有关办公档案管理论文
有关办公档案管理论文
随着我国教育经济的快速发展,办公档案管理的现代化水平也越来越高。现化代的办公档案管理方法对于办公档案管理工作效率与质量的提高有着重要的作用。下面是学习啦小编为大家整理的有关办公档案管理论文，供大家参考。
有关办公档案管理论文范文一：浅析高校院系办公室档案管理
[摘 要]随着高等教育大众化的不断发展，高校办学规模也在不断地扩展。作为高校档案管理的重要组成部分，高校院系办公室的档案管理应根据档案管理的特点和实际情况，采取解决措施。
[关键词]档案管理 规范化 现实问题 改善对策
[中图分类号] G472.4 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437(2013)09-0102-02
随着高等教育的不断发展，高校规模不断扩大，高校间的合并和交流及档案办公自动化的普及，使档案管理种类和数量不断增加，这就要求档案管理人员根据档案管理特点，采取有力措施做好档案管理工作。
一、高校院系办公室档案管理的特点
第一，档案类别和数量逐渐增多。由以前的文书类和科技类这两大类发展为现在的教学类、行政类、外事类、党群类、科学研究等十个一级类别。
第二，管理方法朝数字化、信息化以及自动化方向发展。由于网络信息的普及和多媒体技术的发展，办公室档案管理由分散管理向集中管理转变，从手工管理向自动化管理转变。
第三，具有很强的服务性。一是为高校档案管理服务，服从其管理及接受指导;二是为院系师生服务，为院系领导日常管理和重要决策提供服务。
二、高校院系办公室档案管理规范化的重要性
(一)档案管理规范化是遵循高校教学管理规律的要求
高校院系档案管理具有它自己的规律，我们不能违背事物的规律。加强办公室档案管理规范化建设是高校教学管理的规律，是一项重要的建设性工作，必须加强其管理的规范化。
(二)档案管理规范化是支持教学建设及改革的重要力量
教学管理规律要求不断对教学进行改革和完善，提高教学质量。因此它要求建立稳定的教学秩序，以维护教学工作的良好运行，同时加强教学的基本建设。而这一系列改革及建设都离不开院系档案管理的规范化，档案管理的规范化为其提供了支持和重要力量。
(三)档案管理规范化有助于提高教学管理效率
高等教育分为专科和本科，他们不单单是学制的不同，管理上的调节方式也不同。全日制专科的教学管理虽突出规范性，以刚性管理为主，但缺乏微观管理理念和灵活性。这就警示和要求我们在本科教学管理中，要注重教学管理的灵活性，提高院系档案管理规范化，提高档案管理过程的效率。
(四)档案管理规范化是强化高校教学管理信息化的要求
在信息高速发展的今天，高校作为最大信息用户群，已不单单是信息的集聚点，更是信息的传播和信息价值的实践者。传统的高校管理方式早已不适应现在市场经济条件下的高校教学体制，教学信息的普及和高度化发展，决定了高校教学管理的强化需要大量信息作为参考，这样才能使管理人员能作出科学判断。
三、高校院系办公室档案管理中存在的问题
(一)档案管理行为方面
在档案管理方面，很多文献资料由于被忽视而错失了及时整理归档的最好时机，造成文献资料丢失。
对院系档案管理工作的误解，使很多人没有重视办公室档案管理这一无形劳动。这种观念导致了在雇佣档案管理人员时的随意性，这严重阻碍了院系办公室档案管理的规范化操作。
教学院系没有把办公室档案管理工作和行政工作清晰区分开，导致院系档案管理容易处于一种无序的混淆状态。由于机构设置问题，档案管理工作容易被其他行政管理工作取代，这就造成了办公室档案管理的分工不明确。
(二)档案管理手段方面
在档案管理手段方面，管理方法过于传统，无法实现办公自动化，管理手段缺乏科学性。目前，很多高校在档案管理规范化方面仍采用原始的手工管理方式，尤其是在目录索引的编制上还无法很好地运用计算机的现代化方式编制，这很大程度上降低了办公室管理的效率，也降低了档案管理的精准性。
(三)档案管理信息化方面
由于高校长期受到计划体制的制约，高校档案管理缺乏市场意识、服务意识和信息资源意识，信息化资源开发和服务与市场需求开始出现脱轨的情况。
由于未能完全遵循市场的需求来开发索引信息资源，开发系统自身又缺乏以用户为目标的标尺意识，档案管理信息化缺乏针对性和实用性，造成了资源的盲目开发和无谓的浪费。
无法准确把握好信息资源开发及服务的时效性，没有形成多元化服务功能等立体型体系。只有让信息资源开发和服务功能向多元化发展，形成一个立体型体系，最大限度发挥它在高校管理中的作用，才能在市场经济竞争激烈的形势下反被动为主动，获得最新、最准确、最全面的信息资源。
(四)档案管理认知方面
现在人们对档案管理的认知程度还有局限性，档案管理受重视程度不够。目前出现的院系档案管理工作地位边缘化的现象，主要是因为管理人员没能认识到档案管理工作的重要性，没有严谨地遵循档案管理的规范化操作，对待档案管理工作草草了事;由于档案管理工作是服务性很强的工作，它不像其他工作一样能很快产生经济效益，所以领导人员对档案管理工作的重视程度不够。
(五)档案管理人员信息素养方面
档案管理人员是档案管理工作的执行者，建设一支高素质的档案管理队伍，对于档案管理工作而言是至关重要的。所谓的信息素养就是指一个人对信息技术知识的灵活掌握及运用。信息知识的种类很多，包括传统文素养、历史、信息系统等，而院系档案管理人员大多没经过专业的相关工作培训，缺乏必要的档案管理信息知识，还有部分档案管理人员不能很好运用计算机等自动化档案编制和管理，档案管理工作效率低。
(六)高校的发展合并和扩招方面
高校教育的不断发展，使得高校规模不断扩大，高校间的合并和扩招交流及档案办公自动化的大众化，也使档案管理种类和数量不断增加，这增加了档案管理的难度。院系规模的扩大，使学院传统的手工档案管理方法不能满足其运用需求。而硬件设施的缺乏也制约了档案工作的开展。院系间的合并、档案管理人员的疏忽，这些都容易导致重要档案资料未移交或遗失，使档案管理缺乏完整性。
四、高校院系办公室档案管理规范化的对策
(一)提高对档案管理规范化的认知和重视
办公室档案管理的规范化是开展其他教学工作的基石。为了加强院系档案管理规范化建设，要遵循市场经济的客观条件，正确认知，只有正确认识了它，才能正确对待和重视档案管理工作。
(二)具体问题具体分析，按不同教学档案要求做好教学档案收集和归档工作
教学档案大致分为综合教学档案管理、教学计划与研究档案管理以及教学档案的预立卷。管理人员应按不同类别存放档案资料，并在资料上标明作者和日期，做好一份书面记录，以便长期保存。对部分残缺或不符合要求的资料要及时进行补救，保证归档文件资料的完整性、准确性。
(三)完善档案管理制度，建立起办公室档案管理的标准化和信息化服务网络
健全相关的规章制度，同时加强档案管理的硬件设施，按照信息化档案检索系统的要求，建立教学档案管理信息化服务网络，实现资源共享。充分利用现代化信息技术收集信息资源，挖掘信息资源的综合性优势，使资源重新优化组合，最大限度地发挥新的优势效益。另一方面要建立档案管理的标准，在加强档案管理规范化同时，实现教学档案管理的自动化，提高工作效率。
(四)提高档案管理人员的综合素质，建立起具有高素质业务能力和高尚职业道德的档案管理队伍
相关部门对从业人员上岗前要进行系统和专门的培训，让管理人员具有对档案管理必须的科学文化素养，具有较强的业务能力。此外，还要对管理人员进行思想政治素养的培训，坚决遵循党和学院的各项规章制度，以服务学校工作为宗旨，认真负责做好档案管理工作。
为了适应不断发展的高等院系教育工作，必须重视和规范院系办公室档案管理，并根据实际情况，发现问题，解决问题，以此来提高院系办公室档案管理的服务意识和服务品质。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 李庆山.高校档案管理规范化建设的途径[J].兰台世界(上半月)，2006，(21).
[2] 董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学，2008.
[3] 王树新.高校院系档案管理工作刍议[J].中州大学学报，2011，(4).
有关办公档案管理论文范文二：浅析办公室文书档案管理工作
摘 要：文书档案是社会发展历程的记载，客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位，文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。本文主要分析了文书档案的管理特点和存在问题，并提出改进措施。
关键词：文书档案;档案管理;问题;措施
文书档案是社会发展历程的记载，客观反映了问题的处理过程、规范管理及科学决策的实施与成果。办公室的文书档案在档案管理工作中占重要地位，文书档案的收集与归档从属一项具有较强技术性与服务型的工作。近年来，随着时代的不断发展，文书档案在各个单位、各个公司的各项工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文书档案的完整性与真实性，不断提高档案立卷的质量，才能更好的开发与利用档案信息的资源，从而为社会提供更好的服务。
1 文书档案管理的特点
1.1 文书档案管理的重要性
文书档案主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是办公室人员的重要工作之一。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文书档案载体多样，内容丰富
作为单位工作中的重要组成部分，文书档案有着对单位工作的各方面一种有效的反应以及真实记录的作用。文书档案的载体具备了多样性，主要包含了单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等以及上级部门所下发的各类文件。档案的内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。
1.3 文档工作一体化
文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，二者相辅相成，文书档案主要来源于文件工作，文书档案的质量直接影响着档案的质量和档案工作。
2 当前文书档案管理存在的问题
2.1 文书档案管理制度不规范
当前，许多企事业单位的文书档案管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里，由于行政办公室工作任务繁重，没有及时将分散在其他科室的文书档案资料归档;或由于办公室人员为了方便使用，没有及时将使用完毕的文件归档;或其他科室人员对文书档案归档没有足够的重视，使用后将文档放在自己科室而导致流失，这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，不利于管理。另外，目前很多单位不重视文书档案的管理，管理意识薄弱，档案管理的制度不完善，职责分工不明确。文书档案的管理利用，跟不上企事业单位发展的新形势，文书档案资料如果能够得到充分的利用，将会为企事业创造极大的经济利益，促进单位管理的科学规范。
2.2 文书与档案工作在衔接上存在着问题
文书档案工作，即文书和档案两者组成，它们既有区分也有联系，既有分工也有统一。一个“分体式”的管理体系能够从根本上实现在现实中文书工作与档案工作的和谐配合。就目前的情况看来，在大多数单位当中，“分块管理”是文书和档案工作中所实行的管理制度。虽然说这种管理制度具备了有效性和科学性，但在现实工作当中由于文书人员对于档案的意识较为单薄以及档案人员对于文秘的工作也很少有考虑，在某种程度上这种制度却让文书工作和档案工作产生了分歧，没能够真正做到和谐的统一。
2.3 档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心
在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。
3 办公室人员做好文书档案管理的措施
办公室文书档案管理工作与办公室各项业务工作直接挂钩，办公室文书管理工作是否到位直接影响着一个办公室的业务效率和业务质量，也直接影响着文书档案管理工作的效率。由于办公室文书档案种类繁多，管理工作复杂，我们应该从规范体制、充分运用计算机技术、提高人员素质等方面入手，做好办公室文书档案管理工作。
3.1 完善档案管理制度，切实提高文书档案管理水平
文书档案管理对一个单位的管理有着重要作用，单位领导要充分重视文书档案的管理工作，完善档案管理制度，完善档案管理需要的硬件配套，并将单位文书档案管理制度深入贯彻实施，促进文书档案管理规范性和标准性，切实提高文书管理水平。要提高档案管理工作的规范化现代化管理水平，必须稳办公室人员队伍，提供较好的工作条件和环境，使其能安心文书工作于档案管理工作。另外，要从思想上牢固树立做好文书档案工作的责任意识，发扬奉献精神，认真地做好文件资料的收集整理工作，进行统一保管，以便查找和利用。
3.2 建设“自动化”系统，实现一体化管理
在自动化环境下，将实现淡化文书和档案二者界限的效果。所有的文书将在相应设定的系统下得到统一的体现，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范。在自动化系统的设计时，需要考虑的是前期的文书处理以及后期的归档管理工作。将文书和档案的信息归入到相应的系统之中，再通过计算机对其进行有效的管理，从而达到资源共享的作用，并且能够实现文书、档案工作合二为一的实现“多途径检索”“一次性输入输出”的信息化管理效果。这样的情况下，能够有效的将两者的工作精密的结合起来，从根本上实现文书处理、档案管理的一体化。
3.3 强化档案管理人员的培训
作为一名档案的管理人员，需要具备丰富的档案管理知识与扎实的管理能力。除利用业余时间自我学习外，还可参加相应的省市档案局的有关档案管理培训，以此不断深化自身的档案管理专业知识与业务水平。同时，也要加强兼职档案管理人员的知识与技能培训，使他们深化了解并掌握有关文书档案的收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，以便为档案管理工作打好基础。对于档案文件的收集期间存在的问题，档案管理部门应及时向各部门反馈，并要求其修改。对不熟悉的人员，可给予相关的业务指导，以确保办公室文书档案管理工作的顺利进行，减少档案收集完成后出现较多的返工情况，确保档案管理工作有序开展。同时也要争取本单位本公司领导、同事们的高度重视支持和配合，才能确保档案管理工作有序开展。
4 结束语
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。办公室人员要提高对文书档案管理工作重要性的认识，提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。
参考文献
[1]文圭贤.文书档案管理中存在的问题及对策之我见[J].现代经济信息，2010(16).
[2]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报(理论);2014(2)：81.
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