学习啦>学习英语>专业英语>商务英语>

商务函电写作标准及格式

时间: 泽燕681 分享

  商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。

  一.商务信函的写作需要注意以下几点标准:

  (1)准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系,因而要完整、精确的表达意思,用于乃至标点符号都要做到准确无误,以免造成不必要的麻烦。

  (2)简洁。在做到准确、周到的前提下,应用最少的文字表达真实的意思,不能拖沓冗长。

  (3)具体。信函所要交待的事项必须具体明确,尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容,绝不能语言不详。

  (4)礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式,以有利于双方保持良好的关系。

  (5)体谅。要学会换位思考,能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同,有利于双方达成有效的沟通。

  二.商务信函格式

  商务信函一般由:信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言等组成。

  信头(Heading):指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期,一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

  地址:英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期的时候。 日期的写法,如1997年7月30日,英文为:July 30,1997(最为普遍); July 30th,1997;30th July,1997等。1997不可写成97,以免引起歧义。 信内地址:在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、单位、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不必再写日期。

  称呼(Salutation)是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方,要求从该行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也可以用冒号(美国式)。写给公务上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)不用专指某个人。注意:Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现,前不加Dear,是Dear Sir的复数形式(有时也可Dear Sirs)。写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

  事由:在公务信函中,通常在称呼与正文之间,有Re:或Subject:(事由)字样。一般在信纸的中间,也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线、加粗等,以引起读信人的注意,使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 正文(Body of the Letter):位置在下面称呼语隔一行,是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。

  结束语:恭维性的,位置在正文下面一到两行的地方,从正文的开头偏右的位置,句末用逗号,比较常用的是truely yours(yours truely)或者faithfully yours、sincerely yours。

  签名:此项是必需的,结束语后的一到两行后面,也是在信纸的中间偏右的位置开始写,同时,在结束语的正下方签名下面要用机器打出签名,以便于对方识别。还需要把写信人的头衔、职位等打在名字下面。

398928