行政秘书工作论文

行政秘书工作论文

　　行政秘书是高校中各项事务管理的参谋和助手，同时还起了联系管理层与师生关系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘书的工作效率的提高通常面临一些问题。下文是学习啦小编为大家搜集整理的行政秘书工作论文的内容，欢迎大家阅读参考!

　　行政秘书工作论文篇1

　　浅谈高职院校行政秘书工作的创新

　　[摘要]作为高职院校行政秘书，主要工作职责就是为了更好地执行办公室的各种行政事务，保证各项工作的顺利进行。文章详细阐述了行政秘书的工作职责和工作特点，分析了行政秘书在行政管理工作中存在的问题和提高路径。

　　[关键词]高职院校;行政秘书;工作;创新

　　随着全国的职业院校蓬勃发展，办公室集教学、科研、管理于一身，成为了各工作的一扇窗口，行政秘书这项工作在学院的发展建设中起到了至关重要的作用。行政秘书既是院领导的助手和参谋，又是学院领导与师生的纽带和桥梁，它在贯彻宣传学校工作会议精神、保证学院日常工作秩序、内部及学院与其他部门之间的沟通合作等工作中都是不可或缺的。行政秘书能力的大小、素质的高低、工作质量的好坏作用发挥程度，将直接影响整个的行政管理水平。因此，行政秘书在新形势下，必须积极创新，不断提高自身综合素质和业务能力，与时俱进。

　　一、行政秘书工作职责

　　行政秘书在工作中涉及到学院方方面面的工作，涉及的工作面广而杂，归纳一下主要有以下5个方面内容。

　　(一)日常工作

　　高职院校办公室管理工作每天都在正常进行。日常工作是行政秘书工作职责的重点所在。日常工作中行政秘书负责以下4个方面：

　　学院时常有需要上报、下发的各类公文、学校通知，行政秘书要对各类需要上报的公文进行文字校对、呈送及存档管理工作;对各类学校通知进行传达。来自于上级或其他二级部门的各类文件，行政秘书必须做好文件登记、传达、反馈及归档工作。行政秘书要对需要的重要文件进行保存和分类，各类纸质档案的分类放在相应的档案盒里，同时在电脑中建立了资料档案管理库，并定期将资料集中整理检查，不但便于查找，更大大提高了工作效率。

　　(二)财务工作

　　财务工作是一项不容出差错的工作，需要行政秘书具备强烈的责任感和足够的细心。行政秘书要承担起本学院教师日常培训、办公用品、教学费用、集体活动等支出的报账。

　　(三)人事工作

　　行政秘书承担着本学院教职工日常考核考勤、奖惩工作、工资管理等人事工作。在具体的人事工作中，行政秘书应协助分管领导做好相应的工作。同时要及时的将院校的各项规章制度传达给新教职员工。同时要建立考勤档案及工资档案，各项工作做到有据可查。

　　(四)应急工作

　　对于行政秘书，在日常工作中，总会有一些计划外的工作要紧急处理。例如，领导临时的工作安排，或办公室其他人员因特殊情况缺岗，行政秘书要处理好这种临时性的突发替岗到来的份外工作。有时是教职工突然请假，要及时协调好其他教职工维持日常教学工作的稳定性。

　　二、行政秘书工作特点分析

　　(一)辅助性

　　的院领导每天的工作比较繁重，涉及的工作面广而大。因此这就要求行政秘书充分发挥辅助作用。学院领导起到宏观指挥作用，具体的琐碎的工作则需要行政秘书辅助完成。行政秘书要时时的跟踪相关的工作进程，及时的向领导进行汇报和提醒，对于工作出现的问题要及时地反馈给相关领导，便于事情的及时解决，圆满的完成领导交给的各项任务。

　　(二)繁琐性

　　行政秘书每天的工作种类繁杂，时间随意性较大，经常在一个时间段内做几种工作。从实际工作量来看，其繁琐程度使得实际工作任务远远超过了其岗位职责要求。

　　(三)重复性

　　由于行政秘书的工作具有日重复性、反复性和常见性，所以大部分工作都在不断重复的出现和办理的过程中完成的。

　　(四)服务性

　　为学院领导服务。行政秘书要积极主动的了解各类信息，并积极主动的向领导汇报，为领导提供决策的依据。严守工作纪律，服从上领导，积极协助领导开展整体工作，决策行政事务。为学院教职工服务。教师是职业院校的一线工作者，也是各的主导力量。行政秘书要为教职工营造一个和谐的工作环境。为教学与科研服务。教师的教学与科研与学院的发展都是息息相关的。

　　三、行政秘书的素质能力提升的路径

　　(一)在行政秘书中渗透高职院校管理文化

　　文化管理是人力资源管理的最高理念。文化的价值在于融合硬的组织结构与软的人力资源，整合组织资源，使之成为一个整体，服务于高职院校战略目标。应把树立共同的价值观纳入人力资源管理，把高职院校文化渗透到行政秘书管理中去，让行政秘书感觉到组织的温暖，增强成为高职院校员工的自豪感和责任感，自觉维护高职院校的利益和形象。

　　(二)提升文化素质

　　高职院校是人类文化的集散地，拥有古今中外的灿烂文化，被誉为“读书人的天堂”，行政秘书在高职院校工作，坐拥书城，拥有得天独厚的条件品味万卷书香。手不释卷，以书为友，通过阅读触摸大千世界，洞悉世事，增长智慧，陶冶情操，在博览群书中升华思想，提高阅读素养。首先是学习行政工作相关的专业知识，要不断的学习行政管理方面的理论知识，并把这些知识融会贯通充分的运用到实际中来。其次是人际交往能力，要想工作能够顺利进行，就必须要学习与人进行有效的沟通与交流，丰富自身科学文化素质，知识一定要广博，工作才能顺利的开展。此外行政秘书还要具备人事知、财务知识、计算机知识、心理学知识、所在学院的一般专业知识、档案学知识，其他的如外语、文学、经济学、法律、美学等等。

　　(三)理论与实践相结合

　　作为的行政秘书，一定要有较强的工作能力，才能最有效率的完成好每天的各项任务。站在先进的、正确的世界观角度抓住事物的本质，运用正确的途径来处理和解决问题。认真合理的安排好各项工作的具体时间，必须要分清主次和轻重缓急，做到有理、有节、有序、有效。切实的制订和落实工作计划，勤写善记、心思细腻、都是行政秘书提高工作效率的重要方法。

　　综上所述，在高职院校实行二级管理的新形势下，作为一名优秀的行政管理人员，学知识，掌握先进的管理理念和方法，才能保证管理工作事半功倍。在工作中加强自身能力的培养，多思考多动手，善于总结经验教训，不断提高工作效率和行政事务水平。在做好本职工作的同时，积极探索更好的工作方法，与时俱进，开拓创新，为学院、为高职院校、为高等教育事业的改革和发展，尽自己的丝薄之力。

　　行政秘书工作论文篇2

　　试谈高校行政秘书工作绩效

　　【摘 要】行政秘书是高校中各项事务管理的参谋和助手，同时还起了联系管理层与师生关系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘书的工作效率的提高通常面临一些问题。必须通过组织和个人两个方面入手解决这些问题，才能在根本上提高行政秘书的工作效率，更好地为学生和学校发展提供优质服务。

　　【关键词】行政秘书;绩效;能力

　　普通高等学校中行政管理工作发挥的作用虽然是辅助性的，但却不可或缺。组织、传达、引导和决策等职能的充分发挥直接关系到高校办学水平和科研成果效益，行政秘书岗位最能体现高校行政管理体系岗位性质[1]。

　　1、高校行政秘书工作性质分析

　　1.1高校行政秘书的工作职责。通常来看，高校行政秘书的工作主要包括文书、沟通、人力资源和日常行政四个部分构成。具体的内容有：(1)、文书和文稿的草拟、审校、打印和发布;整理会议记录与会议纪要;档案的归档、登记、审核、保管等。(2)、联系行政管理层与师生，公关、接待等外联事务等。(3)、人力资源方面的相关工作，办理入职称评定、福利事务等。(4)、协助行政管理层督促各项工作计划，管理办公设施，处理信息资料，会议筹备，出具院系行政证明等[2]。

　　1.2高校秘书的工作特点。与高校中其他岗位不同，行政秘书有着自己明确的职责和作用，同时也形成了这一岗位上明确而清晰的工作特点。综合性与复杂性。行政秘书通常对一个组织内的各项事务均有一定了解，其工作范围也涵盖了组织活动的各个方面，且内容极其丰富。而这些日常事务并非是以条理清晰分明的形式出现在工作中，而是有较强的随时性和突发性。行政秘书多数时间都会被大量的事务性工作缠身，必须在有限的时间内整理出各种头绪，体现出较强的复杂性。

　　重复性与时效性。尽管行政秘书的工作内容非常丰富，但对于有工作经验的人来说，这项工作仍不免是一些事务的重复，并会常常显得枯燥无味。有些工作十分繁杂且大部分工作时间要求都很紧，因此要提高效率，讲求时效。

　　服务性与利他性。性行政秘书的工作职责可以这一岗位的职责是建立在为领导和师生服务之上的，因此服务性成了秘书工作的主旋律。行政秘书所做的工作很多并不能为自己的岗位晋升或薪酬方面带来直接的改善，但却无时无刻不在服务他人。他们的工作自利性弱、利他性强[3]。

　　行政秘书几乎没有时间用进行学习或者接受更多的培训，这样就导致他们的业务素养长期停留在某一固定水平，无法实现真正意义上的“与时俱进”。有些行政秘书中工作中也存在缺乏组织能力，借助模板来完成工作等问题，很难在工作中实现创新之处，也很难高质量、高效率地完成各项工作[4]。

　　2、高校行政秘书效率不高的成因

　　2.1工作任务和压力使其无法深入学习和思考。行政秘书要做好对内对外的各项服务，导致其工作任务重、工作压力大。高校行政秘书中很少有从秘书专业毕业的人，都是在实践中通过“老带新”的方式边学边干逐渐熟悉工作的，工作和学习的压力较大。

　　2.2工作的业绩感和成就感有限。在其单位工作的秘书，通常都有比较明朗的职业前景。然而这种职业发展规划在高校里则行不通，因此大大降低了行政秘书对工作的成就感。繁重的工作使他们没有时间保证教学和科研工作，其成果数量及质量也远远低于与他们同时进入学校在教学科研岗位上的同行。这会使他们对前景感到茫然，并逐渐缺乏了对秘书工作的积极性。

　　2.3难以适应快速转换的角色。职业特点和高校的环境，使高校行政秘书形成了“秘书”、“教师”、“研究者”和“生活人”这四种思考和行为方式存在很大的差异的角色。高校行政秘书每天都必须在这四种角色中频繁转换，不停地选择与角色相对应的思考和行为方式。因此必然带来人格冲突，这对高校行政秘书身心健康所形成的危害也是不争的事实[6]。

　　2.4职称晋级困难。行政秘书的外出培训机会少，且在专业技术职称评聘上处于劣势。他们平时大都忙于具体事务，个人学习进修的时间少，也少有机会外出参观考察、学习和工作研讨，缺少接受系统性，专业性再教育和职业再培训的机会[5]。

　　3、提高高校行政秘书工作效率的对策建议

　　要提高行政秘书的工作效率，必须从组织和个人两个角度入手，共同作出努力。

　　3.1组织应为行政秘书提供成长的机会和环境。首先，组织内的领导和个人要认识到行政秘书不是随意可以替代的工作，同时要在日常和生活和工作中给予一定的支持和尊重。行政秘书并不只能机械的简单重复执行上级和师生的任务，还能够发挥出行政管理岗位人员的能动性，出谋划策，为领导提出建议和意见。因此，组织要充分重视行政秘书这种掌握全局的能力，从而为管理层的决策提供良好的依据。其次，组织要为行政秘书提供培训的机会，让其有充分的学习机会和学习环境。

　　不能单纯地认为事务性工作人员参加培训工作会耽误本职工作，仅仅依靠原有的知识结构是无法真正胜任高校行政秘书工作的。因而，行政秘书通过培训和学习而增长的知识和技能能够在今后的工作中很好地运用，以提高效率和水平。再次，应建立灵活、合理、人性化的评价机制。根据高校秘书工作不易量化的特点建立合理的干部聘任、选拔制度。在进修、学习等方面给予优惠政策，鼓励他们安心搞好教学和管理工作。同时也要提高高校秘书的待遇，使高校秘书岗位成为一个有吸引力的、有前途的岗位，这样才能够不断激励行政秘书工作的积极性。

　　3.2行政秘书个人要充分提高自己各项素质。行政秘书也要通过学习不断提高自己的各项素质和工作能力，除了要具备秘书专业的相关知识之外，还要了解所在组织的专业知识。另外还应该了解一些经济、管理、财务、心理等方面的知识。首先，应该积极主动学习文秘专业基础知识。高校行政秘书很多都不是“文秘”专业的科班出身，不知道秘书工作的一些方法和原则，在工作中会遇到各种困难，影响了工作效率。

　　因此，高校行政秘书学习一些秘书专业的知识是非常必要的[7]。其次，应该主动提高能力素质。行政秘书的能力素质主要包括高效和快捷的学习能力、研究能力、创造性思维能力、口语和书面表达能力、处理突发事件和危机的管理能力、组织能力和工作创新能力等。作为领导的参谋和职能部门的助手，行政秘书对经常性工作和突击性工作要能够分清轻重缓急、妥善安排。最后，行政秘书要正确认识并承担好自己的岗位角色，摆正自己的角色位置，学会在沟通的基础上协调，和谐地处理好与上级部门、院系领导、教师、学生的关系。此外，还应能够熟练使用计算机处理日常工作，这不但能提高工作效率和水准，而且能减轻管理中的部分工作量，为提供快捷、优质的服务。

　　【参考文献】

　　[1]饶舒.高校行政秘书岗位之体析[J].科技信息，2009(12)：401-402.

　　[2]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理观察，2008(18)：135-136.

　　[3]林隽.浅谈如何提高高校秘书队伍建设[J].河南教育(中旬)，2011(8).

　　[4]翁晓梅.对高校行政秘书工作现状及对策的分析[J].华章，2013(05)：126.

　　[5]许建功.浅析高职院校行政秘书工作现状和存在的问题[J].科技视界，2012(21)：45.

　　[6]余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析[J].四川民族学院学报，2010，19(05)：103-105.

　　[7]王翔.高校行政秘书的角色意识[J].高教高职研究，2009(08)：203.