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董事长秘书职责概述

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董事长秘书职责概述

  董事长秘书的主要职责是处理董事长总经办日常工作事务,如何对董事长秘书的工作职责进行概述呢?下面学习啦小编给大家介绍关于董事长秘书职责概述的相关资料,希望对您有所帮助。

  董事长秘书岗位职责

  一、办公室内务

  1 、办公环境:明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐

  1)每天准时上班;

  2)开窗通风;

  3)清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次;

  4)清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草;

  5)为董事长备好茶水;

  6)每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等;

  7)及时清理办公、生活垃圾;

  8)每周监督吸尘一次。

  2 、文件管理:流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范

  1)对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理;

  2)外来红头文件: 向人力资源部索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录;

  3)内部红头文件: 作好收文记录并放置在待处理文件夹内;

  4)外来公函、通知及文字资料: 及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理;

  5)内部通知、公司各部门(单位)递交报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理;

  6)重要的和紧急的文件,须提醒董事长。

  7)每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。

  8)根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。

  二、来宾接待

  彬彬有礼 热情接待

  1、笑脸相迎,茶水相待;

  2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片;

  3、及时向董事长请示;

  4、按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水);

  5、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请;

  三、会务服务

  准备充分、安排周全、接待周到、组织完善

  1、董事会

  1)会议议程的拟定;

  2)确定与会人员;

  3)会议通知起草和发送;

  4)会议文件的准备;

  5)会议场所的确认及会场布置;

  6)会议签到及记录;

  7)与会人员的接待工作。

  2、工作会

  1)检查会场环境是否干净整洁;

  2)检查会议通知是否到位;

  3)检查会议文件准备是否齐备;

  4)会议人员的接待;

  5)会议期间的服务。

  四、完成董事长交代的其他事宜。

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