文档管理系统研究论文
文档管理系统研究论文
文档管理系统是近年来备受关注的一个重要研究方向和热门课题,特别是随着信息技术的发展,人们对海量文档数据的存储需求日益剧增。下面是学习啦小编为大家整理的文档管理系统研究论文，供大家参考。
文档管理系统研究论文篇一
论技术改造工程项目文档管理规定
文档管理系统研究论文摘要
摘要：本文对建设工程质量和工程档案管理的相互关系进行了全面研究，提出了工程档案是建设工程的有机组成部分，是工程质量的直接反映，工程档案管理是工程质量控制的关键环节，是提高工程质量的重要手段等观点;对提高建设工程中建设、设计、施工、监理等各方面人员的档案意识，促进工程档案管理进一步融入工程质量保证体系具有较强的参考价值。
文档管理系统研究论文内容
关键词：文档管理 单位档案职责 工程档案管理
1 文档管理的方式
在项目实施过程中，由于项目实施的复杂性，多方人员参加以及时间跨度长等因素，所以有关需求、建议、解决方案和会议、问题记录等都必须文档化、标准化，以便查阅和引用。这些文档伴随着项目实施的各个阶段逐渐充实、完善;与此同时，它们亦记载跟踪了整个实施的过程和成果。因此，在文档管理的过程中，需要把握住一些重要的原则和方法，这样可以让我们的文档真正达到预期的目的。
1.1文档模板的管理
面对项目中需要建立的各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人一个风格，不论从美观性和可读性上都会有影响，所以在文档管理中的过程中应建立一套文档的模板。
在建立文档模板时，需要对一些格式进行要求，需要将一些基本的要素固化到文档模板中，确保文档需要的内容能够在文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体等。
在建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有一个清晰的定义，使用者可以清楚地知道实际使用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要在一个相对容易找到的文件夹目录中存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够在首页进行一个链接，让使用者可以快速的搜索到。在建立分类时，需要含有一个共同类，或者叫做公用类，因为在实际的使用过程中总是会有一些新的类别出现，也会有一些无法进行分类的文档，这个时候就可以通过共同类进行管理
1.2文档目录的管理
为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。
在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的查找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简洁化;如果是采用信息系统管理，需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找，文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。
2 项目技术文档范围
2.1项目立项申请、可行性研究报告、项目批复等立项依据性文件;施工、质检、监理、中间交接、竣工验收 、试运行等。
2.2基础检测报告、发电机转子探伤报告、制造厂(运行厂)调研报告。
2.3设备招标、设计招标、施工招标、工程监理招标文件。
2.4施工图设计文件、图纸审核会签资料。
2.5工程概算书、施工预算表、工程竣工决算、固定资产清单及明细表。
2.6工程监理合同、工程监理规划及实施细则。
2.7施工组织设计、施工前技术交底、施工计划、施工方案、施工工艺措施。
2.8设计变更、工程更改洽商单、通知单。
2.9原材料检验报告、原材料出厂技术文件、产品合格证。
2.10设备安装记录。
3 项目技术文档的要求：
3.1项目技术文档必须完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明。
3.2竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证。
3.3凡按图施工，在施工过程中没有变动的工程，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后，即可作为竣工图。
3.4凡有一般性图纸变更的符合设计或规范要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。
3.5施工中有一般性设计变更时，能在原施工图上修改的，由施工单位在原施工图上注明修改部分与修改依据和说明，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。
3.6凡有结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变等重大变更及图幅变更面积超过10%，应重新绘制竣工图。
3.7所有设计变更文件中的变更内容，必须不遗漏地在竣工图中全面反映，即每项变更内容，不但要在文件所指的竣工图上反映,而且要在所有涉及到的相关联的每张竣工图上反映。
3.8实施过程中的图片、照片、录象等材料，以及项目实施过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明。同时，要详细地填写档案资料登记表。
4 各方的通用职责
4.1工程各参建单位填写的工程档案应以工程合同、设计文件、工程质量验收标准、施工及验收规范等为依据。
4.2工程档案应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。
4.3工程档案进行分级管理，各单位技术负责人负责本单位工程档案的全过程组织工作，工程档案的收集、整理和审核工作由各单位档案管理员负责。
4.4对工程档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚。
5 建设单位职责
5.1应加强对基建文件的管理工作，并设专人负责基建文件的收集、整理和归档工作。
5.2在与勘察、设计单位、监理单位、施工单位签订勘察、设计、监理、施工合同时，应对监理文件、施工文件和工程档案的编制责任、编制套数和移交期限做出明确规定。
5.3必须向参建的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设项目有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。
5.4负责在工程建设过程中对工程档案进行检查并签署意见。
5.5负责组织工程档案的编制工作，可委托总承包单位或监理单位组织该项工作;负责组织竣工图的绘制工作，可委托总承包单位或监理单位或设计单位具体执行。
5.6编制基建文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整基建文件归入地方城建档案部门及移交产权单位，保存期应与工程合理使用年限相同。
5.7应严格按照国家和地方有关城建档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的资料，建立、健全工程档案，并在建设项目竣工验收后，按规定及时向地方城建档案部门移交工程档案。
6 工程监理单位职责
6.1应加强监理资料的管理工作，并设专人负责监理文件的收集、整理和归档工作。
6.2监督检查工程文件的真实性、完整性和准确性。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件进行监督、检查;在施工阶段，对施工单位的工程文件进行监督、检查。
6.3接收建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作。
6.4在工程竣工验收后三个月内，由项目总监理工程师组织对监理档案进行整理、装订与归档。监理档案在归档前必须由项目总监理工程师审核。
6.5编制的监理文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整监理文件移交建设单位及自行保存，保存期根据工程性质以及地方城建档案部门有关要求确定。如建设单位对监理档案的编制套数有特殊要求的，可另行约定。
7 工程施工单位职责
7.1应加强施工文件的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理工作。建设项目的施工文件应设专人负责收集和整理。
7.2总承包单位负责汇总整理各分包单位编制的全部施工文件，分承包单位应各自负责对分承包范围内的施工文件进行收集和整理，各承包单位应对其施工文件的真实性和完整性负责。
7.3接受建设单位的委托进行工程档案的组织编制工作。
7.4按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕并移交建设单位进行工程竣工验收。
7.5负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案部门要求，并应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期根据工程性质以及地方城建档案部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。
8 结语
作为工程设计实施的技术依据，又要成为工程竣工后的历史资料归档，还作为整个系统的未来维护、扩展、故障处理工作的客观依据。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。本文就如何做好建设项目档案管理工作，使建设项目最终顺利通过竣工验收，以及日后建设项目档案的有效利用提一点自己的看法，希望能对建设单位的项目档案管理有所帮助。
文档管理系统研究论文篇二
文档管理与机关文秘人员素养之我见
文档管理系统研究论文摘要
摘要：本文从机关文秘人员的政治素养以及文字、写作等方面，阐述了提高机关文秘人员的素养与文书档案管理的重要性。机关秘书是党政部门和企、事业单位必设的工作人员，机关秘书的工作不仅仅局限于抄、写、收、发，而且还应通过文书整理以及各种具体事务性工作的处理，为领导收集提供准确有用信息，起到领导的参谋助手的重要作用。因此，从某方面说办公室的文秘人员既是领导的参谋，优势文书档案的管理者。所以办公室文秘人员要想胜任自己所从事的工作，必须从强化自身素质入手，才能提高档案管理的质量，才能更好更多更及时准确的为领导提供具有参考价值的信息，从而成为一名合格的领导的参谋助手和档案管理人员。
文档管理系统研究论文内容
关键词：机关文秘人员 素养 文书档案管理
在我国很多党政机关和企事业单位，一般不设立专门的文书档案馆，往往是由行政办公室的文秘人员兼职文书档案管理。因此，机关文秘人员的工作要求不仅仅是抄、写、收、发，而且还承担着做好文书档案管理的重任。文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，文书档案管理是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据，也是领导决策的重要依据。因此，做好文书档案管理工作是办公室文秘的基本功。但是，怎样才能做好文书档案管理工作呢?为此，本文作者结合自己多年以来的工作实践，从办公室文秘人员自己应具备的素质等方面谈谈自己的认识。
一、较高的政治素质和职业道德
机关秘书是党政机关和企事业单位领导办公室的主要人员之一，文秘工作是一项实践性、协调性、政策性很强的工作，作为秘书人员他是领导的得力助手和参谋，因此具备较高的政治素质和职业道德素质是文秘人员做好文秘工作和文书档案管理的保障。秘书的政治素质是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐度的总和。政治素质是机关秘书素质的核心，是衡量秘书是否合格的先决条件。在我国无论是在党政机关、企事业单位还是私人企业，文秘人员具备较高的政治素质都非常重要。秘书的职业道德，是秘书在职业活动中必须遵守的法律、法规或规章制度，它是社会主义道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书职业活动长期形成的产物。文秘人员工作的特殊性，要求文秘人员必须具备较好的职业道德素养，必须注重实事求是，必须做到忠心、守密，否则，是难以胜任机关文秘工作的。所以，文秘人员在从事职业活动过程中，首先要具备良好的政治素质，其次应时刻遵守职业道德，努力成为一名高尚合格的办公室文秘人员。
二、较好文学修养和文字功底
较好的文字功底是文秘人员的看家本领，既是文秘人员搞好文秘工作的基础又是做好文书档案管理的重要条件。秘书作为领导的参谋和助手主要体现在：一是记录和抄写;二是文字材料的草拟方面。记录，包括领导的讲话记录、会议记录、电话记录等;抄写，就是在文件起草过程中或文件传阅、传签、修改过程中较潦草的字或经反复推敲或多次修改和勾画的文稿进行誊写以便于继续修改或交付印制，帮助领导誊写文稿或修改文稿时秘书人员的职责。草拟文稿是文秘人员的主要工作，文稿的起草常常是由秘书根据领导授意或根据领导的提供的大纲性材料进行的。有时领导也会亲自动手进行文稿的起草工作，文秘人员只需进行用词造句的修改或提出建议，以及做出一些收集、补充与核实的工作。有时领导进行口述需要草拟文稿的的主要内容，或者同文秘人员进行讨论形成主要论点，然后再由秘书人员进行收集材料形成初稿。最后一种，领导只是给秘书人员一个题目和几项要求，材料收集、整理以及形成初稿工作都是由文秘人员自己独自完成，最后交由领导提出意见和审核决断。
要达到上面的要求，文秘人员就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应该具备文秘职业应该具备的特殊的文学修养、技能修养和政治以及作风修养。文学修养和技能修养的高低直接决定着文秘人员的称职与否，政治修养和作风修养是决定文秘人员的合格问题。所以文秘人员不仅要提高文学修养和技能而且还要努力提高自己政治素养和作风素养。否则文字水平再高技能再好，只要是作风不好或政治素质不过硬，那都是非常危险的，就像被称为河北省第一秘的李密一样，早晚都会起相反作用的。文秘人员不仅仅只是通过誊写、抄写，记录、起草文件等等形式体现出做好领导的参谋助手，同时由其经手处理的较高水平的文字材料，也为文书档案提供了较为准确、详实的具有较高存储价值的原始档案材料。因此，综合素质较高的文秘人员，是做好文书档案管理的基础。
三、提高文秘人员的综合素养，促进文档管理
在我国大部分党政机关及企事业单位因为文书档案的特殊性，一般不设置专门的文书档案管理专职人员，而是由文秘人员兼职的。按照档案管理规定，文书档案管理应归属当地档案管理部门领导，因此，机关部室文秘人员必须在坚持党性、科学性与合理性的前提下，按照档案管理的相关制度和原则，努力提高自身修养做好文书档案管理工作。
文秘人员兼职文书档案管理者，主要负责做好其所在单位文书的收集、分类、整理、鉴定、立卷、保护、信息统计等工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约是一个不可分割的整体，一个完善、科学、合理的文书档案管理，能够起到积极的参谋作用。同时，由于机关文书档案管理工作是通过机关部门内设的机构即文档室进行的，而这类文档室对机关来说具有综合性，它不仅是管理文书档案的同时也统管合同、协议以及科技、人事等档案，门类更多、内容更丰富，对文秘人员的要求也就更高，为单位的发展提供的价值也就更大。因此，机关文秘人员在加强文秘修养的同时，必须提高自身作为文书档案管理者身份的有关理论、技能等方面的素养，努力做一名合格的现代化的机关秘书和文书档案管理者，为领导当好参谋和助手。
四、加强机关文秘和文档管理人员培训教育的必要性
目前，在我国大多数党政机关和企事业单位的文书管理工作都是由机关文秘人员兼任，因而文秘人员的自身修养的高低直接决定着文稿的质量和文档管理的水平。文秘工作和文档管理工作虽然从形式上说有着很大区别，但在业务上有着很大的联系，更重要的是两者的工作却常常存在于同一个载体上。因此，文秘人员自身素质的高低决定着文档材料的价值，若要搞好文档管理，必须加强对文秘人员的教育与培训力度。但是部分单位领导对文书档案管理不太重视，只注重技能培训，而对于文书人员的培训力度不够，特别是文书档案管理知识的培训更加的缺乏，突出表现：一是在能胜任机关文字秘书又兼任文书档案管理的兼职人员少之又少，而且岗位还很不稳定，个别领导认为档案管理就是储存文件和材料，秘书的工作就是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，有的甚至把秘书以及文书档案管理人员作为自己的亲信、随从，来去要以符合自己的口味标准为准，这就导致秘书和档案管理人员的聘任往往是任人唯亲的现象发生。其次，不关心对秘书和文书档案管理人员的培训和教育，专业和知识水平得不到提高。
综合以上因素，笔者认为针对秘书人员和文书档案管理人员重要性和在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。一是提高文秘人员和文书档案管理人员进入的门槛，以国家公务员基本素质为基本条件。因为文秘人员工作的特殊性和重要性的特点，在配备秘书时不但要严格挑选而且还要提高门槛，要以选国家公务员的素质条件来考核和选聘文秘人员，以便更好的起到参谋助手的作用;二是加强对在岗文秘人员和文书档案管理人员的培训教育力度，更新他们的知识，以适应新形势和现代信息化时代的要求。当今社会知识更新较快可以说是日新月异，机关秘书人员要想更好的文领导起到参谋和助手的作用，就必须不断更新自己的知识，把握时代发展的潮流，站在时代发展的最前沿，只有这样才能把握准时代发展的脉搏，才能为领导制定出符合时代发展的上策良谋;三是加强对文秘人员和档案管理人员的管理考核力度，激发他们工作的积极性。文秘人员和文书档案管理人员的工作创新性和技能性不太强，大多是有固定模式的管理工作，同一样工作同一个动作干的时间长了人会出现厌倦心理，失去工作的激情。因此，要想激发机关秘书和档案管理人员工作激情和创新意识，必须在所属业务管理部门的指导下，对机关秘书兼档案管理人员按照业绩定期进行考核，合格和优秀的，要给予一定的津贴和奖励，激励他们更好的工作。
机关文秘人员是领导的参谋和助手起到耳听八方眼观六路的重要作用，同时又是文书档案管理者。因此，文秘人员要想既干好文秘工作又干好档案管理工作，就必须先从增强自己的综合素质入手，方能提高自身的文书和档案管理水平，成为一名优秀的文秘人员和文书档案管理人员。
文档管理系统研究论文文献
[1]邓绍兴，档案管理学，中国人民大学出版社;
[2]傅瑞娟，机关档案管理，中国档案出版社出版，1953年3月。
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