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数字化时代下档案信息资源的开发与利用分析
在数字化时代的背景下，档案信息资源的开发和利用能够有效的促进社会的经济建设和发展，随着时代的变革，我国的档案服务职能不再是行政服务，而是社会服务，档案信息资源已经成为一种社会共享信息资源，目前在我国的档案工作中，仍然存在不少问题。基于此情况，我们应该正确认识档案信息资源开发的意义，重视档案管理信息化的应用，对在档案工作中出现的问题深入研究分析，积极探寻有效的解决策略，推进档案信息资源的开发与利用。
一、档案信息资源开发的意义
科学的开发档案信息资源能够通过信息化技术加工、整理档案信息。可以从档案信息中提取出顺应社会发展需要的、有价值的信息和知识，更好的服务于信息的利用者，数字化时代下的档案信息资源能够把静态信息转变为动态信息，提高信息的利用率，发挥出档案资源的作用，提高相关管理人员和部门的工作效率和质量，开发档案信息资源的作用具体体现在以下几点。
(一)缓解工作压力，提高工作效率
运用信息化技术开发利用档案信息资源，能够减轻档案管理的工作强度，在传统档案管理中，管理人员往往都是通过人工进行档案的收集和管理，工作内容繁杂，工作压力大，在工作的过程中，投入了大量的时间和精力，工作的效果却差强人意。引入信息技术管理之后，能够自动化、信息化、实时化、网络化的管理档案信息，信息数据在录入之后，能够在以后的工作中直接使用，达到了档案数据的共享，减轻了管理人员的工作压力，从而提高了工作效率[1]。
(二)查询信息便捷
在以往的档案管理中，对信息的查询和提取只能通过传统的查询方式，管理人员要在目录里面找到所需要的档案信息的编号，然后根据记录的内容到档案库里面去提取档案，在当中寻找需要的信息。实行信息化的管理之后，管理人员能够从网络设备上查询信息，在查询过程中输入需求信息的关键字，就会显示出所有符合需要的信息，促进了档案信息的利用率，让档案信息资源能够更好的服务于信息的利用者。
(三)完善了档案信息的查阅、借阅流程
在之前的档案管理工作中，由于对档案的管理都是通过人力管理，导致经常有借阅逾期不还、查阅费时费力的情况出现。在实现信息化管理之后，档案信息的查阅可以通过计算机直接查阅关键信息，操作速度快，对于借阅即将逾期的资料能够自动化生成需催还的记录，提醒借阅者按时归还，信息化管理的应用完善了档案信息的查阅、借阅流程。
二、档案信息资源的利用现状
我国的档案信息资源非常丰富，虽然随着时代的发展，人们逐渐认识到档案信息资源的意义和价值，但是在实际的工作中，档案信息的利率用没有得到充分发挥[2]。档案现代化管理落后是目前存在的重要问题，在实际的档案信息管理工作中，仍有许多工作人员使用传统的档案管理模式，许多档案馆仍旧需要人们主动到档案室才能查阅信息，且没有做到足够的宣传工作，工作人员虽然做好了对档案的整理、管理、看护等相关工作，却没有正确的认识档案信息?Y源的利用，因此没有重视档案信息资源的利用，导致很多档案都在档案室里束之高阁，没有发挥出这些档案资源的价值和作用。同时档案管理编研工作形式化、表面化，其工作效率和质量无法满足档案信息资源的开发与利用需求，致使广大人民无法及时了解馆藏的情况，不确定馆藏中是否有自身可用的档案资源，降低了档案信息资源的利用率。没有落实信息化的现代管理模式，导致在档案的工作过程中不能实现网络化、信息化的管理，降低了档案管理的工作质量。
三、开发利用档案信息资源的有效策略
(一)加强对工作人员的培养
在信息化的背景下，档案信息的管理面临着新的考验，想要有效的开发利用档案信息资源，首先就要提高档案人员的素质。在当今的档案管理工作中，需要工作人员具有专业的知识和顺应时代发展的管理能力。档案工作人员要在掌握档案管理的专业知识的同时掌握档案信息管理所需要的信息技术。因此档案馆及相关部门要定期对档案工作人员进行培训，在培训会上讲解新的管理模式和管理手段，传授相关思想观念和工作理念，帮助工作人员更新工作观念，保证工作人员能够及时学习符合国家对档案管理相关方面的政策和方针，做到与时俱进，确保每一位档案工作人员都具备专业的知识和信息技术，提高档案工作人员的素质，为档案信息资源的开发和利用提供必要的前提条件。
(二)转变管理理念，正确认识档案信息化管理
档案工作人员要转变管理理念，明确推进档案信息化管理的意义和作用，只有正确认识档案信息化管理，工作人员才能在工作中重视对信息化管理的应用。工作人员要认识到他们的工作职责不仅仅是对档案的采集、管理和保存，同时也要提高档案信息资源的利用率，推进档案信息资源的开发，用最快最高的工作效率服务档案利用者。在工作过程中，要把档案的利用率当作是衡量自身工作效果的重要指标，积极学习科学合理的管理技术和管理手段，与各个部门紧密合作，落实并推进档案信息化的利用与开发【3】。
(三)完善档案工作人员的结构
对于档案工作中工作人员对信息技术陌生的现象，档案部门需要及时引进高科技人员，高科技人员的引入能够带来先进的计算机管理技术和专业知识，加速推进档案的信息化管理。同时，新职员的先进思想和开放性思想能够带动档案管理工作中的落后观念和思想，通过高科技人员对档案工作者的培训，加强档案工作人员的整体水平和素质，完善档案工作人员的结构，促进信息化管理的应用。
(四)丰富和充实馆藏内容，推进馆藏档案的网络化发展
充沛的馆藏内容能够为档案信息资源的开发利用提供坚实的物质基础。一直以来，档案工作人员对档案的采集、整理、保管等工作，都是在加强档案信息资源开发利用的物质基础。工作人员在充实馆藏的工作过程中，要结合档案信息资源的连贯性和系统性，拓展征集范围，不再只局限于对党政府机关资源的征集，将征集范围拓展到社会各界。例如，在征集某个地区的档案资源的时候，要将能够反映出该地科学研究成果、经济建设状况、历史文化特色等方面的档案同时征集，这样才能客观全面的丰富馆藏。在馆藏的工作上，要规范档案管理编研工作，推进馆藏档案的网络化发展，及时将已经完结的数字化档案信息资源通过信息技术上传到网络中，让利用者能够通过网络，利用所需要的档案信息资源，提高档案信息资源的利用率。
四、结束语
综上所述，目前档案信息资源的开发和利用在数字化时代还存着很多问题，随着科技的飞速发展，档案信息资源的开发利用还会面临更多的考验和问题。想要有效的推进档案信息资源的开发利用，档案部门要引进高科技人才，提高档案工作人员的专业性和高效性，更新观念，紧跟时代的发展脚步，积极落实档案的信息化管理，丰富馆藏内容，推进档案信息资源的开发利用，加速档案工作的发展。
真实是企业档案管理工作的生命
1、企业全体员工的敬业和诚信是档案真实性的必要条件。
2、高质量的专业管理是档案真实性的保证。
3、真实的企业档案数据是企业生存、发展的前提。
4、深入研究、分析、利用真实的档案资源，是不断提高企业经营管理效率的捷径。
5、必须用现代化技术，不断武装、创新档案管理，使其真实性从单纯的文字记载向形象跟进，更好为企业服务。
6、不断提高档案管理工作人员的素质，以适应现代化企业档案管理的需要。
企业的档案是指在企业生产、经营、管理等各种活动中形成的有保存价值的各种文字、图像、声像及其他形式的原始记录。
企业的档案管理工作包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案的提供和利用。
档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，是企业工作的数量、质量、效益等工作效率的足迹。只有真实可靠的档案记载，才能为企业的生存和发展服务;才能为研究本企业的经营管理和科学发展提供第一手资料;只有对真实的企业活动，进行科学分析，扬长避短，才能制定出切实可行的企业经营管理策略和规划。
不能真实的记录企业活动的档案，就失去了服务企业的意义。因此，档案的真实成为档案工作的生命。
一个企业能否建立起科学规范的档案管理体系，确保档案的真实可靠，是衡量一个企业管理水平的重要尺度。
为确保企业档案的真实、可靠，必须做好以下各项工作：
1、必须不断提高员工的整体素质
企业全体员工的敬业和诚信是档案真实性的必要条件。任何企业的活动离不开人和物这两个基本要素。而人是企业活动中的主体。记录企业活动的档案，就是记录人在企业中的活动，并且是人们自己记录自己的活动。如果人们由于某人或某些人的某种原因，不能真实的记录自己和他人的活动，那么所形成的档案就失去了真实，失去了存在的价值。如果人们把不真实的档案作为分析、研究、制定制度、规划、措施的依据，就将把企业引向邪路上去。因此，要使企业的档案真实可靠，必须在提高人的素质上下功夫。
2、必须建立科学、高效的专业管理体系
高质量的专业管理是档案真实性的保证。优秀的企业经营管理工作，是按着科学的专业分工进行的。各专业部门在企业总体规划目标的旗帜下，按照各自的职责去做自己的工作。企业活动的实质是在决策层的率领下，通过各专业部门的管理层协调执行层进行的。只有各专业部门能够形成本系统真实记录自己活动的档案，才能在综合管理系统中形成全面真实反映企业活动的档案。只有这样的记录才能为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据。没有高质量的专业管理，档案的真实性是很难保证的。
3、必须从企业生存发展的高度认识档案真实性的意义
真实的企业档案数据是企业生存、发展的前提。在全球经济一体化的今天，在高度信息化的今天，企业要想在这样的经济体系中占有一席之地，离不开企业自身的经营业绩，也就是企业档案数据的公开发布。如果这些数据是真实可靠的，就有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行交往和合作奠定坚实的诚信基础。就会在竞争激烈的环境中赢得存在发展的空间。如果你所发布的数据是虚假的，骗得了一时，骗不了长久，一旦企业失去信用，就失去了企业生存的条件，更谈不上发展，那就是企业生命的终结。
4、必须充分认识档案资源的重大作用
深入研究、分析、利用真实的档案资源，是不断提高企业经营管理效率的捷径。目前一些企业，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，工作完成以后所形成的档案，只是往档案管理部门一交，就再也与自己无关了。甚至有的人认为档案管理工作可有可无。因此，很少对档案进行深入细致的研究、分析。其实，任何一个企业，不论它经营管理的水平多么高，都存在着进一步提高、改进的空间。而这个空间，就存在于对自己走过的足迹――档案之中。有理想，有追求，有抱负的企业，它一定是对自己经营管理足迹有组织、有严密规章制度规范下的，不断的从战略高度，?Ω髦值蛋附?行科学、细致的研究分析的企业。它们会通过这些研究和分析，找出经营管理过程中的不足，挖掘企业潜在的降本增效空间，追求企业的效益最大化，而这就是向管理要效益的捷径。
5、必须用现代化技术，不断武装、创新档案管理，使其真实性从单纯的文字记载向形象跟进，更好为企业服务
目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。与传统档案管理工作模式相比，电子文件、影视资料的管理在档案管理工作中的优势非常明显。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。为了做好档案管理工作，必须不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，在全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果的基础上，充分发挥档案工作服务企业生存发展的作用。
6、必须不断提高档案管理工作人员的素质，以适应现代化企业档案管理的需要
档案工作是企业活动中不可缺少的重要组成部分，它记录着企业的昨天，服务于企业的今天，指导着企业的明天。新时期档案工作的发展为档案人员提出了新的、更高的要求，不断提高档案管理工作的效率，充分发挥档案的作用，其意义深远，责任重大。必须不断培养、创建起一批具有开拓创新和德才兼备的档案管理队伍。
作为档案工作者必须充分认识到自身工作的责任、价值和意义，要有高度的责任感和事业心，良好的职业道德，办事细心的工作态度，还要有默默奉献的精神，要努力学习档案业务知识、企业管理知识、文秘写作知识、计算机知识，熟悉本企业基本情况，具备较强的综合分析、文秘写作、规划组织协调能力，成为一专多能的复合型人才。确保档案的齐全、完整、准确。
档案的真实性对企业的生存、发展起着至关重要的作用。要不断提高对档案真实性的认识，达到逐步增强全体企业员工的历史责任感和使命感，进而激发全体员工的工作热情，达到增强企业生存、发展能力的目的。
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