企业档案资源管理知识
企业档案资源管理知识
随着社会的发展及网络信息技术的广泛应用，企业档案资源管理的信息化已成为必然趋势。那么你对企业档案资源管理了解多少呢?以下是由学习啦小编整理关于企业档案资源管理知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!
企业档案资源管理知识
1.总体框架
根据系统耦合原理，档案管理系统与知识管理系统耦合的最终结果是一个新的知识管理系统。因此，应该总体上基于知识管理，同时借助、参考档案管理，来设计“档案知识管理模式”的总体框架。从迈克尔•波特的价值链理论来看，“档案知识管理”的基本性价值活动由知识积累、知识组织、知识评价与知识服务等组成，支撑性价值活动包括企业文化培育、人力资源管理、组织结构设计和信息技术应用等。
2.基本活动
第一，知识积累环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在：不局限于传统文件、档案的归档、收集，而是按照知识管理的要求加强对隐性知识的记录与收集，加强对非正式文件及外部信息的收集，从而极大地拓展了档案管理的范围。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在：以文件、档案作为知识库的资源基础;借助档案管理中形成必要文件、进行文件归档、实行档案集中统一管理等传统的、成熟的技术方法，使知识积累有了具体化的手段和制度化的保障。
第二，知识组织环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在：在档案实体分类的基础上，进行档案内容分类;从一维层次结构的分类体系拓展为多维层次结构的分类体系。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在：借助档案内容分类达到知识分类的目的;重视基于历史主义的来源原则在知识分类中的重要意义。
第三，知识评价环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在：比传统档案鉴定更关注档案的情报性价值、现实价值与利用价值;更重视普通用户在档案鉴定中的作用;在保存历史的同时兼顾促进知识创新的需要。“以档案管理为基础简单实现知识管理”主要体现在：借鉴档案鉴定的二次鉴定过程进行知识入库评价与定期评价;参考档案鉴定的基于内容标准的直接鉴定法与基于来源标准的职能鉴定法开展知识评价。
第四，知识服务环节。“以知识管理为导向创新拓展档案管理”主要体现在：按知识服务的服务理念(以用户为中心)、服务目的(为用户提供知识与问题解决方案)、服务主体(专家团队)、资源基础(集成的信息与知识资源)、服务方式(主动服务)、服务手段(网络化与智能化手段)、服务策略(个性化与针对性服务)、服务过程(全过程服务)、服务时效(实时与超前服务)等创新、拓展和提升档案服务。
3.支撑活动
第一，企业文化培育方面。档案管理人员应更具有创新精神;知识管理人员应更具有实务精神;档案管理人员与知识管理人员及全体员工都应具有团队合作的精神和知识共享的理念。
第二，人力资源管理方面。应提高档案管理人员的素质;构建包括档案管理专家、知识管理专家、信息技术专家、业务活动专家和其他领域专家在内的工作团队。
第三，组织机构设计方面。应整合企业的信息资源管理机构(档案管理机构、图书情报机构、信息技术部门);应该设置CKO岗位，档案管理人员进入CKO团队。
第四，信息技术应用方面。应大力应用各种现代信息技术，同时正确处理好管理与技术的关系。
4.系统构建
“档案知识管理”系统的构建应该遵循资源集成、功能集成与系统集成的原则。在对当前企业中各种类型的档案管理系统与业务系统(以OA系统为例)关系、知识管理系统与业务系统关系的特点与优劣进行比较分析的基础上，笔者提出，“档案知识管理”系统的构建策略是，在基于知识管理的业务系统(如KOA系统)中实现文件、档案一体化管理、集成管理。这样知识管理的思想理念自然而然地渗透、体现于档案管理，实现了“以知识管理为导向的档案管理”;而档案管理也自然而然地成为知识管理的基础、核心，实现了“以档案管理为基础的知识管理”。
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一、图文档案是保护设计企业知识产权的有利武器
设计企业的知识产权主要是指设计企业拥有的专利权、商标权、著作权等，它是设计企业知识创新的成果，是设计企业重要的无形资产和核心的知识资本。保护设计企业的知识产权是维护设计企业合法权益、促进设计企业知识创新能力的重要保证，也是设计企业知识管理的一项重要职责。
图文档案真实地记录了设计企业进行知识创新活动的过程、内容、结果，是设计企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到至关重要的凭证作用。例如：在产品申请发明、实用新型或外观设计专利发生申请权纠纷时，产品档案中的技术协议书、委托书及相关合同文件具有法律效力，是有关产品设计和生产制造的依据性文件，一般含有明确产品专利权属和其他权利的内容;产品设计计算文件、产品图样、产品装配试验的技术条件等文件是产品申请专利时证明其专利性(即新颖性、创造性、实用性)的重要特征，主要依据这些材料而编制的说明书构成申请专利最基本的文件，发生有关该产品的假冒、仿制等侵权纠纷时，这些文件则是十分有利的证据;产品商标设计和注册的有关材料既是商标的载体，更是商标权权属的有力依据。由此可见，图文档案在设计企业知识产权保护工作中，始终处于佐证的主导地位，是设计企业知识产权保护的有力武器。
二、图文档案是寻找知识专家的关键线索
设计企业在其设计活动过程中会遇到许多十分专深的问题，这时就需要请教知识专家。当设计企业组织结构庞大、员工数量众多时，设计企业管理者如何能知道企业内某一领域专家是谁、在哪个部门呢?此时，图文档案就可以为寻找知识专家提供关键的线索。
例如, 在IBM Lot us 公司的知识管理软件中,对于每一份企业档案,知识管理系统都记录其作者、形成时间、修改时间、主题、利用者、利用次数等相关信息。如果某一文件利用次数很多的话, 说明该份档案的知识含量较高, 具有重要的价值。由此也可能推断出, 该份档案的作者可能是一位有关该份档案主题的领域内的知识专家。而且, 我们搜索某一主题的档案时, 知识管理系统会自动显示出所有与该主题相关的档案, 如果我们发现这些档案大部分是由某一位或几位企业员工撰写的话, 我们可以认定他们就是有关该主题领域内的知识专家。可见,图文档案是寻找知识专家的重要线索。
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