工程项目文档管理论文(2)
工程项目文档管理论文篇二
项目建设工程文档全过程管理的探讨
[摘 要]项目工程建设档案是基本建设工作的重要组成部分，极具参考价值和应用价值。建立项目工程建设档案管理的保证体系，与国际惯例接轨，实现工程档案编制方法的标准化、规范化、科学化及管理的现代化，既是工程档案管理工作的要求，也是工程建设的要求。
[关键词]项目工程建设;文档管理
中图分类号：TU-05 文献标识码：A 文章编号：1009-914X(2015)08-0202-01
引言
建设项目文档的管理，是建设项目信息管理的一项重要工作，它是项目管理人员实施项目管理，进行目标控制的基础性工作。建设项目文档管理系统将现代先进的计算机技术引入基本建设项目管理工作中，使用户脱离复杂的手工劳动，极大地提高工作效率，降低出错率，同时便于工程项目的跟踪管理。
1 项目工程建设文档管理的重要作用
1.1目工程建设档案为项目工程建设的论证、决策、设计、监理和施工提供了重要的信息和科学依据。工程项目在规划、研究论证、立项审批、勘测和设计过程中，积累了丰富、翔实、可靠的基础资料和成果。随着工程建设的展开，产生了大量的科技、施工、管理文件材料和图纸及各种类别、载体的档案资料，经过收集、整理和归档，形成一整套有价值的工程建设档案。
1.2项目工程建设档案作为工程建设活动中的真实记录，可为本项工程的建设管理、交工验收、使用、改建、维修等提供重要的依据，对其它工程的建设也有着重要的参考价值。
1.3通过项目工程建设档案管理工作的实践，能有效地促进工程项目建设管理信息系统的开发、利用和完善。同时随着工程建设管理体制的改革和工程建设监理制的实行，工程档案将为工程投资、质量控制、合同管理等工作打下坚实的基础。
1.4加强项目工程建设档案的标准化、规范化、系统化管理，将有效地加快种子工程项目工程建设档案的分类、组卷方法的科学化和手段现代化的步伐。同时也便于进一步总结新体制下的种子工程项目工程建设档案管理与国际惯例接轨的经验。
2 项目工程建设文档管理的方法
建设项目管理组织中的信息管理部门是专门负责建设项目信息管理工作的，其中包括项目文件资料的管理，因此在工程建设全过程中形成的所有文件资料，应统一归口传递到信息管理部门，进行集中收发和管理。首先在项目管理组织内部，所有文件资料都必须先送交信息管理部门，进行统一整理分类，归档保存，然后由信息管理部门根据项目经理的指令及项目管理工作的需要，分别将文件资料传递给有关的项目管理人员。其次在项目管理组织外部，在发送或接收业主、设计单位、承包商、材料供应单位及其他单位的文件资料时，也应由信息管理部门负责进行，使所有的文件资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证了项目文件资料的有效管理。建设项目文件资料的管理和保存，主要由信息管理部门中的资料管理员负责。作为文件资料管理员，必须熟悉有关项目管理业务，通过分析研究项目文件资料的特点和规律，对其进行系统、科学的管理，使其在建设项目管理工作中得到充分利用。
3 项目工程建设文档管理的任务和基本要求
3.1文档管理指的是对作为信息载体的资料进行有序的收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参加者提供专用的和常用的信息过程。文档管理系统是信息管理系统的基础，是管理信息系统有效率运行的前提条件。许多项目经理认为在项目中的资料太多又复杂，文件凌乱无序，查找费时，这就是项目管理中缺乏有效的文档系统的表现。
3.2EDW文档管理系统有如下要求：1将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分;项目归档文档由项目管理主管或项目文档管理员将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。2常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。3日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。4提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括项目计划、数据需求说明书、模块、应用开发文档、详细设计文档、系统测试文档、系统运行维护等。
4 项目建设期文档的全过程管理
4.1建设项目管理定义项目档案管理：所谓建设项目管理是指项目管理机构在进行建设项目管理的工作期间，对工程实施过程中形成的文件资料进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设项目文档管理统一叫法的对象是建设项目文件资料，它们是建设项目信息的载体。
4.2项目施工阶段：项目工程中施工方向工厂提供的施工图统一交档案部门，档案部门对施工图进行建账、登记和更换，并通知相关部门进行签字领用，避免了因管理不统一而造成的各部门使用施工图不一致，进而影响施工工程决策的问题。项目工程的基础、主体及竣工验收，档案部门均参与其中，一方面及时掌握工程进度，另一方面对施工方文件资料的收集、整理工作及时进行指导检查。工厂要求工程监理方除履行正常的工程监理外，还必须对施工方的文件资料进行监督检查，工程完工后，除监理总结报告外，还需撰写工程文件资料评估报告，促使施工过程中监理方担负起对施工方文件资料的监督检查工作，在提高施工方文件资料质量的同时减少档案部门工作量。
4.4在施工期间，为保证施工正常进行，需租用、占用场地，建设单位应向当地土地管理部门办理临时占用场地手续：为保证工程质量，工程要连续作业，需要在夜间施工的，建设单位应向当地城市管理部门申请和办理夜间施工手续。
4.5在建设后期，建设单位或主管部门应重点抓好以下工作：(1)生产领导班子的配备，包括行政和技术人员。(2)生产人员的招收、培训。(3)生产的物质资料准备，包括生产资料、能源(供水、电、气或煤)和各种协作条件。(4)参与设备安装和调试工作，包括单机调试和联动调试。(5)组织试生产，经过一定时间试生产，达到设计生产能力或使用功能后，应提请建设主管部门组织竣工验收。
4.6项目的竣工验收。建设项目按批准的设计文件所规定的建设内容全部建完，并经试运行，具备投产和使用条件时，要及时组织验收，办理固定资产交付使用手续。在此期间，建设单位或主管部门要开展的工作是：(1)建设单位、施工单位、设计部门应做好验收前的各项准备工作，主要包括：①核实建筑安装工程的完工程度，清列出已交工程和未完工程的工程量，预算价值，完工日期等一览表。②提出财务决算，并与工程的概算进行比较、分析，找出产生超差的原因。(2)建设主管部门组织验收，交付生产或使用。在建设工程初步验收后，建设单位和主管部门，应向投资的主管部门和建设主管部门提交工程初步验收情况报告和移交生产准备情况的报告，并提出竣工验收报告。(3)竣工验收后，建设单位应将竣工资料送当地城市建设档案馆
总结
为了能够做好项目档案工作，确保项目档案的完整、准确、有效，为项目整体验收打下良好基础，促进国有资产保值增值，笔者所在企业积极探索项目档案工作管理新方法，制度和计划相结合，不断创新管理方法，坚持以人为本，因地制宜地建立适合企业自身管理方式的项目档案管理体系，初步实现项目档案的全过程管理。
参考文献
[1] 黄华;关于种子工程项目工程建设档案管理的探讨J种子科技;2000年02期.
[2] 郑娣红，艾克新;退耕还林工程档案建设之我见J内蒙古林业;2003年07期.
作者简介
江艳华，女，2002年培正商学院，外语系中英文秘书专业毕业，现任职于广东大鹏液化天然气有限公司.
曹倩(1982―)，女 年四川大学，硕士研究生毕业，现任职于广东大鹏液化天然气有限公司.
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