试论高校档案管理方式存在的问题
试论高校档案管理方式存在的问题
随着信息技术的发展和教育制度的改革，高等院校的档案管理工作也变得与时俱进，各种新的管理模式和理念需要得到学校的重视。我们要在思想、教育、体制、管理等各个方面发展，以便与世界先进高校教育管理体制看齐。本文通过探讨档案管理工作存在的不足，进一步探究正确的管理模式，提高教育者和管理者的个人素质，促进档案管理水平的提高。
一、为什么要加强档案管理工作
每个学校都有自己的档案，可能是文字、实物或者是影像等各种表现方式，它包含了老师和学生的在校学习，工作，经历，对于教职升迁和人才选拔有着重要的意义。它从师生入学开始记录在校期间的事迹，这些知识成果和经验教学是高校珍贵的教学总结，它代表了高校的软实力发展轨迹，是高校不断奋进的参考依据。众多高校记录的是教职工的先进教学实例和奋斗事迹，它可以作为榜样，起着模范的作用。它可以记录过去的辉煌和激励一代代新入学的师生，为日后的教学工作提供重要的参考依据，极大地促进高校教学和档案管理工作的发展。
二、高校档案管理中存在的问题
(一)存档意识淡薄，收集工作困难
对于很多的教师而言，档案代表了他们工作的经历和荣誉，所以比较重视，如果将自己的资料送给档案管理部门管理会给自己的使用上造成很多的不便。因为随着逐渐行政化的管理，管理部门为了保证资料的真实和安全，不得不对档案的调度和使用进行了制度化的管理，上下级关系明显，每份资料的提档都非常的麻烦。所以大部分的人不愿意积极提供自己的资料，这就给档案资料的收集工作造成了很大的困难。除了个人意愿方面，档案资料的自身庞大也给收集管理人员造成较大的困难，每个人的档案从入学开始就要记录，每年新生入学季也是管理人员最繁忙的时候，人员信息的收集、录入、处理一系列的高负荷运转，都让档案部门的管理人员应接不暇。为了保证管理工作的顺利进行，很多管理人员在工作的时候就干脆“闭门造车”，这就使得他们跟学生的距离越来越远，使得学生对管理工作更加陌生，从而很难配合，这也会导致一系列的恶性循环。
(二)管理技术落后
随着扩招的大力推进，高校学生的人数有增无减，这样在数量上就给管理人员造成了较大的工作量。而伴随着开学季的新生入学，教师的工作岗位也随之发生了调度，无论是离职还是升迁，都需要在档案管理中记录下浓重的一笔。在自动化档案管理技术比较低下的时期这对档案的管理无疑是比较困难的，大部分高校采用的单板机档案管理软件对信息资料的规整造成了很大的数据量。随着近年来高校档案归档内容多，总量大，存放周期短，流动快等特点，我们原有的档案管理技术已经远远不能满足管理的需要。虽然在一定程度上管理人员的增加可以暂时缓解档案管理工作的繁重，但是只是依靠人员数量的优势对档案工作标准化、现代化的进程帮助却是微乎其微的，这说明仅仅依靠人员配置的增加是不明智的，要从根本上进行管理技术的巨大革新。我们必须要重新审视我们的技术工具，通过改变落后的技术利用现代信息技术对学生档案进行管理，使学生档案管理规范化、科学化、系统化。
(三)管理人员职业技能和个人素质有待提高
随着工作进程的不断加大，很多管理人员的技能和职业素养方面的问题也在工作中不断暴露。有的人员可能专业技能不过关，当遇到一些比较专业性的问题的时候，就会表现出盲目无措，消极应付的状态，看似是工作上的一些粗心但实际上会给日后的管理工作带来很大的弊端，尤其是工作上的交接不到位会让后续的工作开展造成极大的阻碍，当然这只是人员的技能方面，只要用心学习，不断跟进后期的继续教育和培训工作，都是可以弥补的。但是，一个人的职业素养是一个人的内在品质，它无关乎你的专业技能，倘若一个工作人员的工作优秀，可是在工作工程中却恃骄生傲，自我颓废，在接待师生和领导时一副冷漠和生硬的态度，对于工作中的失误毫不在乎，对于事后出现的问题不管不顾等等一些列的有违专业素质人员态度的事例发生自然也会让档案的管理工作受阻，使问题陷入难以解决的地步。
(四)档案工作的制度管理
随着新的档案人员的出现和管理技术的发展，原有的档案管理制度就不得不进行一系列的更替和革新。之前的档案管理人员可能在执行工作的过程中刻意突出了权利的专制，长此以往实现了生硬的管理制度，每个人按部就班，没有创新，当遇到突发事件时没有机警的应对方式。同时人们对原有的技术已经习惯不愿意突然的改变，这就导致工作效率的大打折扣，人员工作的不协调，技术不能快速跟上时代的发展使得教学管理工作陷入到一片落后的僵局中，这一切都和管理的制度模式有关。我们要明白在一种落后的体制下，无论再先进的个人或者工具都是徒劳无功，他们必须依靠明文规定，设立有效的管理制度和惩戒制度，让大家有着统一的案例和范本，可以在机制运行时更好地依赖和执行。
所以高校的档案管理工作无论是在人员还是技术乃至是制度方面都需要进行大力的革新，让每个人员都能在合理创新的机制下去工作、交流，那么针对这些问题，我们都应该实行哪些有效的方式来一一化解呢?
三、实施有效措施解决问题
(一)强化全校师生的存档意识
存档意识不是可以一朝一夕就改变的，所以我们要从三个方面入手来一一化解。首先，校方要明确提档过程，让师生放心，对于有需要的档案要做特殊的标记，以方便日后对档案的寻找和提取，同时要普及档案管理的重大意义，让师生明白为什么要做好档案管理工作，以及做好它给自己带来的利益;其次，在技术方面除了要方便信息归档工作，同时还要提高信息提档工作，以便于师生日后对档案提取的需要。最后，对于管理人员
要加强管理，提高相关人员的专业素质和职业技能，在存档时可以对存档人员做出良好的服务，打破上下级的错误观念，让师生对档案管理的过程明晰，放心存档。同时要定期对师生的档案进行排查和整理，让大家可以时刻了解到自己的档案信息，并在与他人的对比中了解自己的不足，促进大家的上进心。
(二)大力革新存档技术
随着档案信息量的不断增加，要迅速革新老旧机械，引进先进的信息存档技术。比如：档案管理加入现代信息化设备，使信息可以根据每个人的编号作出相应的安排和更新，提高效率的同时降低档案管理工作的难度;通过数字化的编码，把全校师生原有的记录通过数据的方式导入，既方便了前期的信息录入，也有利于后期的检查和更新工作;建立一个全校的网站，将信息资料和档案资料开辟出一个专门的档案库，通过资料备案和系统管理的方法，把文件资料自动录入到档案库中，方便师生可以随时上网找寻自己的档案信息，可以将一些重大的先进事迹和科研文化成果作为网页的封面来指引和激励师生，方便师生查看和对比。利用科学的存档技术提高工作效率，促进文书档案管理工作的有序进行。这在保证工作质量的前提下有效地提高了工作人员的工作，提高工作效率。
(三)改革创新管理制度
管理制度是改革高校管理制度的另一大创新内容，通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率两不误。首先从人员机制上，要挑选具有专业素质的技能人员，定期为人员安排职业技能训练，建立考核机制，对于管理人员实行绩效考核和奖惩制度。当管理人员在工作上有出色表现或者是有创新思路时给予奖励，并授予一定的物质和精神鼓励，鼓舞人员为内部档案管理更好地服务，当管理人员出现懈怠要尽可能的帮助他们重整精神，更好地去做好本职工作，如果是一昧循规蹈矩，不思进取可以适当的小惩大诫帮助他们更好地进步，在服务师生档案管理工作的同时更好的维护学校的形象，帮助档案管理工作的顺利进行。
四、结语
总之，档案管理工作是一件重要的工作，它对学校历史发展有着巨大的记录意义，也对学校未来的人员奋进起着积极的激励作用。鉴于它庞大且复杂的工程，我们必须与时俱进，实事求是，脚踏实地的进行创新和发展，从制度到人员和技术，进行自上而下全面的改革，让全体师生做好安全存档意识，扎实推进档案管理工作，全面提高学校档案管理水平。