浅谈电子化档案管理论文
电子化档案管理是一种先进的管理技术,目前国内大多数机关或其他单位均采用或准备采用此种方式。下面是学习啦小编为大家整理的电子化档案管理论文，供大家参考。
电子化档案管理论文范文一：电子文件档案化管理探究
[摘 要] 随着信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，产生了几何倍数的电子文件，电子文件档案管理势在必行，这是现代化发展的要求。本文依据电子文件特点，就电子文件档案化管理过程进行了相关探讨。
[关键词] 电子文件 档案化 管理
实践中，由于对电子文件产生的环境、特点的认识不足，档案管理人员采用传统的档案管理方式和方法对其进行管理，这显然难以适应电子文件的管理需要。因此，对电子文件实行档案化管理成为一种必然的选择。
电子文件及电子文件档案化
1.电子文件及其特点
按照国家新颁布的《电子文件归档与管理标准》，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计数机等数字设备阅读、处理，并可网络进行传输的文件。具体表现为：电子文书、电子邮件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比，电子文件具有下列特点：(1)依耐性。电子文件是以电子字节形式记录的文件，从制作、处理、传输、存储等过程都是依靠计算机设备和网络完成的，在阅读使用时必须要借助计算机硬件、相关系统软件等数字设备。而纸质文件，通过肉眼就可以识别利用。(2)虚拟性。电子文件产生于电脑设备中，是一种数字化形式存在，在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等过程，都是以数字编码形式存在。(3)共享性。电子文件储存到计算机网络上之后，用户可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅，同一个电子文件均可以通过终端网络传输给若干个网络终端，可以使若干用户在不同的空间调用。(4)不安全性。网络是一个开放的平台，自身具有各种安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻击时，电脑设备及存储载体容易遭受感染或损坏，造成电子文件损毁及被删除更改。(5)不稳定性。电子文件形成后，其识读应用一般为磁盘、光盘、磁带等载体，而这些载体对环境的温度、防磁性、抗病毒等条件要求很高，而且这些介质处于不断更新发展中，当这些介质受到破坏后，会造成电子文件的不稳定性。
2.电子文件档案化管理
电子文件档案化管理，是指借鉴传统档案管理经验和形式，根据电子文件自身的特点，采用先进的设备及网络信息技术，运用文件中心、虚拟立卷等数字档案管理理论，建立高效、快捷的电子档案信息管理模式，提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，有目的性地对形成的相对集中的电子文件实行文件级(自动化、网络化)保存和管理，为部门及相关用户提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案管理
1.制订电子文件的归档管理制度
一是根据国家、地方相关电子文件归档管理标准，结合部门电子文件的特殊性和需求，制订登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全以及专利维护等各项归档管理标准，使之有的放矢。二是建立健全电子文件管理的检查审核制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，督促其建立完善文件归档手续、立卷、传输、使用等技术措施，严格各环节的管理权限，以确保信息的原始性、真实性和完整性。
2.明确电子文件的归档内容
根据电子文件的重要性和实用性进行排列分类，删除不需要的电子文件。一是确定电子文件的归档范围，将相应的电子文件进行编目后分门别类地归入文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件中，便于查询使用。二是可根据归档环境、存储载体技术及使用寿命等具体情况确定归档时间。三是一般电子文件实行两套相同版本的归档，拷贝二套，保存一套，借阅一套。在网上传输的文件也要实行保存两套，其中一套实行异地保存。四是严格遵守归档要求，准确说明电子文件配套的软、硬件环境要求。五是在局域网或其他网络下采用备份系统归档, 将要归档的电子文件存放在磁盘、光盘等介质上。
3.做好电子文件档案化保管。 (1)电子档案载体保护。电子档案载体应采用防磁性能好的专用柜架，环境温度要求为15℃ -24℃，湿度保持在45%-60%。同时做好“七防”工作(即防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠)，以保证存储介质的稳定性。(2)加强数据备份。一是对电子文件建立多套备份，分开保管，避免因某一电子档案载体损坏而造成文件丢失;二是每隔一段时间(一年一次)对电子档案进行一次保护性复制;三是对一些重要的电子文件，应采取相应的纸质文件备份，实现电子档案和纸质档案的同步管理。(3)网络安全保密。一是在现有保密基础上，借鉴国内外的先进经验，采取除使用磁卡身份证严格识别访问者身份外，加设电子密钥等，实行多重限制，最大限度地确保安全。二是建立完善先进的电子文件电脑网络系统逆流跟踪查找功能，便于在遭遇黑客攻击时，及时查找黑客行踪，将其缉拿归案，予以制裁。三是严格遵守电子文件管理使用规定，完善计算机杀毒防毒软件安全系统，严密防止计算机感染病毒。
4.电子档案的开发利用
电子文件档案化的最终目的是方便用户使用，电子文件开发使用常见的有拷贝、通信传输等多种利用方式。在使用过程中需要加强电子档案的有效利用管理：一是根据使用者工作职责和性质进行相关权限设置，杜绝那种无原则地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的监控，使用内容不适于完全开放的，禁止提供拷贝。三是在网络环境下传输或直接利用等的电子档案，要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期地更换，防止泄密。四是建立电子档案利用系统全程跟踪监控和容错能力，提供相关使用登记记录，防止由于操作不当造成的损失。
5.加强从业人员知识技能培训
当前，自动化办公已成为时代主流，相关存储设备和技术也随之发展，具有一定的专业性和难度需要加大对从业人员的培训力度，使其不断更新其知识技能，提高业务素质，跟上时代步伐。
结 语
总之，实行电子文件档案化管理是一项长期的任务，需要我们根据其特点，采用适宜的办法，做细做强。
参考文献：
[1]柳向红.电子文件档案化管理的特点[J].兰台世界,2005(11).
[2]韦艳.电子文件档案化管理探究[J].吉林省教育学院学报，2010(5).
[3]陈义斌，吴洋，朱丰.如何做好电子档案的管理[J].黄河档案馆.
[4]陆小宇.谈谈电子文件的档案化管理[J].科技创新导报，2008(3).
电子化档案管理论文范文二：档案管理电子化的思考
[摘要] 结合金沟河流域管理处档案信息系统的建设管理中出现的问题，提出在应用过程中应注意联系单位实际，深入考察与电子化相关的各种情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以提高档案管理的水平。
[关键词] 档案管理; 电子化; 信息技术; 思考
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2012)15- 0099- 02
加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的自动化，是实现档案工作现代化，提高档案信息管理系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作的复杂系统工程。2005年金沟河流域管理处档案室初步建成了文书档案处理信息系统，2009年完善了全处范围的局域网建设，使档案管理不断向信息电子化管理的目标推进。
1 档案信息电子化的作用
在办公自动化系统中，电子文件从起草、定稿到印发都在计算机上进行，它便于修改、复制的特性，使得在纸质档案中最能体现档案原始性的形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理中的最后一个文本，没有草稿与正稿的区别，文件与档案之间很难划定一条人为的界限。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，使得档案工作中的技术含量明显增加，对档案管理工作造成非常大的影响。档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：
(1) 档案信息电子化，可充分利用现代化办公设备技术，减少对纸张等自然资源的耗费，提高工作效率。
(2) 档案信息电子化，可改变信息再次利用受人员经费限制的影响，依靠个人即可较容易地根据需要进行再开发，避免了因外在因素的限制，使档案工作者的劳动成果利用较难的现象。
(3) 档案信息电子化，可利用计算机网络，使电子档案方便地传输共享，单位领导及相关人员可方便快捷地得到所需的文件资料，有效地提高了服务质量。
2 实现档案管理电子化应注意的问题
本文结合金沟河流域管理处在档案管理电子化中遇到的问题，谈一些粗浅的看法。
2.1 实现档案管理电子化，首先应做到档案标准化、规范化
在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。
2.2 电子化系统的开发应注重系统整体水平的提高
档案信息电子化系统的开发应注重整个系统功能的完善，组成系统的各个子功能模块都应周密考虑，特别应重视网络功能的利用，这样才能充分提高系统的综合能力。部分功能模块或一个重要模块的不完善，都可能造成系统应用水平的低下。系统开发完成后，应进行充分的测试，针对单位的实际应用，逐一检测每个功能模块，通过不断细致的修改完善，使系统的整体管理水平有较大的提高。
2.3 重视档案信息数据库的建设
档案电子化管理的核心和基础是档案信息数据库，档案信息数据库是指在计算机上存储的相互关联的，具有一定组织结构的档案信息数据的集合。数据库建设中一定要统一认识，软件开发人员同档案业务人员应充分沟通，协同配合，明确档案数据的收集来源，针对不同的来源和类型，做好信息数字化的处理、归档，方便后期信息数据的录入。同时，要面向应用，充分考虑计算机软硬件平台的飞速发展变化，不断完善数据库的内容结构。
2.4 应制订切实有效的技术方案
在实现档案管理电子化的过程中，应根据本单位的情况，实事求是地分析现状，充分考虑本单位的发展需求及先进技术的未来发展，制订出切实可行的方案，追求经济与效益的最优比，避免追求大而全，高标准高档次，造成系统设备购置后不能充分利用，投资浪费现象的发生。
要充分做好归档电子文件的技术处理工作，保护电子文档的安全。通过采取技术手段，将已归档的电子文件进行安全处理，保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。
要解决好电子文件的保存问题。要根据不同存储介质的特性，注重外界光、水分、灰尘、磁场等对电子文件的影响，加强防护，同时做好定期检查和备份，以保证电子文件中原始信息的长期保存。
2.5 根据单位实际加强管理
档案信息电子化的管理，最终目的是要做到集中管理和方便应用相结合。由于历史的原因，在不少的单位都不同程度地存在集中统一管理不力和使用不方便的问题。通过电子化的推进，使用不方便的问题可逐步解决。但是，集中统一管理问题，因许多档案信息归类到单位内不同的部门，由各自管理，未归入档案部门进行管理，使档案信息电子化系统信息不全，形成信息分割，一方面造成资源浪费，另一方面也影响了信息的使用。
2.6 重视人才管理
档案信息电子化的最终落实，要通过档案管理人员的应用来实现，其素质水平的高低直接影响电子化水平的应用效果。对于单位来说，应加强组织领导，有针对性地进行业务培训，使档案管理人员其基本掌握信息技术的新知识，熟练系统的操作;档案管理人员要加强自身的学习，不断补充新知识，努力钻研业务，以适应信息时代档案事业的发展要求。
总之，档案信息电子化管理的最终目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。实现档案管理的电子化，要充分考虑单位的实际情况，统筹兼顾，循序渐进，利用先进技术，逐步完善系统的各项功能;同时，在建设过程中，要充分调动各方面的积极性，通过深入分析与电子化相关的诸多方面的情况及发展趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径，以达到提高档案管理水平的目的。
主要参考文献
[1] 国家档案局. 电子文件归档与电子档案管理概论[M]. 北京：中国档案出版社，1999.
[2] 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局. 电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)[S]. 2002.
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