秘书论文参考范文
秘书论文参考范文
企业秘书的角色定位是一个动态的、循环反复的过程 ,一般要经历角色认知、角色初始定位、角色期望、角色冲突、角色互动、角色再定位等六个环节。下文是学习啦小编为大家搜集整理的秘书论文参考范文的内容，欢迎大家阅读参考!
秘书论文参考范文篇1
论教学秘书在工作初期的角色定位
教学管理工作有自身的特点，既有规律性，也有复杂性，并非一日可以完全掌握了解。原教育部副部长周远清在《第一次全国普通高等学校教学工作会议上的讲话》中曾经指出：“教学管理并不仅仅是一般的行政管理，而是兼有学术管理和行政双重职能的一门科学，是一门需要长期学习和实践才能掌握的一门科学。”新任教学秘书对工作的不了解，容易对工作本身产生误解。因此，尽快了解教学秘书的工作职责、角色定位、发展方向是新任教学秘书必须要做的功课，也是胜任教学管理工作的必要前提。
1 教学秘书的职责
1.1 学籍管理
现代教育观尊重学生的主体地位，倡导学生能成为自觉自律的活动主体。学籍管理是对学生在校期间活动去向的管理，是借助专门系统对信息进行维护与更改。学生入学阶段，要进行信息登记注册，确保学校系统中及大学生学籍信息网内有数据可寻。在校期间，学生由于当兵、留学、伤病、转专业、降级等原因，会发生信息更动。教学秘书要在第一时间记录更动的原因，并及时通知学生填写申请单。学生需要凭借申请单到指定部门办理相关手续。学籍管理是对日常学生信息的维护，是确保学生正常学习，正常毕业的关键环节。
1.2 资料档案管理
教学秘书在日常工作中需要接触到几类资料。第一类是试卷资料：按照正常的教学秩序，每学期有期初的补考、期中考、期末考。每次考试结束后，教学秘书要及时存放试卷，确保空白试卷、试卷答案、试卷分析表、学生答题卷、成绩登记表依次放入指定试卷袋;第二类是申请单：日常工作中涉及到的申请单主要有学籍更动类的申请单，如休学申请单、退学申请单、复学申请单。考试方面的申请，主要有重修申请单、缓考申请单、跟读申请以及免修申请单;第三类是重要文件资料：教学秘书要及时关注学校制定的方针政策，做好要点的记录，以便应对不时之需。第四类主要是教师科研成果的整合，包括课题项目及教学研究论文。
1.3 课程管理与考试安排
教学秘书要根据各教研室下达的教学任务安排课表。在学期初要将各专业的课程信息录入到系统中，除了要确保信息录入的及时性，还要确保信息的准确性。每门课程结束教学任务后，教学秘书要协助任课老师安排考试时间和考试地点，并及时通知到学生。
1.4 毕业生管理工作
毕业生管理工作集中在每年的六月份，其中要经过初审、终审两大环节。毕业生管理工作是对每个毕业生四年学习结果的审核。教学秘书不仅要审核总学分，还要对各类性质的学分进行分类审核。毕业生管理工作看似是集中处理的工作，实际上也能反映日常信息维护是否做到了完美无缺。
1.5 日常事务联络
教学管理除了专业技术上的工作之外，也会涉及种种联络协调事务。比如会议前期筹备工作、外宾接待事宜以及突发事件应急处理等。
2 教学秘书在教学管理中的功用
2.1 确保教学工作稳定运行
学校教学秩序的稳定运行离不开教学秘书的辛苦付出。如果一个学校缺少了这批工作人员，人才培养方案将无法落到实处，教学检查流于形式，与外校的沟通合作难于开展，学校的发展目标也将只是镜花水月。
2.2 体现学校软实力
教学秘书是学校教学管理部门的一员，在处理事务时不仅要面对学校内部的师生，也要面对各色外校人员。教学秘书个人的仪态形象、语言表达能力以及处理事务的能力都会以直观的方式呈现在学生面前。师生可以通过教学秘书这一窗口了解一所学校的办学风格及办学质量。因此，教学秘书不仅代表着自身的形象，也代表着学校的文化和价值追求。
3 新任教学秘书存在的问题
3.1 对工作性质认识不到位
教学秘书是管理岗位，大部分工作要借助网络平台及管理流程操作。基于这一特点，新任教学秘书容易轻视工作中的突发状况，容易忽视与其他部门的联系与沟通，认为教学管理就是按部就班的重复化劳动。而实际工作中，教学秘书也要具备应变能力、计划统筹能力、创新能力，如此才能掌控好工作进程，留出更多空间应对突发情况。
3.2 对繁杂事务缺乏耐心
有相当一部分教学管理工作十分繁杂琐碎，一旦出差错，就会对教学过程产生影响。比如安排考试时，如有监考教师未到场，就算作教学事故处理。新任教学秘书往往缺乏相关工作经验，缺乏细心与耐心，对事务中的细节及隐患问题没有敏感的洞察力和防御意识。如此一来，容易出现捉襟见肘的现象，不仅影响个人情绪，也不利于工作有效开展。
3.3 服务意识不高
新任教学秘书容易局限于自己所接触的工作内容，以完成日常事务为目标，缺少为他人服务的意识。作为教学管理环节重要的纽带，教学秘书除了要有一定的执行力和管理能力外，也要有服务意识。教学秘书要尽量满足任课老师提出的合理要求，不断完善工作中的缺陷，虚心听取或采纳对方提出的意见和建议，主动和各部门联络沟通，积极处理好工作中出现的矛盾及问题。
4 新任教学秘书的角色定位
4.1 环境适应者
适应工作环境，是做好工作的前提。教学秘书首先要和本部门的同事搞好人际关系。良好的人际关系能调动人的愉悦之情，舒缓紧张的办公氛围，提高办事效率。教学秘书接触最多的是教学院长，在平时工作中，要及时将工作进展情况汇报给上级领导，对领导遇到的困难要适时给出恰当建议，做到上情下达，下情上传。除此之外，教学秘书要学会积极与其他部门的领导、同事交流，以饱满热情的姿态面对工作中出现的挑战和问题。由于琐碎的工作内容，时刻保持稳定平和的情绪状态对个人的心理承受力有很高的要求，教学秘书要调整好个人情绪，以大局为导向，戒骄戒躁，不以个人好恶评论人，不以私情牵动工作节奏，尽早适应工作环境，逐步融入到集体生活中去。
4.2 困境试炼者
在工作初期，新任教学秘书必然会遇到种种难题。比如毕业生学分审核工作：这项工作维持时间长，数据量大，无法在短期内一次性解决。新任教学秘书遇到这种问题，要理清做事头绪，分工合作，分阶段完成指定目标。困难，是工作初期必须要面对的。只有调整心态，找到做事的方法，逐步理清混沌不清的环节，才能真正挺过困境阶段。
4.3 业务学习者
新任教学秘书首先要做到虚心。按传统观点，教学管理工作单一枯燥，无需耗费精力便可完成，而事实上，每一项细琐的工作中都蕴藏着技巧和注意点。比如在安排期末考试时，如果不做提前准备，到忙乱的期末阶段会因为其他叠加的事务出现信息遗漏、考场错置、课程冲突等突发情况。新任教学秘书有时会因为想证明自己的能力而不愿放低身段向他人请教，致使原本可以避免的问题一一出现。学习是一个人发展的前提，虚心向有经验的同事请教不仅可以拉近人与人之间的距离，也能助推自身业务的发展。
教学管理工作面对的不仅是庞杂的数据及信息，也需要面对人。教学秘书除了要学习基本的信息处理技术之外，还要提高自身的文字表达能力、资料归档能力、日程统筹规划能力以及沟通协调能力。
4.4 生涯规划者
随着高校改革的不断深化，教学秘书局限于眼前的工作不利于自身的长远发展。教学秘书要为自己设定长远的发展目标。(1)做工作上的完美主义者。教学秘书对工作中出现的疏漏不能采取视而不见的态度，要早发现，早更正，早处理。教学管理工作有一定的规律性，一旦发现问题不处理，就会在之后的工作中再次出现，如此循环，不仅会影响教学工作的高效开展，也会挫伤教学秘书本人的工作积极性。因此教学秘书在工作中要勤于做工作笔记，及时罗列工作中不到位、可改进的地方，培养自己的责任心、上进心。(2)做科研上的有心人。教学秘书在完成日常工作之余，可以关注学校发布的课题项目，将日常工作中总结出来的问题及心得融入到课题研究中去。(3)做自身素质的开拓人。教学秘书除了要掌握坚实的业务知识，还要不断弥补自身能力上的缺陷。通过学习教育学、管理学、社会学、心理学方面的专业知识完善自身的知识体系，不断改变自身处理问题的方式。除此之外，要发现和发展自身所长，将自己擅长的领域应用到工作中去，不断提升个人价值。
秘书论文参考范文篇2
浅析办公室秘书对档案管理工作问题
办公室秘书的工作和档案管理联系十分密切，秘书工作与档案管理工作有相辅相成、密不可分的关系。现代的秘书工作和档案管理最关键的问题是公文。公文是秘书工作的重要产品，档案资料是从公文中获得的，档案管理的前身就是公文。因此，公文质量的高低对于档案管理的质量有十分重要的影响。一个高质量的档案管理，需要严格的对公文进行处理。所以，做好秘书工作是确保档案管理工作的重要基础，其之间虽然紧密相连，但是还具有各自的独立性。
1.秘书工作与档案管理工作存在的问题
伴随着科学技术的发展，特别是计算机技术的快速发展，档案管理日益朝“一体化”的方向发展，实现了“文档一体化”。所谓“文档一体化”，指的是从秘书工作和档案管理的角度出发，公文从生成、制发到归档管理的过程中，需要通过运用计算机管理系统，实现文档的生成一体化、利用一体化、规范一体化以及管理一体化，实现秘书工作与档案管理信息资源的共享。但是在具体的工作过程中，秘书工作和档案管理运用的是分块管理制度。虽然其具有一定的科学性，但是也存在一定的缺陷，从某种程度来说，加大了秘书工作与档案管理的距离。因此，通过对目前秘书000工作与档案管理存在的关键问题，也就是公文的格式与处理方法等方面存在着一些不足。
1.1纸质档案的标准与装订规范问题
我国相关的规范标准对公文的规定为：公文所运用的纸张定量在60g/m2～80g/m2范围内的胶版状态的印刷纸或者复印纸，纸张的型号为国际上通用的A4纸;在装订时，要求从左侧装订，不能出现漏页、坏钉、散页或者脱落的现象，并且还要确保后背平整等。但是通常情况下，公文所使用的纸张不会着重于关注克度的要求，进而容易造成纸具有质量差、耐折度低的特点，最终导致公文的纸张保存时间不长，就出现发黄的现象。除此之外，公文在进行印刷和装订的过程中，还容易出现掉页、压字、钉脚不齐以及漏页的现象，进而导致公文不具有美观性和严肃性、档案信息不具有完整性。
1.2公文版记设计与附件要求规范问题
公文版记的规范有利于促进“文档一体化”，实现秘书工作和档案管理部门的互相衔接。但是在日常工作中，秘书往往对其没有足够的重视。例如在公文中存在着有主题词内容，却没有表明抄送和抄发单位;由于主题词自拟自编、选用不准确，给文件的归档管理、写案卷标题等方面带来麻烦，加大了“文档一体化”操作的难度。在我国的相关规范标准中，对于公文的附件也做出了相应的规定，但是在目前的公文制发过程中，还存在着部分单位企业没有对其进行正确处理的现象，例如，部分公文的附件字样标志不恰当，正文与附件的名称、序号等信息不相同。另外，在对附件进行单独装置时，没有对正文的字号、排列序号进行正确的标识，这对于公文的规范立卷、规范归档，进行档案管理具有一定的阻碍影响。
1.3档案的规范程序与文种利用问题
我国的相关规范规定的公文档案有13类，但是在实际的工作过程中，秘书人员容易将“决定”和“意见”、“通知”与“通告”等意思相近的词混淆。其中，混淆率最高的两个文种是“请示”与“报告”，在应该使用“请示”的情况下，使用了“报告”;在应该使用“报告”的情况下，使用了“请示”，严重者还出现将这两个文种互相结合的现象，例如“请示报告”。一系列的文种错误，不仅给公文的受理机关造成了不便，而且还对公文文件的归档管理带来了影响。公文办理程序是一个具有严密性特点的体系，但是在日常工作中，越级行文、签发，公文的有校对无复核以及没有登记就进行印发的现象却屡屡存在，不可避免，就会给公文的档案管理工作留下一定的隐患。
1.4公文原稿与规范编号问题
对公文进行处理的过程中，进行原稿的收集和整理工作是其中最重要的环节。在公文办理的过程中还存着公文的办理过程规范，但是在进行归档时，只有公文的定稿，没有原稿或者修改稿。从某种程度上来说，修改稿，特别是经过领导批示的具有很高的存档价值。另外，还存在着归档材料没有进行复印，就对其进行存档，在短期时间内字迹容易变模糊，进而给公文的质量造成影响。
2.秘书工作中对档案管理的处理措施
以上针对秘书工作的档案管理关键问题进行分析，为了有效的避免这些问题，需要采取以下几个方面的措施进行解决：
2.1秘书对档案管理要树立质量管理意识
为了做好秘书工作和档案的管理工作，首先，秘书要对档案管理工作树立质量管理意识。在对待档案工作的每个环节，管理档案的工作人员都要树立在档案管理上，档案的管理质量窑器必须是第一的思想观念，对自身的档案管理工作岗位、责任和义务要进行明确。
2.2秘书对档案管理要制定规范的质量标准
在我国的相关法律规范中，例如《档案法》、《办法》等规范，对于我国的机关公文进行处理时，需要遵循相关规范所制定的公文格式、原则、收发程序、行文规则以及公文管理的要求和归档工作等内容。要求秘书000工作人员要认真的学习，并熟练掌握。
2.3公文档案管理要建立组织机构
实现公文的全过程管理，要通过理顺管理体制，健全组织机构以及建设优秀的队伍等方式来加强管理。秘书000工作和档案管理要求工作人员必须具备专业性和技术性，建立一支优秀的工作队伍。
2.4公文档案管理要制定严格的公文办理程序
通过建立严格的管理制度和工作程序，确保工作人员依据严格的标准规范来对公文进行办理。所制定的公文办理程序，要具有细化、简捷以及操作性强的特点。为了有效的执行公文的行文规则，要对审核签发制度进行严格规范，例如公文在印制前所办理的审核手续是否规范、附件和格式是否齐全、规范等。除此之外，在对公文的用纸方面，例如纸质、纸型、纸张尺寸、字体字号、分布规范以及装订要求等方面进行严格的把握。
2.5公文档案管理要运用先进的设备技术
目前我国已经进入了信息化时代，先进的科学技术的得到了越来越广泛的应用。以往的公文文件设备和档案管理工具已经不能适应现代社会的发展潮流。因此，通过充分利用先进的计算机技术，使档案管理实现电子化，并配置相应的先进设备工具，对秘书工作人员进行定期的培训，使其能够熟练、规范的操作设备。
3.结束语
通过对目前我国的秘书工作和档案管理问题进行分析，为了搞好档案工作，在文中提出了搞好档案工作应解决的对策和方法，其目的，旨在促进办公室秘书工作的良好发展，通过办公室秘书，将编制委员会的档案管理工作。以科学性和规范性的方向发展，使档案工作，在市场经济中，为人才流动做好服务，为档案管理规范化做出贡献。