十条实用的Word办公软件应用技巧(2)
六、给Word文件减肥
现在,我们的个人电脑上是Microsoft Windows的天下,软件也越做越大,连一些文字资料的文件也不例外。如我们在Word中打一点儿字,动不动就几十k字节,文件一多,给我们交流：使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实,只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时,自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术, 则在选中“嵌入TrueType字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。
七、一次保存多个文件
在WPS2000/Office中,有一个“保存所有文件”命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换：存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时,按下Shift键就可以发现,原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了。此时单击这个命令,相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。
八、合并Word文件
我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印,这虽然方便,不过不利于文件的管理。试着单击“插入” 菜单下的“文件”命令,在弹出的窗口中选择“Word文件”,再找到同事的文件,点击“插入”钮,同事的文件已经历历在目了,而且图片：表格：字体：字号：格式都丝毫没有任何变化。
九、修复文件
我们在进行文档的处理时，最怕的就是遇到突然停电,而自己的文件没有保存：文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实,在Word中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,你没有注意罢了。巧妙地使用它,能够把你的工作成果恢复过来。请点击“文件”——“打开”,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中,选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿,凡是能够被恢复的文本,都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!
十、更改文件默认存盘格式
在Word默认情况下,我们都将文件存为Word的DOC格式。不过,有时候我们出于特殊的需要,如投稿时需要TXT格式：多媒体软件中需要RTF格式等。把Word文档存为其余的格式固然很方便,只要单击“文件”——“另存为”命令,然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。不过, 每次这样做未免有些麻烦。其实,只要我们单击“工具”——“选项”,打开设置窗口,点击“保存”标签,在“将Word文件保存为”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改为自己想要的格式,以后每次存盘时,Word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。
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