产订单A，使其人工和固定制造费用太高。另外，很明显跨年度的订单，本年累计金额和订单累计金额是不一样的。本文只列出了三月份A订单的损益表，以此类推可以得到所有的订单损益表并对其进行分析，这样订单的财务情况就一目了然了。
五、订单损益表与财务会计对应
订单损益表并不是单独的，它总与企业财务保持一致，具体见图2：
仍然以第四部分北京某软件公司为例进行具体分析，汇总和3月份所有订单损益表的部分内容，如表3：
订单损益表中的销售收入与企业财务的主营业务收入(销售收入)是一致的：企业3月份的销售收入等于三个订单本月销售收入的总和：21000+146790+64350=232140(元)。订单损益表中的生产成本也与企业财务的主营业务成本是一致的：企业3月份的生产总成本等于三个订单本月生产成本总和： 16260+40840+71000=128100
元。同时还可以得到直接人工、直接人工、变动制造费用、固定制造费用的本月总额，这些和企业财务上也是一致的。订单损益表的订单损益与企业的毛利润也是一致的：企业3月份的毛利润等于所有订单订单损益本月金额的总和：4740+105950+-6650=104040(元)。企业整个会计年度内的所有订单的销售收入、生产总成本、订单损益的总和也与企业年度报表的主营业务收入、主营业务成本和毛利润对应相等。传统的订单成本核算期与生产周期一致，在订单完工后才能得知订单的成本。订单损益核算期间与财务会计期间一致，每个月每个订单都形成一个损益表，能及时了解订单的收入、成本和损益情况。
六、订单生产企业的改进建议
各部门要按照要求完成工作、相互配合，并设置相应的岗位。如仓库管理人员要确定材料的来龙去脉;生产车间要对每段时间车间生产什么产品、产品的去向(归属于哪一个订单)、工作时间长短、生产工人数量、缺勤情况等做好详细的记录，并按照订单号汇总相应的数据，并与财务部门进行及时沟通。对于变动成本，特别是能直接归属到订单的那部分，财务在报销时要确定真实的费用归属，相关项目领导要签字并严格把关，避免成本有意或无意的混淆。订单损益表的具体项目设置并不是一成不变的，财务报表也是如此的，可根据企业具体情况而做适当变化。但注意要保持订单损益表的一致性。例如某些费用的归属问题。订单损益表的直接目地就是加强对订单的财务管理，通过订单损益表时时了解订单各方面的情况，当发现异常情况时，一定要及时查明原因、采取解决措施。最后，把每一个订单的所有订单损益表归档在一起，再把属于同一个客户的订单资料也归集在一起，有利于订单信息和客户信息的快速查阅。
在订单生产方式盛行的趋势下，本文试图在企业财务的基础上进行另一个维度的订单分析，企业按照订单来分配收入、成本和损益，形成订单损益表，可以直接获得订单和企业的关键财务信息，对企业的内部财务管理有很大的作用，值得订单生产企业借鉴。
参考文献：
[1]郭佳、陈功玉：《面向订单生产对企业资源规划的挑战》，《南方经济》2010年第12期。
[2]欧阳芬燕：《基于订单生产型服装企业CRM数据仓库模型的构建与应用研究》，《浙江理工大学硕士学位论文》2007年12月。
[3]吴其江：《服务部门共同成本分配管理》，《经济广角管理与效益》1998第3期。
[4]洛红：《订单式小企业成本核算实践运用》，《财会学习》2008年第5期。
(编辑 代 娟)
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