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文秘专业的基础知识总结

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文秘是随着科学经济高速发展,信息传播急剧膨胀,社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。下面是小编给大家带来的文秘专业的基础知识总结,希望能够帮到你哟!

文秘专业的基础知识总结

一、办公室的基本知识

(一)办公室理论的规定性概述

1、名词概述。办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构,是协助单位首脑办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门,是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。

2、职责概述。

①处理本单位内综合性的日常事务;

②制订单位内部的有关规章制度;

③对单位内部各部门之间的关系和工作进行协调、督办以及处理有关收、发业务;

④为首脑搞好各项服务。

3、范围概述。

①人员的配备与管理;

②行政执行中的检查、协调和监督;

③文书、档案保管;

④物资供应、后勤管理;

⑤对内外接待以及一些内务日常方面的具体的业务活动的组织、管理和执行。

4、条件概述。

①应具备的硬件条件:办公的专用空间;电话、电传、打字机、搅碎机、装订机、复印机、资料柜等办公用具。

②应具备的软件条件。文职服务包括的所有系统:办公自动化系统、文书档案管理系统、政务资料信息系统、工作协调督办及后勤管理系统及分类、收发、打印、经管、统计等具体操作管理的基本条件。

(二)办公室地位和职能的一般性概述

1、地位的概述:

一是处于中心地位:办公室是指挥、控制整个机关工作的中心部门,代表领导处理全局性的问题,又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地,上下左右、四面八方的信息,都在办公室汇集和综合,并且发挥出信息中心的综合效应。

二是处于窗口地位:办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”,是信息网络中心,处于联络站的地位,主要负责接受处理上级和兄弟单位的来问来函,接待上级领导的视察,处理各类公务往来,接待人民群众来访等等。一般与外界的联系,都首先要经过办公室。

三是处于枢纽地位:办公室在一个机关中,是沟通上下、协调左右、联系各方,保证机关工作正常运转的枢纽。办公室虽然与其他职能部门同属一个序列,但是,它与其他职能部门的区别在于其他职能部门是管理层、执行层,办公室则是中阶层。办公室直接辅助领导工作。

2、职能的概述:

一是指导管理职能。

办公室的指导职能,主要指对下属机构工作的指导主要体现在:

①传达、制定有关方针、政策;

②制定具体的、个别的方针、政策;

③对上级有关部门的政策作出阐释;

④提出具体贯彻执行的意见和方案。

二是参考咨询职能。

①收集信息职能:开展实际调查——进行理论研究——组织信息加工。

②辅助决策职能:确定合理目标——制定实施方案——协调组织实施——进行情况反馈和总结经验

③服务协调职能:

一是服务职能。首先是为领导服务。

做好参谋助手,协助领导处理日常事务,进行调查研究,收集整理信息为领导决策提供依据,以及完成领导交办任务等都属于服务的内容。其次是为本机关、本单位同级兄弟部门服务。办公室承担着文印、打字、文件管理、档案管理、印信管理等任务。有的综合性办公室还承担着机关事务管理等后勤工作任务。再次是为下级单位和人民群众服务。

二是协调职能:

①统一步调;

②化解矛盾;

③合理安排。

④监督职能:

a)办公室对有关部门或人员所分担的任务要心中有数,通过各种途径随时掌握他们完成任务的进度,并且检查其工作完成的质量。

b)如果发现执行部门在并无充分理由的情况下延宕工作,致使任务的完成产生困难,办公室就应当采取果断的处理办法,催促其及时完成任务。

(三)关于办公室基本任务的微观性概述

1、会议管理工作——组织对会议的审批、安排、调度、通知、记录、服务及善后工作的处理;

2、文书处理工作——组织对本单位公文的起草、制作、传递(送审)、印发;

3、调查研究工作——组织进行事关全局性的政策性、战略性调查研究工作,实施执行过程的调研工作及中心工作的专题调研工作;

4、文字综合工作——组织对各种信息、资料、情况进行收集、整理、加工、分析,综合为专题材料,组织各种专题交流会议、口报会议、研讨会议材料;

5、信息处理工作——组织对各种信息的收集、传递、处理、反馈,为领导决策作基础性服务;

6、协调调度工作——对全局性、综合性(指涉及几个部门或全机关)工作进行组织协调、指挥调度;

7、督察督办工作——组织对重点工作进行督查、督办,实施考核、通报,发挥监督、推动、控制、反馈作用;

8、档案管理工作——组织对原始性、有价值的文件、资料进行分类整理、立卷归档,并做好档案的管理和使用;

9、信访接待工作——组织搞好领导的和全局性的信访接待,倾听群众呼声,关心群众疾苦,保护群众利益,切实解决问题,妥善处理矛盾纠纷,做好安抚工作;

10、机要保密——严格按制度做好保密,收密多、知密早、晓密广、泄密易,被人关注,机要保密十分重要;

11、公务接待工作——按程序、按规范做好政务接待、行政接待、交流参观接待、外事接待、商务考察接待等;

12、信印管理工作——组织搞好文本管理、介绍信管理、联系函管理及印章管理;

13、值班值勤工作——领导值班安排、民主值班安排,重大庆典、参观活动值勤安排、节假日和群众聚众、上访、集会、闹事维稳值班值勤安排;

14、后勤服务工作——会议室管理、办公设备管理、安全保卫管理、公共服务管理、仓库管理;

15、物资和采购工作——重大物资采购申请事项、招标选点、组织采购,进库登记,报废处理,包干经费结算;

16、车队管理工作——车辆配备、购置和更新,司机管理,公务车调度,价格审查,修理维护和车辆报废处置;

17、物业管理工作——公共环境、卫生管理,绿化、安全、车辆停放管理,门卫保安管理,汽源、电源、油源管理,会议室管理和茶水服务及领导办公室环卫管理;

18、房产管理工作——所有公用房产管理,办公用房分配、维修、水电和供冷暖设备、电梯管理及维护维修等。

二、办公室的规定事务

(一)日常事务。(主要有七大项)

1、日常管理:指办公室天天面对的规定性、大量的、具体的、琐碎的事务管理,具有“繁”、“杂”、“小”、“变”的特点,就像一个家,开门七件事:柴、米、油、盐、酱、醋、茶一样,每天如此。

2、印信管理:指对印章(机关、单位的印章是机关、单位权力的象征和职能的标志,具有一定的权威性和法定性,具有全权威、证明、标志的作用)信证(指机关单位的介绍性和凭证,介绍信是单位对外联系、商洽事务的凭证,严禁开空白介绍信)的管理。

3、会议管理:指对各种专项会议进行计划、安排和协调处理。

4、信访接待:

①指代表本单位全权办理各类单位的来访,程序是接待——阅信——登记——转办;

②原则是“热情、讲礼仪、细致周到、妥善处置”,要求“及时接待、详细商谈、认真登记、迅速办处”。

5、外事工作:是办公室的一项对外的工作。

主要对象是境外的人和事。

基本原则:主权高于一切——高度统一——严守纪律——平等相待——内外有别——接待相当。

6、礼仪礼节:指办公室公关活动的行为规范。

①形象礼仪:由单位的对外公众形象、环境、信誉、待人接物、言谈举止和员工服饰、接待交流语言等元素构成的一种品质和规范。

②书面礼仪:即礼仪文书。(请柬的用法,会务专用信件和贺卡等制作)

③握手礼节:交往礼节中最基本的一种方式。一般情况下注意六个方面:上下级之间,上级伸手后,下级才能伸手相握;长辈晚辈之间,长辈伸手后,晚辈才能伸手相握;男女之间,女人伸手后,男人才能伸手相握;握手时应伸出右手握手;握手时,应摘掉手套;握手时间力求适度。

④互相介绍礼节:是社交场合常用的一种方式。

a.自我介绍:注意高度谦虚;克服羞涩;讲究繁简。

b. 介绍他人:先客气地打招呼,先把年轻的介绍给长者,把晚辈介绍给长辈,把男子介绍给女子,把下级介绍给上级。

7、督查督办:此工作是领导推进工作的一项最常用最有效的工作方法和手段,是办公室在领导的授权下进行的一项工作。

①督查程序:a. 具体事项督查程序:交办——转办——承办——催办——检查——办结——办结回告——审核——立卷——归档;

b. 特大或中心工作督查程序:分解——立项——送审——批办——转交办——督办——催办——检查——综合分析——专题回告——审核——再批办——再催、督办——再办结回告——再审核——立卷——归档。 -

②督查公文:督查工作决定、工作计划、工作汇报、督查工作查收分解、督查工作简报(指反映进展情况、经验介绍、督查效果)、督查工作专报(指对重大决策、会议文件督查落实情况的通告,指限发领导层人员和上报上级机关的简报材料)、督查工作通报。

(二)承办事务(主要有两项)

1、收文事务。

①拟办:指对来文的处理,作出初步意见呈领导批办。

②请办:包含请办法和请批法两种。请办法是指办公室根据收文通告直接注明送请主管部门办理(或办处或阅处);请批法是指办公室将收文直接呈请领导批办。由领导直接批示具体意见。

③传阅:指轮流传看的引事复印、翻印的重要文件和资料。a. 按顺序传阅;b. 分送传阅或集中传阅。

④催办:是指必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促检查。

⑤承办:是指机关、单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

⑥办复:是指需办理的.文件在办毕后,对来文单位所作的答复。(函复、口头答复、复印领导批示、就地处理、统筹处理)

2、发文事务。

①发文程序:拟稿——审核——签发——缮印、校对——用印、登记、封发。

②传文:指根据文件内容和规定的传达范围,利用会议进行口头传达。根据时限要求,可一次性传达,也可分几次传达。

(三)沟通协调事务(主要有五项)

1、内部沟通协调:指为了使机关、单位内部门之间能够配合适当所开展的衔接、交流、协商、调度所做的工作。

(1)作用表现为:

①凝聚作用,促使工作上分工合作;

②枢纽作用:统筹指挥调度,减少失误,提高效率,起到枢纽作用;

③保证作用:促使大政方针、路线、政策的贯彻执行;④调节功能作用:各方力量形成一个合力,使整个工作井然有序、同步运转。

(2)协调范围为:公务协调——事务协调——政策协调——会议协调——关系协调——公文协调——受理请示协调——战略协调

2、与上级沟通协调

①以大局为重,维护上级威信。认真执行上级决策,说话注意场合分寸,凡事不要通过贬低上级来抬高自己。

②互换思考,为上级分忧。做积极的执行者,当得力的参谋。

③摆正位置,就位不“越位”。做的工作不越位,表态不越位,决策不越位,应酬不越位,答复问题不越位。

④疏密有度,一视同仁。对上级群体或班子所有成员做到“五个一样”:组织上要一样服从,工作上要一样支持,态度上要一样对待,请示汇报要一样的程序,接待服务要一样的安排。

3、与同级沟通协调:指同级部门之间

、同职个人之间关系的处理。同为同级、同职之间的,既有共同的目标,又有各自的分工;既要互相支持、帮助,又蕴涵着彼此的竞争。

掌握的原则:见贤思齐,强者为师;互相尊重,彼此信任;互相补台,积极配合;宽容别人,学会自制;与人为尊,以诚相待;互相支持,排忧解难。

4、与下级沟通协调:与下级部门或下层员工之间关系的处理,与下一级建立起和谐融洽的关系。最好的方法是以朋友的身份与下级打交道,与下级平等相处。通过工作任务等的确定与实施来构成与下级的关系。

掌握的原则:大胆信任和授权;人格平等;平衡关系(调解下级之间的矛盾和冲突);信息沟通;人文关怀。

(四)参谋事务

主要发挥出主意、想办法、提建议方面的参谋助手作用。

原则:

①围绕中心,突出重点,着眼事关全局的大事,着眼“牵一发而动全身”的工作;

②掌握分寸,适度适宜;

③将意见变成问题提出来;

④多提几个方案供领导选择;

⑤先提问题,再提出建议,一并提出;

⑥注意事项:

a. 针对不好的消息提的建议意见婉转表达;

b. 领导未采用自己的意见不要忌恨、猜疑;

c. 能力不强的领导面前,施展参谋才干更要谦虚谨慎,但机会来了,抓住不放,充分展示。

(五)领导服务事务(主要有六项)

1、领导的日程安排:多指将主要领导每周或每月重大工作(活动)的内容及行程进行安排,制作一个表并注明相关事项和要求。

2、领导的接待事务:多指领导示意的小范围内的聚会、联谊、应酬等活动的安排、接待。

3、领导协调服务事务:多指领导示意的一定范围内重要事宜的联系、衔接、协调、催办和落实。

4、领导生活服务事务:多指领导个人和家庭及亲朋戚友在生活上的相关服务事务。

5、领导的公务活动服务:多指领导亲自参加的参观、考察、学习、开会的联系安排的相关服务事宜。

6、领导的健康服务:专指领导的健康咨询、检查治疗和疗养及平时的养护及参加喜好的体育锻炼活动等事项的服务。

文秘工作内容

文秘分为行政文员、办公室文员、秘书等,不同的职业也不同的工作内容,本文主要为您介绍有关文秘的相关内容。

一、 商务沟通

(一)接待工作

1. 全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备。

2. 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法,制订最佳的代表接待方案。

3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4. 了解来宾宴请工资的安排程序,做好宴请准备,热情周到的款待来宾。

5. 送别来宾的时候,应该为来宾预定返程票,安排好返程交通工具。

(二) 沟通与协作工作

1. 运用各种沟通方法和技巧,协调领导之间的关系,与领导、同事和客人有效沟通。

2. 组织和引导团队有效沟通,提高团队的工作效率。

3. 及时解决沟通的冲突,排除沟通中的障碍。

(三)商务谈判

1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道,充分搜集商务谈判信息,并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2. 布置商务谈判现场,营造融洽的商务谈判气氛。

3. 做好上午谈判的辅助性工作,协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 会务管理

(一) 会议筹备

1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

3. 掌握选择会议场所的程序,选择并预定合适的会议场所。

4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式,精心布置会议现场。

5. 及时通知与会人员,准备会议文件和制作会议证件。

6. 安排电话会议和视频会议,减少会议开支。

(二) 会议沟通与协调

1. 掌握多种会议签到的方法,做好会议签到和会议服务工作

2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法,促成会议决议的尽快形成。

3. 做好会议保卫工作。

4. 组织会议新闻报道,使会议达到理想的传播效果。

5. 及时处理会议突发性事件,确保会议的顺利进行

(三)会议善后

1. 做好与会人员的返程安排

2. 检查清理会场和整理会议文件。

3. 传达会议决议,撰写会议总结和结算会议经费。

4. 评估会议效果

三 商务活动管理

(一) 商务活动

1. 安排会见、会谈

2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动

2. 掌握组织信息发布会的程序,成功举办信息发布会。

4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

(二)商务旅行

1. 协助领导制订周密的出行计划,为其准备旅行时携带的物品

2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

四 办公室的管理

(一)办公环境管理

1. 合理设置办公室的布局

2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

3. 维护责任区整洁的工作环境

4. 应对办公中出现的紧急情况,做好办公室的安全管理

(二)办公资源管理

1. 采购、调配和利用各类办公资源

2 做好办公资源库存的监督管理工作

3 参与政府采购管理和招标工作

(三)办公效率管理

1. 制订科学的办公室工作计划,并合理的安排办公室工作任务。

2. 科学的为领导和自己编写工作日志,提高工作效率,进而推进各项目标的顺利完成。

五、 信息与档案管理

(一)信息管理

1. 运用各种信息搜集的渠道和方法,及时充分的手机领导所需要的各种信息。

2. 掌握各种信息整理和加工的方法,对所搜集到的原始信息进行处理。

3. 运用各种方式,把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用,做好信息的传递和利用工作。

4. 熟悉信息储存程序,做好已用信息的保存工作

5. 熟悉 执行反馈信息的5个步骤,组成反馈与再反馈链条,实现反馈信息的良性循环。

6. 掌握信息开发的途径与方法,对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。

(二)档案管理

1. 掌握档案收集的途径和方法,接收与征集应立卷归档的文件材料

2. 熟悉档案整理的程序,对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目,使之系统化。

3. 了解影响档案价值的因素,掌握各种档案保持价值的鉴定方法,对档案进行科学的鉴定。

4. 掌握各种档案的`保管措施,维护档案的完整与安全

5. 掌握常用档案检索工具的编制方法,编制多种类型的档案检索工具

6. 运用各种档案的利用方式和途径,向档案使用者的提供各种服务。

六.日常办公事务处理

(一)文书处理

1. 熟悉处理手法文书的程序,做好收发文书的处理工作

2. 科学做好文书的清退和传递工作

3. 掌握文书立卷的步骤,提高文书立卷的质量,进而提高档案的质量

4. 掌握文书归档知道和文书归档步骤,做好文书归档工作

5. 掌握文书销毁的范围,掌握文书销毁的程序和方法,对已无保存价值的文书进行焚毁。

6. 掌握各种专用文书的管理步骤和方法,有效的管理各种专用文书

(二)其他事务

1. 运用印章的使用和报告方法,加强对印章的管理。

2. 掌握接打电话的步骤和方法,妥善处理好电话事务。

3. 掌握零用的管理方法和报销手续

4 了解值班工作的内容,加强值班工作的标准化管理。

七.常用事务文书写作

(一)行政事务文书写作

掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。

(二)公关礼仪文书写作

掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。

(三)涉外经济类文书写作

掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求

商务礼仪

(一)个人礼仪

掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求

(二)日常交际礼仪

掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。

(三)涉外商务礼仪

掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。

秘书人事工作内容说明

1. 制定、执行公司人力资源规划;

2. 制定、执行、监督公司人事管理制度;

3. 招聘:制定招聘计划、策划招聘程序、组织招聘工作;安排面试、复试、综合素质测试;

4. 绩效考评:制定考评政策、统计考评结果、管理考评文件、做好考评后的沟通工作、不合格员工的辞退;

5. 激励与报酬:制定薪酬政策、晋升政策;组织提薪评审、晋升评审;

6. 公司福利:制定公司福利政策、办理社会保障福利;

7. 人事关系:办理员工各种人事关系的转移;

8. 教育培训:组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续;

9. 与员工进行积极沟通,了解员工工作、生活情况。

文秘优秀简历

个人信息

__

目前所在: 南海区 年 龄: __

户口所在: 佛山 国 籍: 中国

婚姻状况: 未婚 民 族:

诚信徽章: 未申请 身 高: __ cm

人才测评: 未测评 体 重:

人才类型: 在校学生

应聘职位: 人事专员/助理, 行政专员/助理, 文秘/文员

工作年限: x 职 称: 无职称

求职类型: 实习 可到职日期: 一个月

月薪要求: __--__ 希望工作地区: 南海区,禅城区,广州

工作经历

中国电信桂城客服中心 起止年月:__-__ ~ __-__

公司性质: 国有企业 所属行业:通信/电信运营、增值服务

担任职位: 政企客户班实习生

工作描述: 复印、打印等文员工作,系统信息录入,套餐推广

离职原因: 开学时间到

南海义工联 起止年月:__-__ ~ __-__

担任职位: 义工

工作描述: 春运期间在南海汽车站为返家旅客送温暖

教育背景

毕业院校: 华南师范大学

最高学历: 本科 获得学位: 学士 毕业日期: __-__

专 业 一: 行政管理 专 业 二:

起始年月 终止年月 学校(机构) 所学专业 获得证书 证书编号

语言能力

外语: 英语 良好 粤语水平: 精通

其它外语能力:

国语水平: 精通

工作能力及其他专长

1.行政管理专业学生,具有一定的写作能力和沟通表达能力,学习了管理学和行政、公关等专业知识;

2.任学生会网路部副部长和青年志愿者协会干事,通过学生工作,培养了团队合作精神,工作认真负责、善于创新、敢于迎接挑战、敢于承担责任、有较强的精力投入工作,热于虚心请教他人;

3.暂时考取了全国计算机一级证书和全国英语四级证书,接下来的日子将不断进步,考取自己有兴趣的证书;

4.获得校“社会实践积极分子”称号(三等奖学金)和院“优秀学生干部”称号,参加案例分析和科研立项大赛;

5. 现为入党积极分子,对最近的.国家大事有所了解,爱看时事评论;利用课余生活,拓宽知识面,学习更多知识;

个人自传

1.行政管理专业学生,具有一定的写作能力和沟通表达能力,学习了管理学和行政、公关等专业知识;

2.任学生会网路部副部长和青年志愿者协会干事,通过学生工作,培养了团队合作精神,工作认真负责、善于创新、敢于迎接挑战、敢于承担责任、有较强的精力投入工作,热于虚心请教他人;

3.暂时考取了全国计算机一级证书和全国英语四级证书,接下来的日子将不断进步,考取自己有兴趣的证书;

4.获得校“社会实践积极分子”称号(三等奖学金)和院“优秀学生干部”称号,参加案例分析和科研立项大赛;

5. 现为入党积极分子,对最近的国家大事有所了解,爱看时事评论;利用课余生活,拓宽知识面,学习更多知识;

6. 有时间喜欢出游、看书并参加义工、志愿者工作;

7. 个性积极阳光,活泼开朗,爱笑,凡事往乐观角度去分析。

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