商务人士应如何写电子邮件

商务人士应如何写电子邮件

　　1.电子邮件应当认真撰写

　　向他人发送电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，下列三点必须注意

　　(1)主题要明确

　　一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前面注明。这样，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

　　(2)语言要流畅

　　电子邮件要便于阅读，语言就必须流畅。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

　　(3)内容要简洁

　　网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，越短越好。

　　2.电子邮件应当避免滥用

　　在信息社会中，任何人的时间都是珍贵的。如果没有必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方，往往还是必不可少的。

　　3.电子邮件应当注意编码

　　编码的问题是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点，加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的“天书”。

　　因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的电子邮件。