浅谈国际会议礼仪(2)
浅谈国际会议礼仪
一般情况下，如果没有幻灯片的帮助，你很难能让听众在报告时始终集中他们的注意力。没有幻灯的帮助，也往往难以把复杂的内容(如实验装置步骤、数据结果等)表达清楚。另一方面，一篇很好的讲演也可能被使用了不合适的幻灯、讲演时遇到的设备上的技术问题等因素而搞砸。这方面的注意事项虽然是老生常谈的事情了，但是在科学会议中这方面的错误仍然会经常发生。首先要记住幻灯仅是你讲演时的一个辅助手段，有的人把幻灯做得色彩缤纷、在幻灯中放入一些奇葩的标记、加上一种儿童电视中的音响效果等等，以为是别出新裁，吸引眼球，其实是在煊宾夺主，分散听众对你讲演的注意力。
以下是几点建议：
1)一般规则：幻灯数量要少而精;应选择平淡整洁容易阅读的版面;在背景与文字的颜色选择方面要注意对比度的问题;一个报告的PPT应使用始终如一的格式：如统一的色彩、字体、布局等。
2)文字方面的规则：一张幻灯片中以6行字最好，尽量不要超过8行，尤其会场比较大时更应注意这个问题，这样规定的目的是为了坐在后排的听众也能看清楚;要选择清淅的字体;避免使用大写字母(读起来比较费劲);每一行的右边要对齐，左边自由，这样做是使得每个字母的间距相等。
3)插图方面的规则：尽量保持一个幻灯片中只有一个图;当一张图中有许多条曲线时，应该用符号、而不是用颜色来区分这些曲线;尽量要给出各点(均值)的变化大小(如方差);对坐标要加标识，说明其代表什么;避免使用三维数据图。
4)表格方面的规则：表格要尽量简单;表格一般适宜用在发表文章但不适宜讲演;实在需要使用表格时，每列的数据或文字需对齐;对每行与每列的含义要给出说明，对测量值要注明单位。
在作报告时的几点建议
1)第一张幻灯片：如同文章一样，第一张幻灯片应给出题目、作者的姓名和单位。当你站在发言台前，银幕上放出第一张幻灯片时，首先要利用这个短暂的时间用眼睛向你的听众致意，然后对于这一节(session)的会议主持人表示感谢，对于你的演讲题目也要说些什么。然后再换到第二张幻灯片。
2)讲演与幻灯之间的关系：用语言去填补幻灯片中没有表达的信息，你的目的是使用语言与文字来共同表达，不需要你去读幻灯片上的文字。说到这里或许你可以明白为什么有前面说过的对幻灯片的要求。在幻灯片的文字中，你可能只需要一些关键词，但是在讲演中，你说岀来的句子必须是完整的。
3)在演讲时，需说明你的摘要与这个讲演的区别之处(如果有这样的情况)：许多人早早就提交了会议摘要，然后直到会议前夕又做了很多工作，或者修改了摘要中的数据及结论，因此在讲演时必须告诉听众作了哪些改动以及理由。例如你可以说："Pleasenote that these results differ from those in the printed abstract. The current results include data from anadditional 50 cases."
4)按会议规定准时结束非常重要。拖迟时间是不遵守规则的表现，那时候听众会开始不耐烦听你继续讲下去，所以你的内容再精采也没有用了。由此可见你通过会议前的演习，把握好时间的重要性。
5)在回答问题的环节。一般会议有5或10分钟的提问时间，你回答问题时的表现，会给听众对于你的知识背景的一种印象，所以要好好把握这个环节。所以对于这个环节我要说得详细一点。以下是一些建议：a)事先要对与你讲演内容有关的基础知识有充分了解与准备，否则不容易对付各种问题;b)最好事先能了解到听众的大致水平和情况;c)你讲演开始时(或报告前)与会议主持人打招呼此时可能会发生作用，当有人执意坚持他的问题并与你纠缠时，你可以示意他，请他帮你解围;d)注意在回答问题时要避免涉及年令、性别、宗教信仰、民族等敏感话题;e)当一个问题提出来以后，你可能会迅速想到他为什么问这个问题，此人的姿态(bodylanguage)有时会给你这种感觉。例如他是否真的需要得到你的答案还是为了表现他自已?但是你必须记住，你的回答不是给他一个人听的，而是须要面对所有听众，所以在任何情况下，你应仅针对问题本身作答，忽略对提问者个人的看法。f)在出现压力时，要保持冷静。以柔克刚，不要去挑战提问者，始终与会场中的听众保持对视，以便从中获得鼓励与帮助;g)及时纠正提问中的错误假定，以免被提问者误导;h)不要将你的回答延伸到去作另外一个报告，你可以说：Thisis next topic which I will present in the next year meeting (or tomorrowsession XX);i)不要取笑低级的问题，你可以用真诚的态度向他提供一些基础知识;j)如果问题很长或涉及面较大，你需要较长时间回答时，可以要求散会后私下交流;k)如果你知道提问者是你领域的权威，而他的问题又较难时，你可以请他自已谈谈他的意见;l)如果你无法回答所提出的问题时，最好诚实地告诉听众，并且寻求是否有人可以回答这个问题;m)如果有人打断你的发言时，你可以请会议主持人帮助，也可以说：Iam coming to this particular point later. 去制止那个人的纠缠，无论你是否在接下来真的会涉及此问题;n)如果因为会场中的设备等问题，使得不是每个人都能听淸楚提问时，在你作解答前最好把问题简要地重复一遍。
在国际会议作讲演需要一定外语能力，许多人可以把报告内容背出来，但是在提问环节却一点都听不懂，更不用说回答听众的提问。所以要慎重考虑你是否合适用演讲的形式(你还可以选poster的方式)。参加学术会议并报告自已的研究成果，从时间顺序上来讲，应是在完成了实验工作并初步总结了研究结果(数据处理、分析，及得出初步结论)之后，为此希望去会议作交流，听取同行意见，为下一步发表文章作准备。这也是科研工作的一个环节，所以目的应该是单纯的，态度应该是真诚的。
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