有关学校档案管理论文
有关学校档案管理论文
学校档案工作既是学校常规管理的重要组成部分,也是衡量一所学校管理水平的重要标志。下面是学习啦小编为大家整理的学校档案管理论文，供大家参考。
学校档案管理论文范文一：浅谈学校档案管理
摘要：档案管理工作是学校各项工作中十分重要而又常被忽视的一项工作，尤其是在当今信息高速增长的时代。鉴于此项工作的特殊性及当前遇到的新情况、新问题，笔者就新时期完善学校档案管理做一粗浅探讨，提出要认真做好与档案管理相关的对策。
关键词：学校档案管理、特点、问题、对策
中图分类号：G463文献标识码：A文章编号：
引言：
学校档案管理工作是学校的重要组成部分，学校的各项规章制度、组织的各项活动以及学校个人的档案等等都在管理范围之内。档案管理是教育部门不可缺少的一部分，也是学校工作的真实反映。档案管理的形式多样，有教学活动、教学研究、科研管理、理论学习、财务管理、人员管理等，是学校开展各项工作的重要凭证。
1.学校档案管理特点
现代化学校档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件, 灵活使用表格、图形对档案分门别类, 组成企业档案管理系统, 可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。以山西忻州市职业技术学院为例, 该校自 1999 年建立了自动化办公软件系统后, 随之开发了学校档案管理系统, 档案管理系统下设六个目录: 学校档案移交目录、学校档案总目录、各类档案、合同档案、文书案卷目录、专兼职档案员、会计档案目录、文书卷内目录、移交目录。需要查阅哪方面的内容, 只需用鼠标轻轻点击对应的目录即可,方便快捷, 整个档案管理系统清晰明朗, 一目了然。
2.学校档案管理工作中存在的问题
2.1对学校档案管理的重要性认识不够
学校档案管理工作是一项默默无闻的工作，不像教学工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分教师包括部分领导干部对学校档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能在教学中起到主要的作用。因此，一些学校领导往往容易忽视学校档案管理工作，导致学校档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为学校建设服务。
2.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
学校档案管理是一项完善的科学教育工程，一般分为行政管理、教学管理、学生管理等几部分。但不少学校忽视档案管理，没有认识到档案管理是学校管理的一个重要组成部分。并且有的学校无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些教师认为教师的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
2.3学校档案档案收集工作缺乏力度
一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。学校人事档案材料本是客观、历史地记载本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”(年龄、工龄，党龄、学历)虚假现象较为严重。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。
2.4档案管理人员不专业
一般的学校没有设定专职档案管理岗位,有的学校是教师兼职或是临时配备的,有不少学校是由老弱病残者担任,属于照顾性工作。专业的档案管理人员缺乏、现有的档案管理人员业务水平低下是很多学校普遍存在的问题。专(兼)职档案员缺乏系统培训,大多在教学档案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的业务知识和技能。档案错归错放、随意散放、资料不全的状况,很难使档案工作走上规范化。档案管理人员的服务意识、开放意识淡薄,只在档案室做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作,很少认识到自身工作的重要性。在学校档案的收集方面,也始终处于被动地位,别人移交什么就接收什么,应该归档的珍贵会议文件、教学实践和科研材料等依然散失在个人手中,以致学校档案难以发挥应有的作用。
2.5学校档案管理的科学化、信息化程度不高。
随着科学技术手段的不断更新，学校档案信息管理系统已得到普遍采用，但有的学校是把学生信息、教师档案、班级基本情况输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
3.新时期学校档案管理工作的对策
3.1提高认识，加强领导。
进一步做好学校档案管理工作。校领导应高度重视学校档案管理工作，要定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进学校档案工作制度化、规范化和科学化建设。学校要从教学档案管理方面存在的问题出发,在科学划分系部档案类目的基础上,明确系部、教研室档案的建档、存档和管理职责,定期开展对学校档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速学校档案信息化建设。
3.2加强档案工作的基础建设。
学校领导要重视档案管理，做好档案管理设施的更新，要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。加强学校档案管理人员队伍的自身建设，提高档案管理人员素质。各学校要选择工作态度认真、责任心强的人员从事学校档案工作，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。
3.3健全管理制度，提高学校档案管理的制度化建设水平。
学校档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。健全的管理体制是整个档案工作的核心，学校档案管理制度的建立、建立健全教师业务档案，有利于教师队伍的建设，促进教师努力提高思想素质和业务技能;有利于积累教师工作成果，为教师聘任和职称评定提供科学依据;有利于教师管理体制的改革。通过建立健全教师业务档案，使教师管理更加科学化、民主化、规范化，为逐步实现现代化教育管理创造条件。
3.4提高素质,专人管理
加强队伍建设,不断提高档案员的素质是加强档案工作的必要条件。学校要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,各方齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理得齐全、完整和及时。21世纪是信息迅速发展的时代,对于年轻、熟悉计算机操作且热爱档案管理工作的教师要予以选拔重用。此外,要适时组织档案管理人员进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献
3.5加强学校档案管理现代化和信息化建设
利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案, 就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
4.结语
随着教育体制改革的深入和推行，既给学校档案管理带来了挑战，也提供了创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照教育整体的发展趋势，采取有效措施，建立起规范化的学校档案，在改革开放的新形势下，切实搞好学校档案的管理和利用，为学校领导决策提供依据，为教职工进行管理创新、学校评估以及教学改革提供信息，为学校进一步加强科学管理发挥积极的作用。
参考文献：
[1] 积极开展档案学术研究活动 主动展现高校档案工作价值和作用 [A]. 广西档案 ,2010.5.
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[3] 韦锦春 . 忻城县将档案工作纳入全县目标管理考核内容[A]. 广西档案 .2010. 2.
学校档案管理论文范文二：浅议学校档案管理和利用
学校档案是学校广大教职员工在 教育教学 工作、学校 管理及其他各项工作和学习等活动中形成的，具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录，是全体师生员工智慧的结晶，是历史的凭证，是学校的财富。学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分。因此，加强学校档案管理和利用工作是学校教育教学的需要，学校应该在抓好教学管理的同时抓好档案管理和利用工作。
提高对档案管理工作重要性的认识
加强意识，建立机构
档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地 组织好《档案法》的学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案、支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理 网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科(处)室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。
加强档案管理观念工作是服务于现实的需要
学校档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。因此，档案人员要有埋头苦干、默默奉献的精神，同时应当多一些敏捷和睿智，多一些果断，从基本上转变观念，要主动自己 联系市场，使档案工作产生一定的 经济效益，提高档案工作的自身价值。
档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。服务于现实是档案的一个重要功能，切实抓好档案管理工作可以为领导决策提供借鉴，为学校工作提供保障。
档案管理也是学校管理的重要组成部分，加强学校管理可以有效地促进学校工作。档案工作要发挥其对日常教学工作的检验监督作用。
学校档案的分类及管理制度
学校档案一般分为文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案，但主要是文书档案和教学档案两大类。
文书档案是学校党、政、工、团等日常工作中形成的，具有重要保存价值、经过立卷归档的文件材料，是学校领导进行决策、 总结工作、制定 计划的可靠信息资料。
教学档案是记录和反映学校在“教”与“学”的 实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。它是从教学计划的实施到教学质量检查，从课堂教学到实验教学，从学生的思想 政治工作到学籍管理，从师资培训到教学设备，从招考新生到新生入学的一系列过程，是衡量一个学校办学水平的标志，又是进行教学活动和教学科研不可缺少的依据和参考评比。
基本管理制度包括档案立卷归卷制度、档案保密制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案借阅制度、分级管理档案的管理制度等。通过制度的制定可以使档案工作有章可循，有规可循，规范档案工作的各个环节上的程序和标准，增强档案管理工作的缜密性，避免无序化。可以说档案的准确分类和健全的管理制度对促进学校档案工作科学化、规范化建设具有重要作用。
健全学校档案管理工作的具体内容及方法
学校档案的收集
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全;另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档，利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。
学校档案的整理
整理工作是档案管理基础工作中的主要环节，要强化档案的整理工作。因此，使“帐外”的材料得到补充，应严格按照统一的规范要求整理，才能达到提高案卷质量的目的。按照文书、教学、学籍、财会、基建、声像六大类和各项活动过程中形成的档案材料自身规律，保持其结构的完整性;按照学校档案的来源时间、内容和性质等条件保持其历史联系性，充分利用原有的整理基础，使之保持其系统性，便于学校档案的安全保管和方便利用。
学校档案的鉴定
档案鉴定工作是档案精练的重要的手段。学校档案鉴定的主要任务是：通过对已过保管期限的档案材料的价值进行审查，以区分重点，使学校有价值的重要档案得到重点保护，对已失去价值的档案予以剔除销毁。学校档案鉴定要坚持按内容、作者、时间和需要确定价值的原则，逐卷逐件进行审查，从数量大、种类多、内容复杂的学校档案中确定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已满的档案予以鉴定销毁。
学校档案的保管
档案保管工作是档案工作的一项重要的基础工作。学校要采取有效措施，防止与克服各种自然的、 社会的不利因素对学校档案的损毁，切实保护学校档案的完整和安全，不断提高学校档案管理的科学性。学校档案保管要坚持“以防为主，防治结合”的方针。
学校档案的 统计
要以表册、数字的形式，揭示学校档案与档案工作的有关情况。其主要内容包括学校档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等情况;认真填报上级教育行政部门印发的有关统计报表。
学校档案的利用
学校档案信息资源开发与利用，坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。做好后勤服务工作，强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。
努力实现管理手段的现代化
实现管理手段现代化就是利用 计算机等现代设备对档案进行存储、检索、统计分析等，由传统的手工操作过渡到以电子计算机为中心的现代化管理方法，办公自动化是提高档案管理工作水平和效率的重要手段。因此在工作中逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加微机、扫描仪、刻录机等现代设备。这是档案工作逐步实现现代化的先决技术、条件保证。
总之，学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，在做好档案收集、整理、归档的同时，利用好学校档案资源，采用先进技术设备，运用科学的管理方法，实现档案现代化管理，以最小的空间存储档案，以最快的速度传递信息，才是新时期档案管理工作的必然归宿。
参考文献
[1]朱斌.浅谈学校档案工作[M]//档案工作实践与探索.北京:中国文史出版社,2010
[2]孙丽兰.学校档案管理工作的几点做法[M]//档案工作实践与探索.北京:中国文史出版社,2010
[3]刘晓青.适应新形势加快职校档案工作 发展的步伐[M]//档案工作实践与探索.北京:中国文史出版社,2010
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