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会议送茶水礼仪您需要的会议礼节都在这里(2)

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会议送茶水礼仪您需要的会议礼节都在这里

  会议礼仪注意事项

  作为研究和讨论相关问题、传达上级指示与精神的一种社会活动,会议是一种基本的工作方式。无论是组织会议,还是参加会议,都应当遵守一定的礼仪规范。只有了解并熟知相关的礼仪,才能在组织会议时提高会议的效率,在参加会议时表现出应有的素质与形象。

  具体而言,会议礼仪表现在会议的组织、会议的参加和会风的端正这三个环节。在会议中,应当对这三个方面的内容予以全面的把握。

  一、会场座次的安排因会议规模的大小不同而有所区别。

  一类是小型会议。举办小型会议时,由于与会人数较少,因此不必专门设立主席台,全体人员均围桌而坐。但与会者之间的排座仍应遵守一定之规,主要有以下三种排位方式:

  第一,面门设座。会议主席就座于面对会议室正门之位,其他与会者在其两侧自左而右依次落座。

  第二,依景设座。会议主席背依会议室内的主要景致,如壁画、讲台等,其他与会者同“面门设座”方式在其两侧自左而右依次落座。

  第三,自由择座。由于人数较少,与会者可不讲究座次的排列,大家自由择座。当与会者身份、职位都大体相当时,尤其适合此种排位方式。

  另一类是大型会议。举办大型会议时,一般都要分设主席台和群众席,其中主席台还分设发言席和主持人席。主办方应对其分别排位。

  会议进行中,为了让与会者听清发言,并且表示对与会者的尊重,发言者应当起立而不宜落座。因此,发言席的安排尤为重要。一般而言,发言席可设于主席台的正前方,也可设于主席台的右前方。

  主持人的排座也有一定之规。一般而言,主持人的落座之处有三种选择:一是在前排正中央;二是在前排两侧的任一侧;三是按其身份所排之座,但不宜就座于后排。

  由于在大型会议中,与会者一般都就座于群众席,因此对群众席的排座有着较高的难度。一般而言,与会者在群众席上可按单位、部门或者地位、行业分别就座,跨地区的会议可按地区就座。不同归属的座位安排依据可以是与会单位、部门、行业、地区的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后,也可以按地位的高低进行排座。群众席若以前后方向排座,一般以前排为高。如果在同一排有多家单位就座,则可以面对主席台为基准,自左而右进行竖排。

  另外,如果对与会者的排位确实存在较多的困难,或者会议本身并不具有很强的纪律性要求,与会者可采取自由择座的方式,即对位次不进行统一安排,大家在群众席上可随意落座。

  二、会议的参加

  对于公关人员来说,除了参与会议的组织之外,更多的是以与会者的身份参加各种会议。参加会议同样有一定之规。这些规定不仅是为了确保会议顺利进行而制定的会议纪律,而且还包括对与会者约定俗成的道德要求。

  一般而言,出席会议时,应当严格遵守的规范主要有以下几项。

  (一)规范着装

  着装体现着一个人的素质修养、审美情趣,在参加各类会议时务必对自己的着装多加注意。尤其是在参加重要的、大型的会议时,着装是否规范直接反映与会者对本次会议以及主办方尊重与否。如果着装过于随便,将直接影响与他人的交际以及他人对本单位的看法。作为有一定身份的与会者,公关人员或是在主席台上就座的公关人员往往是会议瞩目的焦点,因此更须对自己的着装慎重考虑。

  具体而言,在参加会议时,所着之装应力求庄重、保守、素雅。正规的制服,深色套装、套裙,或是较为正式的长衫、长裙、长裤,都是合适的选择。切勿随便穿着夹克衫、T恤衫、牛仔裤、健美裤、超短裙、短裤、拖鞋等极不正规的便装参加会议。

  (二)专心听讲

  在参加会议的过程中,在自己不发言的时候,应当专心听取他人发言,认真领会会议精神。专心听讲,是对发言者表示尊重的必要表现。

  要做到专心听讲,首先必须保持安静,不得大声喧哗,或者与他人交头接耳、窃窃私语。随身携带的手机、呼机应调到振动挡或直接关闭,尤其不得在会议进行时当众接打电话,其次应检点自己的神情举止,做到洗耳恭听。摇头晃脑、指指点点、哈欠连天、瞌睡打盹、读书看报、东张西望、传递纸条、反复看表,甚至随意走动都是破坏会场气氛和自己形象的不宜表现。

  (三)遵守会纪

  参加会议时,与会者应当对特定的和一般的会议纪律予以严格遵守。前者大多指主办方为了保证会议的顺利进行而对会议主题、会议议程、会议服务等所做的特别规定,与会者要切实遵循大会的这些规定,不可自作主张。例如,有的会议禁止携带照相机入场,与会人员就不能为了“留个纪念”而破坏纪律。后者则包括一系列约定俗成的会议纪律。尽管大会未必会对此做明文规定,但与会者同样应当予以严格遵守。例如,为了保持会场秩序,与会人员必须自觉遵守时间方面的有关规定。要尽量做到准时到会,不迟到早退。在会上进行发言时,要遵守大会关于发言时间的限制规定,不得强行拖延时间。

  (四)掌握技巧

  在会议中,与会人员为了向他人表示尊重之意,往往要采用特定的言行表达方式,并且掌握一定的技巧。例如,鼓掌是会议中常用的礼节,但与会人员不宜滥用鼓掌。只有在会议开幕、闭幕,发言开始、结束,嘉宾登台、离去,以及所发之言鼓舞人心时,方可鼓掌。鼓掌不合时宜,就会被人理解为起哄、捣乱。鼓掌者要把握鼓掌时间,除非情况特殊,一般不宜持续过久。鼓掌者在鼓掌时应在举止、神情上予以配合,例如面含微笑、正视对方等,不可漫不经心、心不在焉。再如,会议进行中,如果与会者确有暂时离开的必要,就必须尽可能不要使自己离开的行为影响到他人的听讲,一般应当弓身从会场一侧悄然离开。待事情处理完毕后,再以相同方式回到原位。

  三、会风的端正

  会议能够沟通信息、上传下达、部署任务、宣传鼓动、协调咨询、处理疑难。因此,会议已经成为最为普遍的一种工作方式。但是,有的公关人员并不能正确认识和对待会议的性质与作用,甚至把会议当成摆脱工作压力、享受他人服务的度假休闲途径。会议腐败已成为当前较为严重的社会问题。因此,会风的端正是会议礼仪的重要内容,应当引起大家的重视和反省。


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