办公室秘书工作论文
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高职院校作为国家教育机构的重要组成部分,办公室工作效率是否高效与其教育活动开展有着密切联系，办公室秘书是办公室工作运行过程中重要的一个环节。下文是学习啦小编为大家搜集整理的办公室秘书工作论文的内容，欢迎大家阅读参考!
办公室秘书工作论文篇1
试谈角色理论在办公室秘书工作中的应用
摘要：角色理论是社会心理学的重要组成部分，该理论在办公室秘书工作中具有十分重要的应用价值。办公室秘书在日常工作中要做好准确的角色定位，才能更好地为领导及所有员工服务。基于办公室秘书角色定位在秘书工作中的重要作用，本文从办公室秘书如何加强自身角色定位入手，针对办公室秘书如何加强自身角色规范建设，以及自身素质的提高，提出参考意见。
关键词：角色理论 秘书角色 秘书工作
随着社会的发展进步，办公室工作质量越来越受到领导及群众的重视。在办公室工作中，强化办公室秘书角色意识，促进办公室秘书责任感的不断加强，不但会促进秘书自身素质的培养，还会促进其培养融洽的上下级关系，保证其工作质量的提高。
1.办公室秘书加强自我角色定位
办公室秘书的角色意识，是办公室秘书对工作的一种心理认识和体验，是一种责任及义务的自我感知。科研机构办公室秘书角色意识的淡薄，不仅会使秘书工作效率无法得到显著提高，还会使秘书在工作中缺乏责任心，工作中缺乏主动性。因此，针对科研机构办公室秘书加强自身角色的定位，以下将从如何认知角色、如何进行正确的角色扮演、以及如何强化办公室秘书自身的责任意识三方面对其进行具体分析。
1.1认知角色
角色认识是任何一个岗位员工所必备重要素质，而秘书部门作为单位内部工作的重要枢纽，其在领导及各职能部门之间都起着重要的协调作用。科研机构办公室秘书需要对各个部门的业务状态及工作性质做到全面了解，并充分意识到自身的配角定位，在工作的任何一个环节，都要从实际出发，注重说实话、做实事的原则，对领导的指示加以有效传达，并对各部门之间的具体情况，以及存在的问题做到客观记录和解决。
1.2正确的角色扮演
科研机构办公室秘书对自身角色做到足够认识以后，就需要正确的进行角色的扮演，在角色扮演过程中，作为单位组成成员之一，办公室秘书要充分认识到办公室环境中错综复杂的人际关系，了解办公室不同角色的需求，在不同的办公室情景中，捕捉各种讯息，从而在对其进行服务的过程中，更加具有针对性，并且更容易向自身角色期望的方向不断发展[1]。
1.3强化自身角色的责任意识
办公室秘书的责任意识，是加强办公室秘书办事能力，促进办公室秘书技能提高的一项重要因素。无论身处那一个岗位，领导 岗位也好，下属岗位也好，责任意识都是不可或缺的办公室人员必备的素质之一，而对于自身角色及责任的意识，是一种心理上的认识和感知，角色意识及责任意识的缺乏，不仅会减弱办公室秘书在工作中的重要作用，更容易使其在工作中缺乏积极性，办事效率和质量都有所降低。
2.办公室秘书如何做好自身角色规范建设
办公室秘书自身角色的规范建设，离不开自身素质和能力的培养，对工作汇总角色冲突的妥善处理，以及自身心理素质的提高，而科研机构对办公室秘书的要求更严格。因此，科研机构办公室秘书只有加强自身管理，促进自身技能提高，才能在做好本职工作的基础上，更多的为领导分担重任，加强领导和员工之间的有效沟通，从而促进办公室积极和谐氛围的形成。下文将从这几个方面对办公室秘书如何进行自我角色规范建设进行具体分析。
2.1加强自身知识素养
办公室秘书是一个对综合素质要求极高的岗位，因此，办公室秘书必须拥有丰富的知识储备，以保证在不同场合和时机对事务加以有效解决。办公室中的日常事务能够涉及到各个知识领域，作为办公室秘书，领导的得力助手，单位政策活动得以开展的载体，重大决策的监督及办理人员，办公室秘书不仅要意识到各个角色之间的偏差，以及在各个角色之间进行有效转换，更要加强自身的文化知识储备和知识素养，从而为领导及所有员工做好基础工作的保障。
办公室秘书知识素养的提高，不仅局限于管理学相关学科、心理学、社会学等秘书专业领域的学科，更要对社会经济学、法律方针政策以及社会交往等方面的知识予以掌握。尤其是对于科研机构的办公室秘书来说，对其知识素养的要求就更加严格，其不仅要对科研机构给各个部门的职能、部门之间的联系做到细致了解，更要对科研机构各项事务的具体流程及所涉及的相应问题严格掌握，只有这样才能更好地对领导决策及日常事务的处理予以分担。
2.2具备相应的能力素养
办公室秘书是进行自身角色规范建设的重要内容之一， 是对自身相应工作技能和水平的 提高。在科研机构办公室秘书工作内容中包括对公文的处理工作，即用公文处理系统编排院发文件和院发函件、对院内各类文件进行收发和处理，以及落实领导会议回执和文件归档工作，是科研机构办公室秘书的主要工作形式[2]。
因此，科研机构办公室秘书能力的培养，需要从以下几个方面进行，首先，是语言表达能力的提高，秘书在参与科研机构政务及管理事务中，都需要运用书面或者口语的形式对事务要领及内容进行记录;其次，是管理能力的培养，科研机构办公室秘书需要掌握一定管理方法，在工作中严格秉承工作方针和原则;最后，即是办公室秘书组织协调能力以及各种办公设备操作能力的培养，秘书在领导和与员工之间的协调作用，是单位得以发展的重要因素，而办公室秘书办公技能的提高是提高工作效率的重要前提。
2.3妥善处理角色冲突
在角色理论中，角色冲突是每个人身上都会出现的现象，因为在不同的时间、地点、情境、场合中人们会有不同的角色，有的人是连续扮演着不同角色，有的人则是同时扮演着多重角色，如果这些角色在某些特定的条件或情况下无法达成统一，就会出现角色冲突[3]。办公室秘书的角色冲突主要有两方面，即角色冲突和角色内冲突两种表现形式。角色冲突指的是某个人同时扮演多重角色，冲突发生在两个角色之间;而角色内冲突指的是某个人扮演同一角色时内在的矛盾冲突，冲突发生在同一角色的内在特质中。妥善处理角色冲突不仅能提高秘书的办公室工作，还能促进同事之间的人际关系，为单位内部营造和谐平等的工作氛围。
2.4提高自身心理素质
在解决角色冲突时，办公室秘书首先应该明确自身角色职责及角色界限，同时考虑组织领导和同事对自身角色的期望值，加强对自身角色的认识。办公室秘书作为领导的助手，在解决事务及冲突过程中，充分考虑自身位置，明确自身在工作中的具体角色。不仅如此，办公室秘书在工作中还要摆脱工作中的自卑心理，在处理事务时，掌握好具体的度，提高自身心理素质，努力为办公室营造轻松和谐的工作气氛，通过自身心理素质的调节，以及良好心态的培养，积极的投入到工作和具体事务处理中，以自身乐观向上的状态感染领导及每一位员工，为单位领导和员工之间的沟通搭建桥梁。
3.结论
秘书是办公室工作中不可或缺的角色，作为办公室秘书，首先应该明确单位发展的实际情况，其次要了解自己的岗位职责及行为界限，同时不能辜负组织成员对自身的角色期望，从此可以看出角色理论在办公室秘书工作中发挥着不可小觑的作用。在办公室秘书工作中，可以从增强自身责任感、提高自身知识和能力素养、妥善处理角色冲突三个方面做好自身角色规范建设，发挥角色理论在办公室秘书工作中的作用，以促进自身素质能力及办公室工作的同步发展。
参考文献：
[1]余韬.秘书工作胜任能力培养体系的构建[J].赤峰学院学报(自然科学版)，2013，7(5).
[2]张海龙.试论企业秘书素质提高―从秘书职能的转变说起[J].办公室业务，2013，13(3).
[3]杨建伟.浅谈现代办公室秘书的基本素质[J].统计与管理，2013，3(2).
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